Chaque jour, les organisations bien gérées concentrent toute leur énergie sur la prise en charge de tâches et d'initiatives visant à atteindre les objectifs commerciaux.
En gardant chaque employé aligné et en le faisant progresser vers les mêmes objectifs, il est beaucoup plus facile d'atteindre ce que vous vous êtes fixé. Bien sûr, c'est souvent plus facile à dire qu'à faire. Il n'est pas toujours facile de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, notamment dans le monde de la gestion de projet.
L'objectif des grands chefs de projet est de réaliser les projets de la bonne manière. La gestion de portefeuille de projets (PPM) pousse ce concept plus loin en se donnant pour objectif de faire le droite les projets de la bonne manière.
Pour devenir un maître du PPM, les organisations doivent d'abord devenir des experts en matière de Gestion des ressources.
Grâce à une approche solide de la gestion des ressources, les chefs de projet peuvent s'assurer que les meilleures personnes et les meilleurs actifs se trouvent au bon endroit au bon moment - garantissant ainsi que les projets les plus importants se déroulent sans accroc.
Une gestion efficace des ressources peut faire la différence entre le succès et l'échec. Gardez à l'esprit que la gestion des ressources est plus qu'une simple allocation de ressources. Cela implique, entre autres, de constituer les bonnes équipes, d'éviter les dérapages, de faire face aux demandes imprévues et d'apporter de la transparence aux délais.
La bonne nouvelle est qu'une solution PPM solide facilite grandement la gestion efficace des ressources. Mais toutes les solutions PPM ne sont pas les mêmes. En gardant cela à l'esprit, passons en revue certaines des caractéristiques que vous devez rechercher dans un outil de gestion des ressources PPM.
4 Caractéristiques que doit posséder votre solution de gestion des ressources PPM
Pour réussir dans le monde actuel où tout va très vite, les PMO doivent pouvoir choisir les projets en fonction de la disponibilité des ressources sans avoir à établir au préalable des échéanciers détaillés.
Avec la bonne solution PPM en place, les chefs de projet ont une vue à 360 degré de toutes les ressources de leur organisation, ce qui leur permet de s'assurer que la planification des capacités répond à la demande de travail sur les projets.
Ils sont également en mesure d'anticiper les projets les plus importants grâce à un modèle d'admission et de notation basé sur des formulaires, qui donne automatiquement la priorité aux projets qui apportent le plus de valeur. Les principaux PPM permettent également aux chefs de projet de visualiser les budgets, les mesures et les objectifs via des outils interactifs.
Dans l'ensemble, cela permet au chef de projet de planifier de manière stratégique, d'équilibrer l'offre et la demande et d'obtenir des informations plus approfondies qui l'aident à prendre de meilleures décisions.
Lorsque vous commencerez à chercher l'outil PPM qui convient le mieux à votre situation, vous découvrirez rapidement qu'il existe de nombreuses options à votre disposition. Pour faciliter votre décision, voici quatre caractéristiques à prendre en compte pour réduire votre choix.
1. Flexibilité et configurabilité
Il n'y a pas deux PMO qui se ressemblent. Bien qu'une solution PPM puisse faire des merveilles pour une entreprise, elle peut ne pas être aussi utile pour une autre. Dans ce cas, recherchez un outil PPM configurable qui vous offre la flexibilité nécessaire pour évoluer avec votre entreprise, sans nécessiter de codage intensif. Ainsi, vous pouvez adapter la plate-forme à vos flux de travail spécifiques.
2. Espaces de travail adaptables
Les différents projets sont souvent mieux abordés avec des méthodologies différentes. Un projet peut nécessiter une approche agile, tandis qu'un autre sera mieux mené par une équipe allégée. Les principaux outils PPM permettent aux chefs de projet d'accéder à des espaces de travail adaptables, capables de traiter et de rendre compte de plusieurs types de projets. En même temps, tous ces espaces de travail sont accessibles à partir d'un seul portefeuille.
3. Systèmes d'enregistrement
De nombreuses organisations sont freinées par le fait qu'elles ont des données partout, sous diverses itérations. Si une équipe s'appuie sur un ensemble de données alors qu'une autre équipe s'appuie sur un ensemble plus récent de ces mêmes données, les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables.
Avec la bonne solution PPM, vous serez en mesure de connecter toutes les données de votre système d'enregistrement - qu'elles se trouvent dans des plateformes telles que Jira, SAP, Workday ou ServiceNow - en une seule source de vérité.
Ainsi, les équipes peuvent avancer en toute confiance, sachant qu'elles ont toujours accès à des informations actualisées.
4. Business Intelligence intégrée
Les PMO de premier plan jouissent d'une transparence totale sur l'ensemble de leurs portefeuilles, en grande partie parce qu'ils utilisent des solutions PPM qui intègrent la veille économique.
Par exemple, Changepoint PPM (Daptiv) s'appuie sur IBM Cognos BI pour aider les organisations à prendre les meilleures décisions. La solution permet aux PMO de consommer les données dans des rapports graphiques esthétiquement attrayants et de trouver les réponses précises qu'ils recherchent grâce à des capacités de rapport robustes.
Comment Changepoint PPM peut aider votre organisation à prospérer
Superviser plusieurs projets à la fois et s'assurer qu'ils sont réalisés dans l'ordre des priorités, dans les délais et dans le respect du budget n'est pas une mince affaire.
Pourtant, il ne sert à rien de rendre la tâche plus difficile qu'elle ne doit l'être.
La bonne nouvelle est qu'en investissant dans un outil PPM moderne, le PMO de votre entreprise peut fonctionner plus efficacement tout en s'assurant que les projets se déroulent comme vous le souhaitez.
Grâce à la gestion des ressources PPM, les chefs de projet sont en mesure de s'assurer que les bonnes ressources sont allouées aux bons projets au bon moment - ce qui est la recette d'un PMO réussi et, à son tour, d'une organisation forte.
