En tant que l'une des plus grandes universités publiques de l'Indiana, l'Université Purdue s'efforce de faire preuve d'une intégrité inflexible et sans compromis pour soutenir les plus hauts standards d'excellence. Le Bureau de gestion des projets (PMO) de l'Université de Purdue en tient compte dans chacune de ses décisions, car il dirige les projets et soutient les modes de gestion des projets dans le secteur informatique afin de soutenir les initiatives de l'université.
Ce blog fournit un résumé de la récente étude de cas et partage les défis auxquels le PMO de l'Université Purdue était confronté, leur approche de l'amélioration et certains des avantages réalisés après avoir amélioré la visibilité des données de projet pour informer l'entreprise.
L'étude de cas de l'Université de Purdue
Founded in 1869, Purdue University is a top public research institution located in West Lafayette, Indiana, with
nearly 17,000 faculty and staff supporting approximately 41,000 graduate, undergraduate, and professional students. The university’s project management office (PMO) was created in 2015 to bring structure and organization to IT project management.
Défis : Gagner en visibilité sur des données exactes pour éclairer les décisions d'affaires
Le PMO de l'Université Purdue soutient régulièrement entre 400 et 500 projets à tout moment. Les outils utilisés pour gérer ces projets étaient très variés et sans intégration, donc sans réelle visibilité sur les statuts, les coûts, les dates ou la capacité des ressources des projets. Sans rapports fiables, les chefs d'entreprise n'avaient pas grand-chose sur quoi s'appuyer pour prendre et valider les décisions commerciales clés.
La priorité a été donnée à la recherche d'une solution permettant d'améliorer la qualité des données, d'assurer la cohérence et de faire respecter des politiques de gouvernance spécifiques. L'objectif final était de mettre des données fiables et opportunes entre les mains des décideurs, des dirigeants et des parties prenantes du projet grâce à des rapports d'état réguliers et cohérents.
Solution : Planview PPM Pro pour connecter divers points de données en une seule source de vérité
Planview PPM Pro® sert de source unique d'enregistrement pour Purdue, fournissant les données de projet dont les parties prenantes ont besoin pour surveiller les projets et glaner des informations, les aidant ainsi à comprendre et à mieux prioriser le travail qui permettra d'atteindre les objectifs et les initiatives de l'université. Selon l'utilisateur, les rapports peuvent être personnalisés pour afficher exactement ce qui intéresse le plus chaque utilisateur, éliminant ainsi la pratique consistant à générer des rapports non pertinents que personne n'utilise. "Planview PPM Pro comble le fossé entre les données dispersées et les personnes qui en ont besoin", déclare Michelle Bates, directrice du PMO à Purdue. "La solution nous permet de générer des rapports de haut niveau à des niveaux granulaires spécifiques à l'utilisateur pour que les personnes qui ont besoin des données les aient sans avoir à les chercher.
Les rapports et les tableaux de bord fournissent à Purdue des données et des informations utiles à la prise de décision qui augmentent la qualité des données et fournissent des détails détaillés tels que les rapports sur l'état des projets qui regroupent des informations essentielles sur les projets telles que les jalons, les heures et les coûts, ainsi que tous les problèmes et les risques associés à chaque projet.
Avec Planview PPM Pro, le PMO peut également suivre le temps pour soutenir la conformité, la gestion des ressources et obtenir une vue d'ensemble des coûts autour des projets de maintenance, non planifiés et stratégiques. "Si nous, en tant que PMO, voulons être efficaces et efficients, nous devons suivre notre temps en fonction de nos dépenses informatiques", déclare Bates.
La solution a été un atout précieux pour le PMO de l'Université de Purdue, soutenant leurs efforts pour améliorer continuellement leur processus de prise de décision pendant de nombreuses années. Ils examinent maintenant les données historiques du système pour prédire ce qui pourrait se passer cette année et les années à venir. Les données de Planview PPM Pro sont également calculées pour déterminer quand ils pensent qu'un projet sera terminé en fonction de son rythme actuel. Ces types d'analyses prédictives donnent à Bates et à son équipe une manière différente de présenter les données, afin que les dirigeants disposent d'informations qui stimulent les conversations.
En ce qui concerne l'adoption, Bates affirme que PPM Pro a été un choix facile. "Les gens savent que ces données sont utilisées pour prendre des décisions dans l'organisation, ils veulent donc que les données soient exactes dans leurs projets", dit-elle. C'était une énorme victoire pour nous à tous points de vue".
Résultats : Des rapports ciblés qui répondent aux bonnes questions
Depuis qu'elle a mis en œuvre Planview PPM Pro, l'université de Purdue a :
- Une vue consolidée des données à travers l'organisation informatique
- Multiple reports and dashboards with customizable levels of detail
- Des rapports très pertinents qui peuvent être facilement partagés avec les utilisateurs et les non-utilisateurs de Planview PPM Pro.
- Des informations fondées sur des données auxquelles les parties prenantes peuvent se fier pour prendre des décisions.
Planview PPM Pro a été rapidement adopté par Purdue comme source unique d'enregistrement des projets, donnant aux chefs d'entreprise des données précises et pertinentes pour éclairer les décisions et améliorer constamment l'efficacité. Voici un lien vers le PDF complet de l'étude de cas.
