Utilisez les outils sociaux de gestion des tâches pour une meilleure collaboration sur les projets
Dans l'environnement de travail actuel, axé sur les projets, la collaboration est un mode de vie. Que ce soit au sein d'une équipe de 5 ou de 25, la plupart des gens s'accordent à dire que le poste de chef de projet n'est pas nécessairement un rôle unique.
Appleseed Partners a interrogé 200 professionnels basés en Amérique du Nord qui gèrent et participent à des projets et a constaté que près de 30 pour cent d'entre eux sont des "chefs de projet accidentels". Un fait plus surprenant et peut-être relatable - 62 pour cent des personnes qui gèrent des projets (même si ce n'est pas leur rôle principal) ne sont pas certifiées. C'est une bonne majorité.
La nature même des équipes modernes est à l'origine de ce phénomène. Dans notre économie mondiale 24/7, la collaboration quotidienne avec des collègues géographiquement dispersés signifie que les équipes se rabattent sur des outils dépassés pour suivre le statut, les tâches et les documents. À quoi ressemble l'avenir du travail ? Et comment les équipes modernes s'adaptent-elles ?
Outils modernes de gestion de projet et de collaboration vs outils d'antan
Lorsqu'on essaie de fixer des objectifs, de créer un plan, de suivre les progrès, de partager des documents et de surveiller les progrès, les outils de gestion de projet d'antan peuvent avoir un impact important sur le moral et les résultats. Parmi les personnes interrogées, le courrier électronique est le principal obstacle à la collaboration (42 pour cent), suivi de près par le manque d'accès aux informations (40 pour cent) et la faible visibilité de la charge de travail (39 pour cent).
Selon Alan Lepofsky, vice-président et principal analyste de Constellation Research, les équipes modernes veulent des solutions adaptables qui sont étroitement liées aux plateformes de réseaux sociaux d'entreprise telles que la gestion sociale des tâches (GST). Utilisés depuis des décennies, les outils traditionnels comme le courrier électronique ne disposent pas des fonctions de collaboration qui sont courantes à l'ère des réseaux sociaux.
Dans le rapport d'Alan, Getting Work Done with Social Task Management, il explique que les outils existants présentent des lacunes importantes, comme (et je suis d'accord à 100%) :
- Goulots d'étranglement descendants - Une seule personne peut rapidement devenir le goulot d'étranglement, empêchant le flux d'informations critiques pour une prise de décision efficace.
- Silos d'information - Lorsque les membres d'un projet ne peuvent pas voir facilement ce sur quoi les autres travaillent, les efforts sont dupliqués, de mauvaises décisions sont prises et la productivité est perdue.
- Collaboration limitée - Les solutions traditionnelles de gestion de projet manquent de fonctions intégrées de réseaux sociaux et d'outils de création de contenu, ce qui signifie que les gens se rabattent sur des formes de communication moins collaboratives comme le courrier électronique.
- Perte de contexte - Lorsque les membres de l'équipe ne peuvent pas faire le lien entre les conversations sur le travail et les documents de travail réels, ils perdent trop de temps à rechercher le contexte.
Alan souligne également que les solutions les plus recherchées sont celles qui prennent en charge les fonctionnalités populaires des réseaux sociaux, telles que les flux d'activité, les commentaires en ligne, les médias intégrés, les préférences et le partage. Je suis d'accord et j'ai validé cela avec des clients et des prospects du monde entier.
En outre, la STM et la collaboration de projet permettent aux membres du projet non seulement d'organiser leurs tâches, mais aussi de collaborer sur les affectations dans le contexte du projet. Voici un bref résumé de la comparaison d'Alan entre les outils STM et les outils et processus traditionnels :
- Adhésion au projet - Au lieu qu'un chef de projet suive les membres et crée une liste dans le plan de projet avec un outil de répertoire séparé, un espace de travail partagé offre une visibilité sur qui travaille sur quoi. Il est facile de savoir quelles tâches nécessitent une attention particulière, ce qui réduit le nombre de réunions nécessaires pour déterminer l'état d'avancement du projet.
- Attribution et suivi des tâches - Les tâches ne sont plus suivies dans un plan de projet ou une feuille de calcul, mais sont mises à jour dans l'espace de travail partagé et visibles par tous. En permettant aux membres du projet de mettre à jour leur propre statut, vous donnez à chacun le sentiment de faire partie de l'équipe - ce qui se répercute sur le moral.
- Notification/communication - Fini les conversations par courriel disjointes et maladroites enfouies dans votre boîte de réception. Les flux d'activités peuvent montrer tous les événements qui se déroulent dans un projet sous forme de conversations liées à des tâches. Les équipes peuvent cesser de perdre du temps à chercher (dans les courriels ou d'autres outils hérités) les informations dont elles ont besoin pour avancer.
- Collaboration en matière de contenu - Au lieu d'utiliser une variété d'outils et de multiples versions de documents, les fichiers (y compris les médias enrichis) peuvent être facilement partagés au sein de l'espace de travail du projet. Cela permet à chacun de rester concentré et productif en faisant moins d'allers-retours entre plusieurs outils.
Ces points sont validés par la récente enquête menée par Appleseed où 43 pour cent des personnes interrogées ont exprimé un besoin primordial d'une solution en ligne tout-en-un. Dans un monde parfait, cela comprendrait le partage de documents avec contrôle de version et itération pour garder la trace des actions. Les membres du projet seraient en mesure de visualiser, d'organiser et de partager du contenu à partir de plusieurs appareils - à tout moment et de n'importe où.
La planification de projets, l'établissement de calendriers, l'établissement de graphiques et le suivi des jalons sont également des éléments indispensables. Grâce aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt , le travail peut être maintenu sur la bonne voie grâce à une planification axée sur les objectifs et une approche sociale. La visualisation de la charge de travail et un tableau de bord de projet faciliteraient le suivi de la progression, de l'état et des performances d'un projet.
Lorsqu'il s'agit de travailler, la plupart des gens s'accordent à dire que les outils et les processus utilisés aujourd'hui ne disposent pas des fonctions de collaboration communes que l'on trouve sur les plateformes de réseaux sociaux d'entreprise. L'adoption de l'approche STM / collaboration de projet permettra en fin de compte aux équipes modernes d'organiser, de hiérarchiser, de communiquer et de collaborer plus facilement - rendant ainsi l'avenir du travail plus gérable et plus efficace pour les équipes modernes d'aujourd'hui.
