En tant qu'entreprise de services professionnels, le profit est la ligne de fond.
Avec des marges bénéficiaires élevées, vous pouvez développer votre activité et répondre aux nouvelles demandes des clients à votre guise.
Sans bénéfice, vous êtes dans une lutte constante pour rester à flot. Cependant, vous ne pouvez pas non plus vous permettre d'avoir une vision étroite des choses. Outre le profit, vous devez maintenir une qualité de service élevée, l'innovation et la satisfaction du client.
Dans cet article, nous examinerons certains des facteurs qui empêchent les entreprises de services d'équilibrer efficacement ces facteurs - et ce que vous pouvez faire pour renverser la situation.
Le véritable coût des processus inefficaces
Pour une entreprise de services, le temps est synonyme d'argent. Votre capacité à augmenter vos revenus est directement proportionnelle à votre capacité à effectuer plus d'heures facturables.
L'enregistrement du temps et la facturation - c'est-à-dire la reconnaissance des revenus - sont des éléments essentiels de votre entreprise. Il est donc naturel de disposer de processus robustes pour ces composants, ce qui est une priorité absolue. Mais voilà le truc. Une solide reconnaissance des revenus ne vous mènera pas loin si vos autres capacités de gestion de projet sont faibles.
Une gestion de projet inefficace, souvent due à une gestion du travail en silos déconnectés, ouvre votre entreprise de services à des risques sérieux, notamment :
- Sur-engagement ou sous-utilisation des ressources clés
- Niveaux de service incohérents
- Perte de temps facturable
- Utiliser des suppositions pour prendre des décisions au lieu de données
- Clients insatisfaits
...et d'autres résultats généralement indésirables.
D'autre part, efficace La gestion de projet offre une foule d'avantages :
- Vous aide à affecter le bon niveau de ressources à chaque tâche ou projet
- Assure que le temps de votre équipe est dépensé efficacement
- Libère du temps pour se concentrer sur le projet et performance d'entreprise
- Évite aux gestionnaires du client de devoir se disputer sur la portée du projet
- Élimine les surprises de fin de projet en gardant tout le monde sur la même longueur d'onde.
Cela permet également à vos équipes d'avoir plus de temps à consacrer aux choses qui rendent le client heureux. Qu'est-ce qui pourrait être plus logique que ça ?
Malheureusement, pour de nombreuses entreprises de services, un énorme obstacle se dresse sur leur chemin.
La malédiction du million et plus de feuilles de calcul
L'entreprise de services moyenne est encombrée d'un fouillis de feuilles de calcul disparates, de feuilles de temps, de systèmes de gestion des tâches en silo et de Dieu sait quoi encore. Ces processus font perdre un temps précieux et des ressources sur chaque l'engagement des clients. Imaginez ce que cela représente sur une année.
Nous avons travaillé avec une entreprise mondiale de services professionnels qui a découvert qu'elle utilisait plus d'UN MILLION de feuilles de calcul pour gérer les projets de ses clients. Pour la perspective, c'était plus de 1,000 feuilles de calcul par employé.
Comment pensez-vous que cela a affecté leur capacité à fournir un service de haute qualité et efficace ? Ou pour savoir quand ils atteignent les étapes clés afin de pouvoir facturer les clients le plus tôt possible ?
Il ne s'agit pas d'un incident isolé. Votre entreprise de services n'a peut-être pas un million et plus de feuilles de calcul, mais vos systèmes et processus internes vous servent-ils ? Ou bien vous ralentissent-ils et entravent-ils votre croissance ?
Pour de nombreuses entreprises de services, c'est la seconde solution.
Il ne s'agit pas seulement de la reconnaissance des revenus
Voici une question pour vous : Si le temps c'est de l'argent (et avouons-le, il est), combien les processus inefficaces coûtent-ils à votre entreprise ?
Cela dépend du processus. Cela pourrait être beaucoup. Cela pourrait être presque n'importe quoi.
Si vous répétez ce processus pour chaque l'engagement des clients - peut-être même plusieurs fois par engagement - cela représente un coût financier très réel pour votre entreprise. S'il s'agit d'un processus qui est exécuté tous les jours... par chaque personne de votre organisation... ce coût pourrait s'élever à énorme.
Le candidat évident à l'amélioration est la reconnaissance des revenus, car c'est là que le caoutchouc rencontre la route. Plus vos systèmes de suivi du temps et de facturation sont performants, plus vous pouvez gagner de l'argent facilement.
Cependant, il est facile de NE PAS se concentrer sur ces facteurs.
Des systèmes et des processus bien construits peuvent aider votre entreprise à améliorer son efficacité et son rendement à chaque étape de la prestation de serviceset pas seulement la reconnaissance des revenus. Ces systèmes peuvent vous aider à optimiser les ressources et à maximiser les performances du projet tout en équilibrant la demande à venir avec le travail déjà en cours - évitant ainsi le danger de surengagement des ressources clés.
En même temps, une utilisation judicieuse des modèles et de l'automatisation peut vous aider à améliorer la qualité et la cohérence de votre travail. Cela vous permet de maximiser la satisfaction des clients et (espérons-le) de les fidéliser.
Toutefois, pour bénéficier réellement des avantages - et pas seulement de la promesse - de ces systèmes, vous avez besoin d'une chose supplémentaire.
Comment prendre des décisions plus rapides et meilleures
L'un des plus grands défis posés par les systèmes de gestion de projet inefficaces est l'effet qu'ils ont sur la visibilité.
Si vos données financières et de ressourcement sont enfermées dans des systèmes cloisonnés (ou, Dieu nous en préserve, dans des centaines ou des milliers de feuilles de calcul), il n'y a tout simplement aucun moyen de savoir comment évoluent les engagements des clients jusqu'à ce qu'ils soient prêts. après la mission est terminée. Et à ce moment-là, il n'y a rien que vous puissiez faire.
Il n'y a également aucun moyen de savoir où et quand les ressources clés sont engagées. Sans ces informations de base, vous ne pouvez pas prendre de décisions éclairées en matière de ressources et vous sentir en confiance pour gérer les engagements des nouveaux clients.
Maintenant, considérez l'alternative. Combien votre entreprise pourrait-elle être plus rationnelle et efficace si vous connaissiez le statut exact de chaque engagement client à tout moment ? Que diriez-vous si tout le monde, des équipes de projet aux dirigeants, pouvait calculer l'implication financière de chaque décision de projet sur la base de données précises et en temps réel ?
Visibilité en temps réel des données financières et de performance des projets peut aider votre entreprise :
- Réagir rapidement aux conditions changeantes
- Assurez-vous que le travail est aligné sur les objectifs - les vôtres et ceux du client.
- Voir l'état de tous les engagements des clients, y compris les budgets, les progrès et les problèmes potentiels.
- Veillez à ce que le travail et les ressources du projet soient alignés sur les budgets et les objectifs commerciaux.
- Planifier l'avenir de manière proactive
- Répondez rapidement et avec précision aux questions, par ex, "Que pouvons-nous engager le mois prochain sur la base des engagements existants des ressources clés ?" ou "Où pourrions-nous réduire nos coûts sans affecter négativement les résultats des clients ?"
Une technologie qui aide et non qui gêne
Le résumé de ce que nous avons couvert jusqu'à présent est simple. Les entreprises de services doivent :
- Rendre compte de leur temps et facturer les clients avec précision
- Optimiser l'ensemble de leur processus de prestation de services
- Mettez l'accent sur la visibilité en temps réel pour prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses.
Et c'est formidable. Mais comment faire que ? Nous avons parlé précédemment des dommages causés par des systèmes inefficaces, mais quelle est l'alternative ?
La réponse est simple. Vous avez besoin d'une technologie qui facilite les trois impératifs énumérés ci-dessus. Plus précisément, une technologie suffisamment flexible pour permettre à vos équipes de travailler comme elles le souhaitent tout en bénéficiant de l'automatisation, de l'amélioration des processus et de la visibilité en temps réel.
Vous vous souvenez de cette entreprise de services mondiaux dont nous avons parlé précédemment ? Celui qui a plus d'un million de feuilles de calcul ?
Ils transformé leur activité - et ont surpassé TOUTES les indicateurs clés de performance du secteur, y compris la rentabilité - en mettant en œuvre une technologie et des processus qui leur ont permis de prendre des décisions fondées sur les données concernant chaque interaction avec les clients... en temps réel. En fait, plus de 40,000 utilisateurs se connectent quotidiennement à Planview AdaptiveWork pour rendre cela possible.
Vous pouvez faire de même pour votre entreprise de services. Avec une solution moderne d'automatisation des services professionnels (PSA) - une solution qui prend en charge l'ensemble du cycle de vie de la prestation de services - votre entreprise peut ravir ses clients et s'assurer que chaque engagement est rentable.
Le secret d'une prestation de services rentable
Cet article a couvert les bases de l'équilibre entre le profit et l'innovation en tant qu'entreprise de services. Mais en réalité, nous n'avons qu'effleuré la surface.
Pour un tour d'horizon complet, inscrivez-vous à notre prochain webinaire en direct le Le 18 mars à 8:00 h PST pour apprendre :
- Pourquoi la gestion des coûts des projets en temps réel est essentielle pour maximiser la rentabilité des clients - et comment la réaliser dans le monde réel.
- Comment la technologie peut aider votre entreprise à améliorer l'efficacité et l'efficience à chaque étape de la prestation de services - et pas seulement la reconnaissance des revenus - en optimisant les ressources et en maximiser les performances du projet tout en équilibrant la demande à venir et le travail existant.
- Comment l'intégration de votre solution PSA à vos systèmes de CRM, RH, finances, facturation et autres peut vous fournir une visibilité totale en temps réel dans tous les domaines de votre entreprise.
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