Les fêtes de fin d'année sont attendues avec impatience par presque tout le monde : un peu de joie festive dans la grisaille et le raccourcissement des jours d'hiver, une occasion de voir les amis et la famille, de se gaver de nourriture et, au minimum, de se détendre.
Il existe cependant une cohorte de la société, aussi mineure soit-elle, qui ne se réjouit pas de la période des fêtes, sont ceux qui participent à la gestion de projets. Non pas que ces personnes soient nécessairement plus anti-fun que le reste de la population, mais parce qu'essayer de gérer un projet et faire face aux nombreux problèmes créés par les personnes qui prennent des vacances et les horaires perturbés peut être un cauchemar.
Si vous êtes à la recherche de quelques conseils de gestion de projet pour vous décharger de la charge afin que vous puissiez aussi profiter des fêtes de fin d'année, voici ce que nous vous recommandons.
Rassemblez autant d'informations que possible
Avant de créer un plan, il est nécessaire de savoir ce que vous voulez obtenir. L'un des meilleurs conseils de gestion de projetdans cette situation est de demander à vos vendeurs, clients et parties prenantes quels sont leurs plans afin de pouvoir commencer à faire les vôtres. Si tout le monde prenait ses congés, tout irait bien, mais ce sont les décalages qui posent problème, lorsque le travail doit être fourni mais qu'il n'y a personne pour le faire. Avoir une vue d'ensemble de ce qui doit être livré et des lacunes potentielles vous permet de planifier efficacement.
Créez une banque de travail qui peut être effectuée à partir de la maison.
Du point de vue d'un PM, une bonne chose à propos des vacances est que vous savez quand elles arrivent. Pour utiliser cela à votre avantage, vous pouvez établir un calendrier de travail des tâches qui peuvent être effectuées à domicile et demander aux membres de l'équipe de vous faire part de leurs horaires personnels. Constituez cette banque de travail pour les fêtes de fin d'année. Ainsi, si vous offrez à vos membres la possibilité de travailler à domicile, il y a une série de tâches qui ne seront pas affectées par le fait d'être effectuées hors du bureau.
Être généreux aide aussi à garder le moral
En fonction des dates auxquelles tombent les vacances, il est parfois plus judicieux de donner aux gens le temps libre, de sorte qu'ils puissent réellement bénéficier de vacances complètes plutôt que de les traîner pendant un ou deux jours dans la semaine. Bien que vous puissiez perdre de la productivité ces jours-là, le fait de bénéficier d'une pause plus longue et de savoir que la direction se soucie réellement de vous devrait vous permettre d'augmenter votre productivité tout au long du projet.
Commencez à concentrer autant de travail que possible sur l'avant dans les mois qui précèdent.
Cela ne semble peut-être pas très amusant sur le moment, mais faire des heures supplémentaires dans les semaines et les mois qui précèdent les vacances peut réduire considérablement la charge de travail à cette période. Travaillez avec vos vendeurs et vos clients pour voir ce qui peut être avancé et discutez avec votre équipe de ce qu'elle aimerait prendre en charge pour garantir moins de stress pendant les vacances.
Informer les parties prenantes des retards potentiels
Si vous décidez d'accorder des jours de congé supplémentaires à l'équipe ou si vous vous rendez compte que les délais convenus au préalable ne pourront tout simplement pas être respectés en raison des perturbations de Noël, l'une des actions les plus importantes consiste à veillez à ce que vos parties prenantes soient informées. Ils ne sont peut-être pas contents, mais au moins vous avez pris la responsabilité de l'assumer et d'essayer de trouver une solution plutôt que de simplement blâmer les circonstances imprévues.
La planification de votre calendrier de travail pour les fêtes de fin d'année et celui de votre équipe est beaucoup plus facile si vous utilisez le logiciel de gestion de projet basé sur le cloud le plus puissant du marché. Planview AdaptiveWork présente une série de caractéristiques qui peut vous donner une clarté totale sur les tâches à accomplir et les ressources disponibles, avec la possibilité pour votre équipe de saisir ses propres données en temps réel.
