Le parcours professionnel des chefs de projet est généralement assez similaire: un GP commence par des projets de petite envergure avec une petite équipe correspondante, avec le succès et l'expérience, ces projets et l'équipe dont vous êtes responsable deviennent de plus en plus grands, et des résultats similaires sont attendus à plus grande échelle.
C'est ce que l'on appelle la mise à l'échelle et les attentes peuvent souvent ajouter beaucoup de pression aux gestionnaires de projets, en plus des défis normaux liés à l'augmentation du travail.
Les bases de la mécanique de projet & Mise à l'échelle
Par exemple, une compréhension très élémentaire de la mécanique de projet suggérerait que si votre équipe a réussi à réaliser 10,000 nouvelles ventes par mois avec 10 membres, alors avec 100 membres vous devriez réaliser 100,000 par mois. Cependant, c'est souvent très loin d'être le cas car, peu importe le nombre de conseils en gestion de projet que vous recevez, reproduire les mêmes processus et la même fonctionnalité d'une équipe devient très différent plus vous ajoutez de facteurs variables, c'est-à-dire les personnes qui composent l'équipe, à l'équation.
Il est normal, lorsqu'on est confronté à une question de mise à l'échelle importante, par exemple lorsque votre équipe se voit confier un projet similaire mais beaucoup plus important, de demander à des collègues ou à des amis dans le domaine des conseils pour la mise à l'échelle. Si vous avez besoin de plus de conseils en matière de gestion de projet, nous avons rassemblé quelques-uns des meilleurs conseils du monde des affaires sur la façon d'accroître vos capacités pour faire face à de plus grandes responsabilités.
Utilisez l'automatisation
Parmi les nombreux avantages de utiliser un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud est qu'il est immédiatement évolutif pour répondre aux besoins accrus d'une équipe en pleine croissance. Cela signifie que vous pouvez éviter ou du moins atténuer l'un des plus grands problèmes de la mise à l'échelle, à savoir l'augmentation de la charge de travail de gestion. En automatisant autant de processus que possible, vous pouvez vous débarrasser d'une pile de paperasse, qui aurait pu être gérable à des niveaux inférieurs mais qui serait écrasante dans les grandes ligues.
Créez un processus d'embarquement facile
Avec l'arrivée de nouveaux membres dans l'équipe et une rotation du personnel potentiellement importante, il est essentiel de mettre le personnel au courant des besoins et de la culture de votre projet le plus rapidement possible. Avec des équipes plus petites, cela peut être possible en personne ou en donnant des conseils au cours des premières semaines, mais cela devient de moins en moins faisable lorsque l'on passe à l'échelle supérieure. Ainsi, l'un des meilleurs conseils pour le détartrage est de créer un paquet d'onboarding spécifiqueen utilisant des outils tels que des vidéos et du matériel de lecture pour donner aux nouvelles recrues une meilleure idée de ce que l'on attend d'elles et de la façon dont les choses fonctionnent dans l'organisation.
Normaliser les processus
Au fur et à mesure que les équipes s'agrandissent, la nécessité de pratiques et de normes de travail communes devient plus évidente. Il est inutile qu'une équipe utilise le système métrique et une autre le système impérial, pour ne citer qu'un exemple élémentaire. Pour obtenir une uniformité dans l'ensemble de votre projet, créez des modèles standardisés et organisez des formations pour la mise en œuvre des processus dans toute l'équipe. La créativité peut être mise de côté, mais c'est l'un des compromis à faire pour réaliser des économies d'échelle avec des équipes plus importantes.
Laissez tomber la gestion horizontale
Bien qu'une structure plate puisse fonctionner avec une équipe plus petite, au fur et à mesure que cette équipe grandit, les réunions d'équipe intimes de faire un brainstorming sur des questions importantes peut devenir une cacophonie de voix fortes, avec beaucoup plus de personnes qui se désengagent du chaos. L'alternative est une approche plus directe, du haut vers le bas, où vous choisissez des chefs d'équipe et leur faites confiance pour gérer efficacement leurs tâches avec moins de supervision que vous n'en auriez eu avec une équipe plus petite.
