Lorsque je suis entré dans le bureau de mon gestionnaire de BGP et que je me suis assis pour notre tête-à-tête, je ne m'attendais pas à entendre la seule phrase que je ne voulais jamais entendre. "Nous allons commencer à suivre le temps du projet." Nooooooooon ! Mon patron a essayé de rendre la situation positive en énumérant les avantages. Oui, ce serait bien d'avoir des données historiques, mais ce n'est pas nécessaire pour que je puisse faire mon travail. Et oui, il serait agréable de voir le temps que les membres de mon équipe de projet consacrent à leur travail ; mais je n'ai pas besoin de tant de détails. Je ne l'ai jamais fait auparavant, et je n'ai certainement pas besoin de commencer maintenant. Dès que j'ai promis à mon patron de faire un essai à l'ancienne, il m'a informé que cela faisait désormais partie de mes objectifs de performance. Super...
Semaine 1 : Je n'avais aucune idée que je devrais bloquer tout mon vendredi après-midi juste pour remplir cette feuille de temps. Ajouter une note à chaque entrée prend du temps et il est difficile de se souvenir de ce que j'ai fait exactement pendant cette heure ou deux. Les membres de mon équipe ont commencé à se plaindre que cela leur prenait du temps qu'ils pouvaient consacrer à leurs projets. Je ne suis pas sûr de vouloir que mon équipe passe du temps à remplir ses feuilles de temps alors qu'elle pourrait utiliser ce temps pour réaliser de véritables projets.
Semaine 2 : J'ai commencé à prendre quelques minutes chaque jour pour enregistrer ce sur quoi j'ai travaillé, au lieu d'attendre la fin de la semaine. Cela ne prend pas autant de temps dans ma journée de cette façon. J'ai vu un rapport de feuille de temps qui montre le temps que chacun des membres de mon équipe consacre au travail du projet. C'est en fait assez intéressant de voir ce qui a été estimé par rapport au temps qu'ils ont réellement passé dessus. Mais je ne suis pas encore vendu.
Semaine 3 : J'ai montré mon rapport de feuille de temps de projet au sponsor commercial du projet, et elle l'a adoré. Quelle surprise fantastique et inattendue ! Elle a été très impressionnée par le fait que nous recueillions ces informations et a demandé si elle pouvait les partager avec sa grande équipe. Nous avons également pu avoir une grande conversation à la suite de l'examen du rapport ensemble. Je lui ai demandé plus de temps de la part des membres de l'équipe qui sont affectés au projet, mais elle m'a répondu qu'ils étaient trop occupés par d'autres tâches. Elle voit maintenant que nous ne respecterons pas le délai si nous continuons au niveau d'allocation actuel, et a approuvé qu'ils consacrent 100% de leur temps à mon projet jusqu'à ce qu'il soit terminé. Oh, jour heureux !
Semaine 4 : Wow, c'est difficile de croire que j'étais complètement contre le suivi du temps il y a seulement quelques semaines. C'est étonnant de voir combien d'informations supplémentaires je possède maintenant. Je me rends compte que je ne suis pas le seul à voir de bonnes choses en sortir également. Mon directeur du BGP a dit à mon équipe qu'il a partagé avec le comité de direction le rapport de suivi du temps qui montre où les chefs de projet passent leur temps. Cela ne semble pas beaucoup, mais il a pu montrer exactement ce sur quoi nous travaillons, obtenir l'approbation pour prolonger le délai de quelques projets, et même recevoir le feu vert pour engager un autre chef de projet. Cela m'aide directement car cela allège considérablement la charge de mon projet. Il est étonnant que quelques minutes supplémentaires de mon temps chaque jour puissent aboutir à des décisions aussi positives !
Il y a tout juste un mois, j'ai plaidé avec véhémence contre l'utilisation de mes précieux moments pour suivre le temps. Maintenant, je n'envisage même pas de revenir en arrière pour ne pas le faire. La clé pour apprécier le suivi du temps ? Savoir que c'est plus grand que vous. Sacrifier un peu de mon temps en vaut la peine lorsque les récompenses sont importantes et me profitent directement. Le bonus supplémentaire est que cela aide mon équipe, mon patron, et même d'autres équipes aussi. En fin de compte, toutes les données que nous suivons sont remontées au niveau de l'organisation et permettent de répondre à des questions telles que : où mes employés passent-ils leur temps, combien de temps consacrent-ils à ce travail et quand seront-ils disponibles pour plus de travail. À mesure que les réponses que j'ai toujours connues sont prouvées par les rapports, je suis en mesure de mieux faire mon travail et de passer moins de temps à essayer de deviner quand mes projets seront terminés. Il ne fait aucun doute qu'il s'agit d'une situation gagnant-gagnant pour moi et pour l'ensemble de l'entreprise.
Vous pensez que vous ne pouvez pas apporter un changement similaire dans votre organisation ? Que c'est un trop grand changement de culture ? Nous avons le meilleur endroit pour vous permettre de commencer. Jetez un coup d'œil à notre livre blanc sur le suivi du temps, "Don't Go Up In Flames : Naviguer dans les acrobaties du suivi du temps au sein de l'entreprise" et découvrez les avantages que vous avez à tirer du suivi du temps dans votre organisation. Mon conseil préféré ? Assurez-vous de choisir une solution qui offre un suivi du temps mobile afin de rendre la tâche encore plus facile pour tous. Que vous soyez entre deux réunions ou dans le train qui vous ramène à la maison, vous recevrez votre feuille de temps avant la date limite du vendredi après-midi - pas d'excuses.
