Nous l'avons appris lors d'un récent webinaire avec Melinda Ballou, analyste chez IDC et auteur de l'IDC MarketScape : Worldwide Cloud PPM and PPM SaaS 2015-2016 Vendor Assessment que les défis auxquels sont confrontés les bureaux de gestion de programme (PMO) d'aujourd'hui sont en constante évolution ; rester en tête de la courbe s'est avéré plus difficile que jamais, car la technologie progresse plus vite que la plupart des organisations ne peuvent l'adopter. Il est donc nécessaire pour un PMO ou un PMO d'entreprise (ePMO) de mûrir la manière dont il suit et retrace tout le travail, de la demande à la livraison. faire en sorte que l'organisation fonctionne efficacement et soit compétitive grâce à la maturation des processus. Cependant, l'atteinte d'une plus grande maturité du PMO exige un investissement important de la part du PMO et de l'entreprise, et pas seulement en dollars d'investissement, mais aussi en processus qui complètent l'investissement pour assurer le retour sur investissement (ROI) du temps, de l'argent, des personnes et des outils.
Défis actuels
Les facteurs externes du paysage technologique changeant d'aujourd'hui (social, cloud, big data, analytique) jouent un rôle important dans l'impact des PMO sur la capacité de l'organisation à continuer à piloter l'activité. Ce qui reste à voir, c'est comment cette trajectoire technologique va se poursuivre et dans quelle mesure le PMO peut s'adapter et tirer parti du changement pour obtenir un avantage concurrentiel durable. Si la plupart des organisations peuvent s'adapter à l'évolution des demandes, peu d'entre elles sont capables de faire face à la pression des changements technologiques et de garder une longueur d'avance en absorbant pleinement les avantages des nouvelles technologies. Pour qu'un PMO puisse évoluer et être à l'épreuve du temps, il doit suivre un chemin de maturité qui se développe en processus reproductibles et s'adapte continuellement jusqu'à ce que les processus soient optimisés. À ce stade, l'agilité devient systémique et les entreprises peuvent s'exécuter d'une manière que leurs concurrents ne peuvent pas. L'entreprise tire parti du PMO pour être plus compétitive, et le PMO est donc véritablement une entité contribuant à la valeur - ce qui le rend plus stratégique pour l'organisation.
Cependant, ce n'est pas toujours le cas. Un certain degré de maturité est nécessaire pour qu'un PMO s'établisse en tant qu'unité centrale de l'entreprise et contribue de manière déterminante à la réussite de l'entreprise. Pour cela, le PMO doit identifier où il se trouve actuellement et envisager où il veut être avant de pouvoir déterminer comment y parvenir. Pour passer de ce que Mme Ballou appelle un PMO "ad hoc" de déplacement des demandes à "répétable" puis "optimisé", le PMO doit commencer par être dans une étape qu'elle appelle "opportuniste". Cela nécessite le soutien de la direction pour le PMO et l'adoption du processus par les utilisateurs. Le développement d'un processus de gouvernance est le début de la construction des fondations d'un PMO efficace.
Savoir où vous en êtes
Dans le webinaire, Managing the Complexity of Today's PMO , Melinda Ballou a discuté du MaturityScape et du MarketScape en ce qui concerne les PMO dans leur état actuel et leur vision de l'avenir. Le MaturityScape montre la progression d'un PMO à faible maturité à travers les phases jusqu'à un PMO performant et mature. Les différentes phases du MaturityScape sont :
Ad Hoc : Faire du mieux que l'on peut - généralement des échecs fréquents, aucune portée sur ce qui peut être exécuté)
Opportuniste : Le PMO est détenu localement et n'a pas beaucoup d'autorité ou de soutien exécutif. Ce stade n'est pas très durable, mais on commence à voir des plans et des budgets plus intégrés.
Répétable : Commencez à avoir des meilleures pratiques et à constater un comportement cohérent. Le PMO établit la confiance au sein de l'organisation et a mis en place un cadre de centre d'excellence qui est accepté par les principales parties prenantes.
Géré : Ce niveau requiert un environnement auto configurable axé sur les données, dans lequel le PMO collecte des mesures significatives pour fournir des résultats à l'organisation. Ce niveau permet une croissance plus élevée et une augmentation ou une diminution de l'échelle, selon les besoins, pour s'adapter à différents types de projets. Dans un PMO géré, l'efficacité est profondément enracinée et les équipes commencent à maîtriser l'innovation commerciale - en intégrant les systèmes mobiles, sociaux et de collaboration qui génèrent une valeur commerciale.
Optimisé : Le niveau final que tout PMO devrait s'efforcer d'atteindre. Le PMO s'adapte continuellement aux besoins de l'entreprise, réagit aux pressions concurrentielles dynamiques et est capable d'utiliser plus rapidement les compétences qui doivent être déplacées vers d'autres domaines. Un PMO optimisé place l'entreprise dans une position de réussite où elle peut tirer parti du PMO pour obtenir un avantage concurrentiel durable et où il devient un moteur essentiel de l'avancement de l'entreprise.
IDC décrit également le MarketScape afin d'établir des dimensions verticales permettant de déterminer l'efficacité du PMO dans différents domaines. Il s'agit notamment de :
Vision - objectifs commerciaux et gouvernance
Portefeuille - mesures et hiérarchisation
Planification - ordonnancement, qualité et contrôle des changements
Processus - exécution et gestion de projet
Personnes - culture et collaboration
La voie à suivre
Savoir où vous en êtes est toujours la première partie pour arriver à votre destination, mais vous devez également identifier où vous aimeriez être, et ce qui est réaliste pour votre organisation. En utilisant la matrice MaturityScape comme guide, vous pouvez créer une vision de l'endroit où le PMO devrait être, et des domaines à améliorer à court et à long terme. En fixant des objectifs et en instaurant la confiance par l'exécution des engagements, le PMO est en mesure de progresser, d'obtenir le soutien nécessaire de la part des cadres et de créer une culture de cohésion parmi les utilisateurs. La centralisation des données dans un seul système permet au PMO non seulement de fournir une visibilité pour obtenir le soutien, mais aussi de faciliter la communication et la responsabilité en ayant une source de données centralisée.
L'objectif final de tout PMO devrait être d'accroître sa maturité, ce qui se traduit par une optimisation, une agilité proactive et une entité contribuant à la valeur qui propulse l'entreprise vers l'avant. Pour y parvenir, le PMO doit évoluer et prendre en compte les facteurs uniques qui entraveront la croissance, tels que les agendas politiques ou les stéréotypes culturels, et créer un plan pour les surmonter. En couplant les changements de processus et d'organisation avec l'automatisation et l'adoption appropriées de PPM pour soutenir les changements, le PMO peut atteindre un succès et une maturité bien plus grands.
Bien que les défis actuels constituent une menace pour de nombreux PMO du point de vue de la productivité et de l'atteinte d'une plus grande maturité, le paysage sera toujours difficile et ne fait qu'accroître la nécessité d'un PMO. La réalité de la plupart des PMO est que le coût de et non de pour avoir des processus et une gouvernance est bien plus élevé que l'investissement pour les mettre en œuvre.
