Chaque tâche, jalon et projet dans Planview AdaptiveWork comporte deux paramètres précieux qui ne sont généralement pas utilisés à leur plein potentiel - il s'agit de la "progression prévue" et du "pourcentage d'achèvement". L'article suivant démontre comment l'observation attentive de ces deux paramètres, et des relations entre eux, fournit une intelligence et une perspicacité exploitables pour tout projet.
Le paramètre "progression attendue" est un calcul système de la progression linéaire attendue d'un élément de travail dans le temps. Par exemple, si la durée d'une tâche est de 10 jours, alors à 4 jours, le système calcule que la progression attendue est de 40%. L'avancement attendu d'un élément de travail parent est une agrégation pondérée de l'avancement attendu de ses sous-éléments. Planview AdaptiveWork recalcule la progression attendue à chaque fois qu'une modification est apportée à la WBS (structure de répartition du travail). Bien que l'on puisse soutenir que le progrès dans la vie réelle est rarement linéaire, nous constatons que pour des utilisations pratiques, le progrès attendu est une assez bonne approximation.
Le paramètre "% complet" est un rapport de l'utilisateur sur les progrès réalisés à ce jour. Ce paramètre est par nature subjectif et peut être biaisé. Le % d'achèvement d'un élément de travail parent est une agrégation pondérée calculée par le système des % d'achèvement de ses sous-éléments. Compte tenu de sa nature ambiguë, le % complet ne peut jamais être exact. Ce n'est qu'a posteriori que nous pouvons connaître le temps et l'effort nécessaires pour accomplir une tâche et notre taux de progression. Néanmoins, il est important que les % complets soient rapportés dans toute l'organisation. En pratique, rapporter la progression en approximations de 25%-30% est suffisant pour les tâches plus longues. Pour les tâches plus courtes (par exemple 1-2 jours), les équipes ne devraient pas se soucier de la mise à jour de l'avancement partiel - un rapport sur l'achèvement est suffisant.
Planview AdaptiveWork fournit un "statut" de feu tricolore d'un élément de travail basé sur les relations entre le % d'achèvement et la progression prévue. Tant que le % d'avancement se situe dans les 10% de l'avancement prévu, le feu est vert. Une différence supérieure à 10% projette un feu orange, et lorsque la date d'échéance est dépassée, le feu devient rouge. Un OTP de projet sain aura un assortiment de statuts verts et orange, avec le rouge occasionnel.
Je surveille les indications d'état de Planview AdaptiveWork dans le cadre de ma routine quotidienne. Je parcours les feux de signalisation au niveau des jalons, et j'utilise les indicateurs rouges et orange pour approfondir et identifier les causes profondes des retards et des goulots d'étranglement. Bien qu'il s'agisse d'une pratique efficace, il faut être conscient qu'un instantané des indicateurs actuels ne révèle qu'une image partielle, et peut être trompeur. L'histoire devient vraiment intéressante lorsque nous observons la tendance des progrès attendus et du % complet au fil du temps.
Par exemple, un certain indicateur d'étape peut afficher du vert à un moment donné, mais cela ne signifie pas que nous sommes sur la bonne voie. Peut-être que le progrès ralentit et est sur le point de devenir orange ? Ou peut-être est-ce vert parce que nous avons ajusté les dates d'échéance et les avons repoussées lorsque nous avons compris que les objectifs initiaux ne pouvaient pas être atteints ? Cela peut entraîner un retard rampant du projet, camouflé par l'indicateur vert. Savoir quelle distance mon projet a parcouru jusqu'à présent n'est pas suffisant. Un gestionnaire chevronné surveillerait également la vitesse et l'accélération des projets.
Pour ce faire, j'ai utilisé les objets de données et les règles de gestion de Planview AdaptiveWork pour capturer des instantanés quotidiens des paramètres de progression prévue et de % d'achèvement de mon programme. Chaque nuit, j'ai enregistré ces paramètres pour chaque projet et chaque étape de mon programme. J'ai utilisé des graphiques de rapport pour tracer le pourcentage d'achèvement par rapport aux prévisions sur une ligne de temps. Voici des exemples de tels graphiques provenant de trois projets différents.
Exemple A - Le projet "à risque" en bonne santé :
Une progression graduelle et cohérente, tant au niveau des progrès attendus que du pourcentage d'achèvement. Comme la différence entre les deux paramètres variait de 15 à 22%, l'indication du "statut" du projet était "à risque" la plupart du temps. Pourtant, la tendance montre que les progrès sont constants et maîtrisés. Voici ce que l'indicateur de feux de circulation du projet a montré :
Exemple B - Le projet serré "On Track" :
Remarquez que dans ce projet, la progression prévue et le % d'achèvement coïncident presque, et que l'indicateur d'état est donc constamment vert. Pourtant, un examen attentif de la ligne des progrès attendus fait apparaître deux courbes alarmantes.
Le 23 juillet et le 30 juillet, les progrès attendus ont diminué. Ceci est dû à deux demandes de changement de dernière minute, de haute priorité, qui ont été ajoutées à la portée juste un mois avant le lancement :
Un autre point qui mérite d'être noté est la façon dont les chiffres du % d'achèvement augmentent à intervalles hebdomadaires fixes :
Une fois par semaine, les cadres de l'organisation examinent les tableaux de bord de Planview AdaptiveWork. Le matin de ce jour, les équipes de projet se sont assurées que Planview AdaptiveWork était à jour. Cela illustre l'une des nécessités fondamentales d'une gestion collaborative réussie du travail - l'intérêt et la participation des cadres sont une condition préalable à une adoption généralisée.
Exemple C - Le projet trop ambitieux
Dans ce projet, nous avons pris en charge une portée et un calendrier qui dépassaient apparemment les capacités actuelles de l'équipe.
Aux deux tiers du projet, le pourcentage d'achèvement était inférieur de 32% à la progression prévue, et la différence ne faisait que s'accroître de jour en jour. Le 4e août, l'équipe a commencé à repousser certaines dates d'échéance irréalistes, diminuant ainsi les progrès attendus (I). Au fil des jours, le % d'achèvement a continué à plafonner à 60% et l'équipe a apporté deux corrections supplémentaires aux attentes (II & III). Le 24 août, l'équipe a finalement pris conscience de la réalité, et a reporté les livrables substantiels à la phase 2 (IV).
Comme vous pouvez le constater, la progression prévue et le % de réalisation peuvent raconter des histoires très intéressantes. Dans un environnement de gestion du travail collaboratif, où plusieurs participants contribuent à l'élaboration de l'OTP et à l'établissement de rapports d'avancement, les paramètres deviennent très fiables. Suivre leurs tendances est une bonne habitude à prendre.
