Chaque jour, je parle avec des personnes qui apprennent à gérer des projets, mais qui ne sont pas des chefs de projet typiques, certifiés PMP et appartenant à un PMO traditionnel. Ce sont des personnes uniques qui se retrouvent dans ce rôle par défaut - des scientifiques, des auditeurs ou des ingénieurs, qui choisissent de relever le défi de la gestion de projets, simplement parce que cela doit être fait, même avec très peu ou pas de formation ou d'expérience. Certains y sont forcés, d'autres choisissent d'élargir leurs compétences, mais tous apprennent rapidement que c'est un travail difficile et que cela peut être plus que ce à quoi ils s'attendent. Si vous vous retrouvez à diriger un projet en tant qu'un de ces non-professionnels de la gestion de projet, voici les notes de synthèse pour commencer, rédigées par un vétéran expérimenté du secteur.
1) Champ d'application - Faites-le crystal clair
Une fois que vous avez reçu les détails sur ce que sera le nouveau projet, assurez-vous d'être parfaitement clair sur la portée du projet - le résultat attendu et le plan de communication. Rencontrez vos parties prenantes, vos sponsors ou vos clients internes pour bien comprendre. S'ils sont trop occupés pour vous rencontrer, vous pourriez remettre en question l'importance de ce travail après tout.
Vous n'avez pas besoin d'utiliser une charte de projet ou une proposition formelle, mais documentez toujours ce qui a été convenu. Cela peut être aussi simple que d'envoyer un e-mail après votre réunion pour indiquer ce qui a été discuté et leur donner une chance de corriger tout malentendu. Cela servira de portée à votre projet et doit être compris par toutes les parties concernées. Chaque fois que cela change, par exemple lorsqu'on vous demande d'ajouter des produits livrables supplémentaires, assurez-vous que toutes les parties acceptent les modifications apportées à l'accord initial (même s'il n'y a qu'une seule autre partie).
2) C'est une rue à double sens
S'il est important de s'assurer que vous obtenez les informations et les conseils dont vous avez besoin pour réussir, il est tout aussi important de donner à vos supporters et à votre direction ce dont ils ont besoin : des mises à jour fréquentes et régulières. Une façon d'y parvenir est de créer un rapport contenant des informations telles que les principales réalisations de la semaine, les prochaines étapes, les jalons à venir et les risques/problèmes à connaître. Un autre moyen consiste à envoyer une brève mise à jour hebdomadaire par e-mail à ceux qui s'intéressent à votre projet.
Vous pourriez vous demander pourquoi s'embêter avec une mise à jour alors que rien n'a changé ? Même un chef de projet sans PMP doit donner des mises à jour de façon constante afin de maintenir la ligne de communication et de faire avancer le projet, et, avouons-le, cela vous oblige à réfléchir à la situation du projet et aux prochaines étapes.
3) Déléguer pour livrer
Si vous êtes l'expert en la matière, il est tentant de faire vous-même le travail en plus de le gérer. Après tout, vous êtes celui qui peut le faire le mieux et le plus rapidement, alors quel est le problème ? En réalité, cette approche vous créera plusieurs problèmes qui sont facilement évitables en déléguant le travail. En partageant la charge de travail avec une équipe, vous créez un sentiment de communauté ; tout le monde travaillant pour le même objectif. En outre, lorsque davantage de personnes effectuent le travail, celui-ci est réalisé plus rapidement et plus complètement. En partageant la charge de travail, vous libérez du temps pour vous assurer que votre client est satisfait et aider l'équipe à éliminer les obstacles au fur et à mesure qu'ils se présentent.
4) Prenez du temps pour le détails
La gestion de ce projet n'est probablement pas votre seul travail, il est donc facile de perdre le fil des petites choses et de dire que c'est "assez bien" alors que vous avez d'autres choses à faire. Même si vous vous concentrez sur le respect des délais pour les produits livrables et sur le respect du budget, il est également essentiel de garder un œil sur les détails qui surviennent dans le travail quotidien. Prenez le temps de répartir équitablement votre attention sur l'objectif final et les plus petites composantes, comme vérifier régulièrement avec l'équipe, s'assurer qu'elle dispose de ce dont elle a besoin pour réussir et, bien sûr, envoyer ces ennuyeux rapports d'état. Si les détails ne sont pas votre point fort, créez une liste de contrôle pour vous assurer de ne rien oublier.
5) Effectuez une fermeture correcte
Lorsque le projet touche à sa fin, ne vous désistez pas ! Immédiatement après que votre client a accepté votre travail, c'est le meilleur moment pour faire un débriefing avec l'équipe. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Que voudraient-ils voir faire différemment la prochaine fois ? Ce sont également des questions à poser à votre client, surtout si vous comptez retravailler avec lui à l'avenir. Votre style et votre fréquence de communication leur ont-ils donné ce dont ils avaient besoin ?
Au milieu de la dissolution du feedback de l'équipe, célébrez le bon travail ! Apporter du café et des beignets pour une fête de bureau ou envoyer un e-mail au patron de chaque membre de l'équipe pour souligner leur bon travail sont deux façons simples mais significatives de dire merci à l'équipe pour sa contribution.
La gestion de projet est un art et, comme toute chose, elle devient plus facile avec la pratique. S'il vous faut quelques essais pour y arriver, c'est normal, alors ne soyez pas trop dur avec vous-même. Vous devrez trouver vos méthodes, ce qui fonctionne pour vous et l'équipe, mais gardez à l'esprit que c'est un marathon, pas un sprint. Même lorsque vous arrivez à diriger avec succès un projet du début à la fin, il est toujours possible de se perfectionner. Cela ne signifie pas qu'il faille occuper un poste de chef de projet traditionnel et obtenir la certification PMP, mais plutôt qu'il s'agit d'une opportunité de croissance pour le développement de votre carrière. Les chefs de projet les plus victorieux sont ceux qui communiquent les bons et les mauvais côtés, qui inspirent les membres de l'équipe et, surtout, qui obtiennent constamment les résultats souhaités.
![L'intérêt de combiner un PPM robuste avec une exécution légère des tâches [Vidéo].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
