Among the most important – and indeed, also the most challenging – aspects of project and program management is developing, executing and optimizing a resource management plan.
What is a Resource Management Plan?
Un plan de gestion des ressources est généralement composé de plusieurs documents, et aborde les objectifs fondamentaux suivants :
- Centralizing and streamlining demand intake.
- Optimizing program and project portfolio resource capacity.
- S'assurer que les bonnes personnes travaillent sur les bons projets, au bon moment et au bon coût.
- Réaffecter les ressources en raison de changements internes et externes, et suite à l'évolution des stratégies et des priorités.
Processus de gestion des ressources de l'entreprise
There is no generic “one-size-fits-all” approach to managing resources. Due to a variety of details, what is feasible and functional in one enterprise may not apply to another. Generally however, as a foundation many organizations adopt the resource management process endorsed by the Project Management Institute in its Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide – Sixth Edition, 2017). There are six processes in this knowledge area: Plan Resource Management, Estimate Activity Resources, Acquire Resources, Develop Team, Manage Team, and Control Resources. Each of these is briefly discussed below.
- Plan Resource Management: Identifying the roles and responsibilities of all resources. Often, this is captured by an organizational breakdown structure or a RACI matrix.
- Estimer les ressources de l'activité : Identifier les ressources humaines et physiques (par ex. technologie, équipement, etc.) qui sont nécessaires à la réalisation du programme ou du projet.
- Acquire Resources: Providing guidance on how to obtain the resources that are required to carry out the program or project.
- Développer l'équipe : S'assurer que les membres de l'équipe sont correctement formés et travaillent de manière cohésive et collaborative. On ne saurait trop insister sur l'importance de ce point, en particulier dans les organisations informatiques complexes, axées sur le client et soumises à des délais. Pour cette raison, élaborer un plan de gestion des ressources informatiques robuste - au lieu d'un plan superficiel qui devient ignoré ou obsolète quelques semaines, voire quelques jours après sa création - est intelligent et stratégique.
- Gérer l'équipe : Identifier comment les membres de l'équipe doivent être catégorisés, intégrés, gérés, et finalement libérés ou réaffectés. Ce processus comprend également des méthodes et des stratégies pour reconnaître et récompenser les employés. Comme le conseille le site Gallup: "La reconnaissance au travail motive, donne un sentiment d'accomplissement et fait en sorte que les employés se sentent appréciés pour leur travail. Non seulement la reconnaissance stimule l'engagement individuel des employés, mais il a été constaté qu'elle augmente la productivité et la loyauté envers l'entreprise, ce qui conduit à une meilleure rétention."
- Contrôler les ressources : S'assurer que les ressources physiques affectées au programme ou au projet sont disponibles comme prévu. Ce processus implique également de comparer l'utilisation réelle des ressources à l'utilisation prévue, et de développer une charte d'équipe (abordée dans la section suivante).
Team Charter
A team charter highlights the team’s core values and operating guidelines, along with identifying types of behavior that are unacceptable — such as abusive language or bullying, unexplained lateness or absences, failing to follow proper information security rules, and so on. Ideally, the team charter is developed by all team members, who each have an opportunity to contribute and share their views. Some organizations also have team members sign the team charter, which is more of a symbolic gesture (albeit a meaningful one) than an official or legal affirmation.
Resource Management Plan Best Practices
Organizations of all sizes – from large enterprises to smaller firms – are encouraged to adopt the following best practices for managing resources:
- Consulter diverses sources et parties prenantes pour estimer avec précision la disponibilité et le coût des ressources. Se contenter de "deviner" peut conduire à des surprises fâcheuses, comme l'indisponibilité ou le coût élevé de ressources clés. Cliquez ici pour un échantillon de .
- Use a tool like a RACI matrix to identify resources. RACI is an acronym that stands for: responsible (who has ownership of a task), accountable (who has authority to make decisions for tasks), consulted (who should be consulted to carry out the tasks), and informed (who should be informed as tasks are being carried out).
- Analyze and optimize workflows to make team members as efficient as possible. Establish a standard and uniform approach to prioritizing work.
- Ensure that team members are not overloaded and overwhelmed as they race from one task to another. As psychologists have pointed out, there is actually no such thing as multitasking. Understanding where, when and how to best utilize resources can be the difference between an engaged team member, and one who is heading for the exit.
- Make time reporting as simple, fast and standardized by using timesheets, which track actual minutes, hours and/or days of work on individual work items. Once approval is granted, time is reflected in the associated program or project, and the updated completion (expressed as a percentage) is displayed on individual work items.
- Speaking of time: remember to account for non-program or non-project time, such as vacations, paid time off, and so on.
- Utilisez le logiciel de gestion des ressources qui permet aux décideurs (c.-à-d. les gestionnaires de ressources ou tout autre membre autorisé de l'équipe) pour définir les affectations de ressources au niveau du projet sur la durée du projet ou du programme, ainsi que pour ajuster la charge d'affectation par période. Cela aide les décideurs à identifier où ils doivent embaucher ou reformer des ressources, et cela facilite également le processus de décision d'approbation.
Un dernier mot
It is important to bear in mind that developing a resource management plan is not a static one-time event that takes places before an initiative launches. It is an ongoing effort, and it is pivotal to helping programs and projects stay on schedule and in budget, keep team members engaged and productive, and achieve all expected business goals.
