En matière de gestion des ressources, quel est votre plus grand défi ? S'agit-il d'équilibrer les capacités, de s'attaquer aux goulets d'étranglement ou même de prévoir des ressources limitées ? Lors d'un récent webinaire , 37% des participants ont déclaré que leur principal défi était d'équilibrer la capacité de l'offre et de la demande pour leurs projets.
Trouver l'harmonie entre l'offre et la demande et allouer les ressources en fonction de cet équilibre est l'une des tâches les plus importantes - et les plus difficiles - de toute équipe de gestion de produit ou de projet. Dave Blumhorst, directeur de la gestion des produits chez Planview, et AJ Shavell, directeur du conseil en solutions chez Planview, ont partagé leurs conseils sur les principaux défis de la gestion des ressources dans le monde du travail d'aujourd'hui et sur la manière de les atténuer.
Les principaux défis actuels en matière de gestion des ressources
Gestion des ressources est une fonction importante qui comprend à la fois la planification et l'allocation des capacités. La planification des capacités couvre les perspectives à moyen et long terme, tandis que l'allocation couvre les perspectives à court terme. En s'attaquant efficacement à chacun d'entre eux, les équipes peuvent non seulement s'assurer que les ressources sont suffisantes pour le travail à venir, mais elles sont également en mesure de prévoir la demande et les besoins futurs en matière de ressources.
Dave a abordé ces deux défis lors de notre récent webinaire sur la gestion des ressources.
Planification de la capacité
Selon M. AJ, la planification de la capacité se fait en trois étapes. "Vous devez avoir une meilleure visibilité sur ce que font les personnes et les équipes, effectuer les changements que vous savez pouvoir faire et être en mesure de poser les bonnes questions sur ce qui se passe si quelque chose est étendu ou repoussé."
Souvent, la capacité d'une équipe est fixe, alors que la demande devient de plus en plus écrasante. Les ressources peuvent être réparties par région, par département, par cabinet et par équipe.
"Afin d'affecter des ressources au travail interne de manière efficace, vous devez trouver un moyen de ramener la demande au niveau du nombre de ressources disponibles ou trouver un soutien externe", explique Dave. "Nous sommes toujours en train d'augmenter la demande, et les idées de travail pour ces groupes internes semblent illimitées. Vous devez trouver un moyen d'aligner cette demande sur le nombre de ressources dont vous disposez".
Le travail interne et le travail externe font tous deux l'objet d'approches différentes en matière de planification des capacités.
Travail interne
Les processus de priorisation et d'admission doivent faire partie du processus de planification des capacités, en particulier pour le travail interne. Dave suggère une approche en entonnoir ; prenez toutes les idées en haut de l'entonnoir et réduisez-les aux plus importantes. Si vous ne le faites pas, votre équipe risque d'être débordée et confrontée à des goulets d'étranglement.
Travail externe
Il est évident qu'une augmentation de la demande entraîne une augmentation des recettes, il peut donc être très difficile de refuser des idées et des projets lorsque cela signifie probablement une diminution des recettes. Parfois, vous pouvez établir des priorités en fonction de la valeur, prendre toute la demande, puis ajuster la capacité pour qu'elle corresponde au pipeline de vente. Il s'agit notamment de faire appel à des consultants salariés à temps plein, à des indépendants, à des agences ou à d'autres partenaires pour combler les lacunes de votre équipe interne.
Méthodes d'allocation
L'allocation consiste à trouver les bonnes personnes pour le bon travail au bon moment. Elle nécessite une prise de décision rapide et à court terme. Il n'y a pas de "bonne" façon de répartir les projets et les ressources, car cela dépend des ressources dont vous disposez et de la façon dont votre équipe préfère travailler ensemble. Dave a mentionné ces trois méthodes au cours du webinaire : traditionnelle, équipes agiles ou flux de valeur, et hybride.
Projets traditionnels
La méthode traditionnelle d'attribution consiste à trouver des personnes possédant les compétences et les attributs adéquats pour les créneaux horaires nécessaires au projet. Si une personne n'a pas les compétences requises ou n'est pas disponible pendant la durée du projet, elle doit être affectée ailleurs.
De plus, dans un monde facturable, les équipes doivent essayer de trouver un équilibre entre les compétences et l'ancienneté nécessaires et les marges que vous réalisez sur le projet afin de déterminer le meilleur résultat.
Équipes agiles ou flux de valeur
La méthodologie Agile est un bon moyen d'affecter des ressources à des équipes permanentes. Ces équipes travaillent en permanence les unes avec les autres et peuvent intégrer de nouveaux travaux ou projets en fonction de la demande. Ils y parviennent en ajoutant des éléments moins prioritaires à un carnet de commandes.
Approche hybride
Comme son nom l'indique, l'approche hybride consiste à répartir les équipes Agile au sein d'une structure de projet traditionnelle. Ces équipes sont créées pour les besoins du projet et sont dissoutes lorsque le projet est terminé. Dans cette méthode, il n'est pas rare qu'une personne soit affectée à plusieurs équipes à la fois dans le cadre d'un projet.
La gestion des ressources diffère d'une équipe à l'autre
Mais comment aller de l'avant ?
Cette année, il s'agit de faire plus avec moins et la gestion des ressources en est un élément important.
Lors de notre webinaire en direct, un certain nombre de questions ont été posées sur la façon de commencer la planification des capacités, les meilleures façons d'allouer les ressources, etc :
- Comment concilier la gestion des ressources dans un environnement Agile et les difficultés liées à la comptabilisation des ressources à long terme ?
- Quels sont les défis en matière d'allocation des ressources que vous avez constatés en ce qui concerne Gestion du changement organisationnel, et quels sont, selon vous, le moment et la méthode optimaux pour l'allocation des ressources ?
- Si vous débutez dans la planification des capacités, pouvez-vous vous contenter de feuilles de temps et d'une visibilité réelle des rapports ? Ou bien la saisie des allocations est-elle essentielle pour obtenir la bonne information ?
Dave et AJ répondent directement à ces questions - en plus d'une démonstration en direct de Planview - dans le webinaire lui-même. La bonne nouvelle, c'est que le webinaire est disponible à la demande et que vous pouvez le visionner à tout moment.
Pour en savoir plus sur la manière d'utiliser avec succès la gestion des ressources pour votre organisation, visionnez l'intégralité du webinaire avec Dave et AJ ici.
