Est-il durable (ou oserais-je dire intelligent) de planifier des millions de dollars d'investissements en capital en utilisant des feuilles de calcul et des processus manuels ? Selon une nouvelle étude menée auprès de 125 cadres financiers responsables de la planification des immobilisations, la réponse est non. En fait, 49% des personnes interrogées ont déclaré que leur principal point douloureux associé à la planification du capital est le processus manuel d'utilisation des feuilles de calcul ainsi que sa complexité. Près de la moitié ont déclaré que leurs principaux risques incluent l'incapacité à suivre l'accessibilité et le retour sur investissement et à maximiser les opportunités, les ressources et les budgets. Je pense à ces chiffres et il me semble insoutenable de continuer le statu quo de la planification des immobilisations avec des feuilles de calcul.
Dans les deux prochains articles du blog, je vais approfondir ce que nous avons découvert dans l'étude et pourquoi plusieurs phénomènes connexes devraient préoccuper les personnes impliquées dans la planification des investissements en capital. Pour entamer la conversation, ce billet abordera un constat important : les entreprises d'aujourd'hui sont dans un état de planification quasi permanent.
Un état constant de planification
Nous connaissons tous des maîtres des tableurs ; des personnes capables d'exécuter des fonctions complexes avec des macros qui en font un outil très puissant.
Divulgation complète : j'adore les feuilles de calcul et même mes enfants savent qu'une analyse rapide sur une feuille de calcul les aidera à négocier avec moi. Toutefois, examinons un peu plus en profondeur les raisons pour lesquelles notre outil préféré n'est peut-être plus en mesure de répondre aux défis et aux exigences de la planification financière du capital dans le monde des affaires d'aujourd'hui.
L'un des objectifs de l'étude était de déterminer comment l'évolution rapide de l'entreprise affecte la planification financière et nous avons constaté que la fréquence de la planification des immobilisations évolue beaucoup.
Dans le passé, la plupart des entreprises étaient dans un rythme de planification annuelle des capitaux avec des ajustements mineurs sur une base trimestrielle. Aujourd'hui, les entreprises sont dans un état de planification quasi permanent en raison des pressions économiques et des changements rapides. Comme l'indique le graphique ci-dessous, 25% des répondants sont en état de planification permanente et 51% y sont engagés sur une base trimestrielle. Même les entreprises qui avaient encore des cycles budgétaires annuels traditionnels étaient plus enclines à réviser leurs plans plus fréquemment.
Nous pensions à l'origine que les résultats indiqueraient que la planification est un processus continu, mais nous avons été surpris de voir à quel point le processus de planification a changé. Par conséquent, les entreprises doivent développer la discipline de la gestion de portefeuille sur une base continue. Cela commence par le fait que les planificateurs ont accès aux données à portée de main. Dans cet environnement dynamique, les entreprises doivent minimiser le temps consacré à la collecte et à la préparation des données et consacrer plus de temps à l'analyse des mesures et des informations sur demande. Les questions essentielles deviennent : "Combien de temps passe-t-on à collecter des données dans des feuilles de calcul ?", "Combien de temps cela prend-il aux ressources financières ?" et "Quelle est son efficacité ?"
D'après toutes les indications de l'étude, cet accès à des données précises et à la demande est limité et les planificateurs n'ont pas la possibilité de réaliser des scénarios et des modélisations. Le principal point douloureux étant la nature manuelle de la planification et sa complexité est particulièrement aiguë dans cet environnement. Il est directement lié aux principaux risques de ne pas pouvoir mesurer les investissements et de s'inquiéter que les bons investissements aient lieu dès le départ.
La conclusion est la suivante : les entreprises qui sont dans un état constant de planification ont besoin de meilleurs outils informatiques pour gérer leur processus de planification des immobilisations.
Nous avons encore beaucoup d'informations intéressantes à couvrir à partir de cette recherche. La prochaine fois, nous entendrons Madison Laird nous faire part de ses réflexions et de son point de vue sur le "niveau de structure" dans la planification du capital, son impact, et plus encore.
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