Les chefs de projet sont confrontés à des affrontements épiques dans le paysage de l'entreprise. Par exemple, empêcher les responsables hiérarchiques de recruter (ou tout aussi souvent, de re-recruter) le personnel essentiel au projet peut impliquer un génie tactique qui aurait impressionné Napoléon. Et dire à certains clients que leur "simple" demande de changement est hors de portée peut impliquer une série de conversations qui font passer les sommets géopolitiques tendus pour des fêtes d'anniversaire.
Cependant, il existe une escarmouche persistante qui pousse même les gestionnaires de projet les plus expérimentés et les plus endurcis à se préparer à l'impact. Non, nous ne parlons pas de feuilles de calcul; bien qu'ils soient certainement qualifiés. Nous parlons de PowerPoint.
Plus précisément, il y a quatre batailles que les gestionnaires de projet doivent mener et gagner chaque fois que PowerPoint fait partie de leur boîte à outils de communication de gestion de projet :
La bataille pour la normalisation
Dans les environnements d'entreprise où des centaines ou des milliers de projets sont menés en même temps, il est pratiquement impossible d'établir - et encore moins de faire respecter - des normes PowerPoint.
Par conséquent, différents chefs de projet (et autres employés) finissent par utiliser divers éléments de marque et guides de style d'entreprise. Il est également fréquent que certaines personnes utilisent des modèles qui sont dépassés et qui ont été retirés il y a plusieurs années.
La bataille de la centralisation
Pour éviter la bataille pour la normalisation mentionnée ci-dessus, certaines entreprises essaient de centraliser leurs derniers (et meilleurs) modèles PowerPoint dans un seul dépôt, par exemple dans un dossier sur un serveur partagé. C'est la bonne nouvelle.
La mauvaise nouvelle, cependant, est que tout le monde n'a pas accès au référentiel, ou que l'accès au référentiel est excessivement s-l-o-w. Par conséquent, les individus et les groupes créent leur propre solution de stockage de modèles ad hoc, ce qui signifie qu'elle n'est plus centralisée. Vous voyez ? Nous vous avions prévenu que ces batailles étaient difficiles !
La bataille de l'efficacité
Lorsqu'il s'agit de rapports d'état ou de toute autre fonction importante de gestion de projet, des diapositives PowerPoint imprécises ne sont pas seulement problématiques : elles peuvent être ruineuses !
C'est pourtant le risque inutile que courent les chefs de projet lorsqu'ils doivent perdre des heures et des heures de temps (qu'ils n'ont pas) pour collecter des données provenant de sources disparates. De plus, au lieu de gagner une médaille ou au moins de recevoir une tape dans le dos, les chefs de projet sont "récompensés" pour leurs efforts de collecte de données en devant passer encore plus de temps à copier et coller manuellement des informations dans une présentation. Nous savons tous que "à qui l'on donne plus, on attend plus", mais là, c'est ridicule !
La bataille de la cohérence
L'Art de la guerre conseille qu'une bataille est gagnée ou perdue avant d'être livrée. Malheureusement, depuis des dizaines d'années, les chefs de projet sont les grands perdants de cette prévision lorsqu'ils essaient d'obtenir une cohérence entre leur logiciel de gestion de projet et PowerPoint. Les choses n'ont pas l'air d'être ce qu'elles sont censées être, les listes de points ont leur propre esprit désobéissant, et nous ne parlerons même pas des tableaux parce que personne ne veut voir un chef de projet adulte se mettre à pleurer.
Obtenir une paix durable
Cependant, après des décennies de lutte et de conflits, les chefs de projet peuvent ENFIN parvenir à une paix durable avec PowerPoint. Non pas en l'éliminant de la boîte à outils de communication de la gestion de projet, mais en faisant appel à la cavalerie connue sous le nom de Slide Publisher de Planview AdaptiveWork.
Slide Publisher de Clarizen est une application puissante, mais facile à utiliser, qui vit dans PowerPoint et permet aux chefs de projet - et à tous les autres utilisateurs autorisés tels que les responsables de comptes et les équipes de réussite - de.. :
- Gagner la bataille de la normalisation en créant automatiquement des présentations uniformes centrées sur les projets, sous-projets, programmes et portefeuilles, qui combinent l'image de marque de l'entreprise avec les données de Planview AdaptiveWork.
- Gagner la bataille de la centralisation en créant une bibliothèque de modèles organisée et consultable sur une plateforme unique basée sur le cloud, à laquelle les utilisateurs autorisés peuvent accéder depuis n'importe quel appareil et à tout moment.
- Gagnez la bataille de l'efficacité en insérant des balises de type placeholder dans n'importe quelle présentation PowerPoint pré-conçue, qui sont ensuite immédiatement remplacées par des données Planview AdaptiveWork en temps réel après chaque mise à jour.
- Gagnez la bataille de la cohérence en combinant les données standard de Planview AdaptiveWork avec des visuels en texte riche conçus sur mesure, tels que des éléments de police, des listes à puces, des listes numérotées, des tableaux et des hyperliens, ainsi que des images de toutes les données du projet telles que les risques, les jalons, les demandes, etc.
Voir l'éditeur de diapositives en action
Gagnez la bataille maintenant !
Si vous êtes un client existant de Planview AdaptiveWork, vous pouvez transformer PowerPoint d'un ennemi en un allié en télécharger Slide Publisher à partir de Planview AdaptiveWork App Marketplace. C'est gratuit.
Si vous envisagez de recourir à Planview AdaptiveWork, alors lancez votre essai complet de 30 jours dès aujourd'hui, ou planifiez votre démo guidée en direct.
