Project Estimation Methods

Le contenu suivant est basé sur le livre blanc, "Bigger Than a Breadbox : 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1," écrit par Jerry Manas. Pour votre confort de lecture, nous avons décidé de lui donner une vie éternelle ici sur le blog.

Tout comme un GPS utilise les informations satellitaires sur la circulation pour calculer le temps restant sur votre trajet, les méthodes d'estimation de projet vous aident à maintenir un calendrier de projet réaliste. Les estimations des contributeurs, la valeur acquise et les calendriers gagnés sont tous renforcés par Project Portfolio Management (PPM), qui vous offre une visibilité dans toute l'organisation et vous permet de faire des plans plus précis. Je suppose qu'on peut dire que c'est le GPS de l'estimation.

Avant de poursuivre votre lecture, nous vous suggérons de vous familiariser avec les parties précédentes de cette série, énumérées ci-dessous :

• Partie 1 : Améliorer les estimations de projet et échapper au mode crise
• Partie 2 : L'amélioration des estimations de projet est une question d'orientation

Conseil 5 : Le GPS de l'estimation

1. Estimations des contributeurs

Les estimations des contributeurs sont un aspect crucial, mais souvent négligé, des estimations de projet. Les ressources qui exécutent des tâches sur leurs feuilles de temps peuvent et devrait fournir "l'estimation actuelle restante" des tâches dont elles sont responsables chaque semaine. Le calendrier du projet reste ainsi précis en termes de temps restant et reflète le point de vue actuel des personnes qui exécutent les tâches. De même, les chefs de projet doivent rester en communication avec les ressources et les gestionnaires de ressources afin de s'assurer de leur disponibilité pour les travaux à venir.

2. Valeur acquise

Du point de vue des coûts et de la valeur, certaines organisations utilisent la valeur acquise comme indicateur de ce qu'il reste à faire sur un projet . Le concept consiste à prendre le pourcentage de travaux réalisés par rapport au budget global pour spéculer sur la "valeur" relative obtenue jusqu'à présent, par rapport à la valeur attendue à ce stade. La valeur acquise est également souvent utilisée pour prévoir ce qu'il en coûtera pour achever le reste du projet (Estimate-to-Completion) et ce que le projet global finira par coûter (Estimate-at-Completion). La bonne façon d'utiliser la valeur acquise est de baser le pourcentage d'avancement sur des jalons pondérés, car toutes les tâches ne sont pas égales. Le point clé à retenir est que Earned Value n'est pas une question de calendrier, mais plutôt de valeur et de budget.

3. Horaire gagné

Il existe une forme dérivée de la valeur acquise rarement utilisée appelée Earned Schedule , qui tente de déterminer la différence entre le moment où la valeur d'une tâche a été livrée et le moment où elle aurait dû l'être. Le résultat escompté est de mieux identifier les écarts de calendrier en fonction du temps. Ceux qui ont utilisé le calendrier gagné affirment qu'il s'agit d'une approche précieuse et efficace de la gestion du calendrier. Malgré tout, cela ne remplace pas les estimations des cotisants, et peut être utilisé en conjonction avec celles-ci.

La place de la technologie PPM

Les solutions de gestion de portefeuille de projets (PPM) sont utilisées par beaucoup pour relever certains des défis d'estimation de projets que nous avons abordés dans cette série, et il y a une bonne raison à cela. Une bonne application PPM peut vous aider à résoudre certains de vos problèmes, même si, comme mentionné ci-dessus, elle ne doit jamais être considérée comme un remplacement de l'expertise et des opinions subjectives des PME et des gestionnaires de projets et de ressources engagés.

Mais d'abord : qu'est-ce qu'une "bonne" application PPM ?

Tout d'abord, ils couvrent l'ensemble de l'entreprise et rassemblent les données de chaque département, vous donnant ainsi une visibilité sur ce qui va arriver afin de pouvoir réellement planifier. C'est la bonne et la mauvaise nouvelle. Si vous (ou ceux avec qui vous travaillez) utilisez encore des feuilles de calcul ou des applications de bureau basées sur des projets, cela signifie un changement. Mais le résultat en vaudra la peine, tant en termes de stress que de valeur. Forrester a calculé que le ROI du PPM était de 255% pour le système sur site, 281% pour le SaaS, avec un retour sur investissement en 12 mois . Votre kilométrage peut varier, mais il vaut sans doute la peine de donner un coup de pied aux pneus.

En parlant d'analystes : c'est une chose à vérifier.

Forrester, Gartner, IDC et d'autres sont de bons baromètres de qualité. En ce qui concerne les capacités des solutions individuelles à rechercher, elles sont aussi variées que les organisations qui les déploient. Vous saurez ce qui compte pour vous : facilité d'utilisation, bonnes analyses, visibilité sur la capacité et la demande, etc. En ce qui concerne les questions de coût, elles peuvent souvent être réduites en optant pour un déploiement basé sur le cloud, à condition que votre organisation l'autorise.

Si votre entreprise a déjà mis en place une solution PPM d'entreprise, vous avez une bonne longueur d'avance en termes de budget et de mise en œuvre. Maintenant, ce qu'il faut, c'est un regard objectif sur la façon dont la solution est utilisée et comment elle peut être étendue au niveau organisationnel. Les deux impliquent une certaine douleur initiale, mais là encore, cela en vaut la peine.

Avec tout cela en tête, examinons ce qu'il faut rechercher dans une solution PPM et ce qu'elle peut faire pour vous. Lorsque vous faites face à des problèmes d'estimation de projet, la dernière chose que vous voulez faire est d'aggraver le problème. Voici quelques-unes des questions que nous avons abordées jusqu'à présent dans cette série :

• Utiliser les données réelles pour améliorer les estimations. Il ne faut pas sous-estimer l'utilisation des données réelles pour améliorer la précision des estimations et la vitesse à laquelle vous pouvez les produire. Le problème pour la plupart d'entre eux est de mettre la main sur les données. Sans un système en boucle fermée comme le PPM, qui saisit et stocke les informations - qui a fait quoi, combien de temps cela a pris, quelle valeur cela a apporté et à quel coût - vous vous fiez souvent à votre mémoire. Sinon ?
• Mise à jour des calendriers des projets. Le calendrier du projet est une chose vivante qui doit refléter la réalité. Une solution PPM peut s'avérer extrêmement utile dans ce cas, non seulement en fournissant les données nécessaires, mais aussi en informant automatiquement toutes les parties prenantes, des ressources aux vice-présidents, des étapes franchies, des problèmes potentiels, etc. Cela libère les gestionnaires de projets et de ressources d'un grand nombre de tâches inutiles, élimine le travail de récapitulation des données sujettes aux erreurs et élimine de nombreux goulots d'étranglement avant qu'ils ne se concrétisent.
• Tirer parti des estimations des contributeurs. S'il est essentiel de rester en contact étroit avec les ressources d'un projet, l'automatisation de certaines des tâches les plus routinières peut se traduire par de grands avantages pour tous. L'une des offres moins stratégiques de la plupart des applications PPM est la saisie des feuilles de temps, qui permet aux chefs de projet de rester au courant de l'estimation actuelle des tâches restantes des ressources dont ils sont responsables chaque semaine. Cela permet de s'assurer que le calendrier du projet est à jour en termes de temps restant, éliminant ainsi les mauvaises surprises comme les jalons manqués et l'indisponibilité des ressources.
• Employer les approches traditionnelles et Agile de manière stratégique. Plus seulement un mot à la mode, Agile est reconnu comme un moyen efficace pour les organisations d'aborder les projets - certains projets. Mais même les organisations qui adoptent la méthode Agile savent que l'approche en cascade convient à d'autres projets. Ainsi, lorsque vous recherchez une solution PPM, recherchez une solution "ambidextre" qui fonctionnera avec les deux approches de manière interchangeable.

Un système PPM d'entreprise peut vous apporter bien plus :; voici quelques points à prendre en compte lorsque vous réfléchissez à vos besoins. Pour découvrir comment Planview peut vous aider, visitez le site www.planview.com et inscrivez-vous à une démonstration gratuite de la solution de votre choix.

Poursuivez la lecture de cette série en sept parties, énumérées ci-dessous, où nous traiterons des estimations et de la disponibilité des ressources, de la gestion et des réserves pour imprévus, de l'estimation des mégaprojets, de l'utilisation des estimations multipoints et des raisons pour lesquelles vos projets sont en retard :

• Partie 4 : Il est temps de commencer à planifier les ressources
• Partie 5 : Comment la gestion des risques est cruciale pour la gestion de projet
• Pièce 6 : 6 Raisons pour lesquelles les projets sont en retard
• Pièce 7 : 10 Liste de contrôle en points pour une meilleure estimation des projets

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