Une partie d'une bonne gestion de projet consiste à gérer avec succès plusieurs projets lorsque cela est nécessaire.
La plupart des chefs de projet doivent jongler avec un mélange de petits et grands projets à tout moment. C'est pourquoi les chefs de projet ont acquis la réputation d'être des multitâches professionnels .
Le multitâche semble bon au premier abord, mais en faire une habitude peut en fait nuire à votre travail - comme nous le verrons plus tard.
La vérité est que la gestion de plusieurs projets est difficile. Et pour le faire avec succès, vous devez d'abord développer un système qui vous aide à travailler efficacement sans vous laisser déborder.
Quels sont les défis de la gestion de projets multiples ?
La gestion de plusieurs projets demande beaucoup de temps et d'énergie. Il est facile pour vous de prendre du retard si vous ne restez pas au sommet de votre travail - et lorsque cela se produit, vous aurez l'impression d'être tiré dans 10 différentes directions.
De nombreux chefs de projet ont du mal à passer d'un projet à un autre. La transition ne se fait pas toujours en douceur, ce qui rend difficile de consacrer son attention à un seul projet à la fois. Les détails importants peuvent être négligés parce que vous êtes occupé à penser à plusieurs projets en même temps.
Si vous gérez encore des projets à l'aide de feuilles de calcul, vous pouvez vous attendre à ce qu'une bonne partie de votre temps soit consacrée à des tâches administratives.
Et lorsque vous ne saisissez pas manuellement les données et ne les vérifiez pas deux fois, vous avez un autre défi à relever. Vous devez vous assurer que tout le monde travaille constamment avec la feuille de calcul la plus récente, ce qui peut sembler presque impossible lorsque vous gérez plusieurs projets simultanément.
8 Conseils pour diriger plusieurs projets de manière efficace et efficiente
Maintenant que nous avons abordé les problèmes liés à la direction de projets multiples, comment surmontez-vous ces défis ?
Vous trouverez ci-dessous huit conseils pour vous aider à gérer vos projets plus efficacement.
1. Arrêtez le multitâche
Que vous pratiquiez ou non la gestion de projet Agile, vous avez peut-être entendu parler de "rendre votre travail visible" pour vous aider à gérer les projets plus efficacement. Kanban est une méthode populaire pour visualiser le travail.
Kanban est un cadre de gestion visuelle qui utilise des tableaux et des cartes pour planifier, suivre et achever le travail, ainsi que pour alimenter les efforts d'amélioration continue.
Il y a une raison pour laquelle les tableaux Kanban ont des limites de travaux en cours (WIP) - parce que multitâche est contre-productif. La gestion de projet exige beaucoup d'attention, et le multitâche y fait obstacle.
En fait, les études montrent que le multitâche ne fonctionne pas. Il a été démontré qu'elle épuise l'énergie mentale, augmentant votre probabilité de faire des erreurs.
2. Planifiez vos projets
Commencez par un plan. Gérer plusieurs projets avec succès est impossible sans une planification efficace. Donc, premièrement :
- Définissez vos objectifs pour le projet reach
- Tenez compte des réactions et des approbations lorsque vous planifiez votre calendrier.
- Utilisez un planning de projet pour chaque projet que vous gérez actuellement
Si vous fixez les étapes du projet, évitez, dans la mesure du possible, que des étapes importantes aient lieu en même temps. Vous ne voulez pas coordonner plus d'un lancement de produit (ou une étape tout aussi chronophage) en même temps.
De nombreux chefs de projet utilisent des diagrammes de Gantt pour illustrer les calendriers de leurs projets, tandis que d'autres préfèrent les calendriers, les tableaux Kanban, les tableaux Scrum ou d'autres méthodes.
3. Prioriser le travail
La gestion réussie de plusieurs projets exige une planification stratégique importante. Certaines tâches seront prioritaires par rapport à d'autres. Pour assurer le bon déroulement de vos projets, vous devez établir des priorités dans votre travail.
Chaque projet est différent.
Lorsque vous dirigez plusieurs projets, il est important que vous compreniez les tenants et aboutissants de chaque projet que vous gérez. Cela signifie qu'il faut non seulement connaître les objectifs et les résultats souhaités, mais aussi savoir comment atteindre ces objectifs. Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez déterminer quelles sont les tâches fondamentales pour vous aider à mener à bien vos projets - et établir la priorité de ces tâches en conséquence.
4. Communiquer efficacement
La communication est la pierre angulaire de tout projet réussi. Mais lorsque vous gérez plusieurs projets, une bonne communication est essentielle pour assurer votre succès.
Une idée fausse courante sur la bonne communication est que vous devez communiquer constamment. Si vous bombardez les équipes de messages directs et d'e-mails, les mises à jour importantes du projet pourraient se perdre dans le flot d'informations.
Au lieu de communiquer constamment, communiquez efficacement. Donnez aux équipes les informations qu'elles doivent connaître pour accomplir leurs tâches, mais laissez de côté toute correspondance inutile qui pourrait entraîner la lassitude des messages.
5. Définir et gérer les attentes
Si vous et vos parties prenantes n'êtes pas sur la même longueur d'onde, il est difficile pour les projets de se dérouler sans heurts. Faites savoir aux parties prenantes ce à quoi elles peuvent s'attendre au cours des différentes étapes du projet, et comprenez les résultats qu'elles recherchent.
Il est important de rester en contact avec les parties prenantes, en leur donnant des nouvelles du projet et en répondant à leurs questions. Prenez contact avec eux une ou deux fois par mois, mais ne les inondez pas de communications excessives, telles que des fils d'e-mails ou des canaux Slack discutant des décisions quotidiennes. Cela peut créer une confusion qui conduit à un mauvais alignement.
6. Déléguez au besoin
En fonction de votre approche de la gestion de projet, vous pouvez mettre la main à la pâte avec votre équipe ou la laisser créer ses propres plans d'action. Quelle que soit la méthodologie de gestion de projet que vous suivez, vous devez éviter la microgestion lorsque vous gérez plusieurs projets.
Un bon leader fait confiance à ses équipes, en instaurant la confiance et le respect mutuel. Cela signifie être capable de déléguer des tâches aux membres de l'équipe lorsque cela est nécessaire. La prochaine fois que vous aurez l'impression d'être tiré dans de multiples directions, voyez ce que vous pouvez transmettre à votre équipe. Ainsi, vous pouvez consacrer votre énergie à des tâches de plus haut niveau que seul le chef de projet peut accomplir.
7. Utiliser un seul outil
Envisagez d'utiliser une solution logicielle qui regroupe tous vos projets sous le même toit. Il vous sera ainsi plus facile de gérer plusieurs projets, car vous n'aurez pas à faire le suivi de plusieurs feuilles de calcul différentes.
Choisissez une solution de gestion de projet efficace qui s'accompagne de fonctions de communication intégrées, de services de gestion de documents et d'outils de planification et d'exécution des tâches. Ainsi, vous pouvez planifier, communiquer et collaborer avec les équipes à partir d'une seule plateforme facile à utiliser.
8. Ajustez et adaptez
Pour être un gestionnaire de projet efficace, il faut notamment être capable de réfléchir sur le vif. Que vous gériez un ou sept projets, un imprévu est inévitable. Alors, comment faire face ?
Un bon gestionnaire de projet sait le faire :
- Soyez proactif plutôt que réactif en anticipant les problèmes potentiels
- Ajustez les plans à long terme si nécessaire
- Faire preuve de souplesse face à l'incertitude en proposant des solutions aux problèmes qui peuvent survenir
Gardez le contrôle de vos projets
Regardons les choses en face. La gestion de plusieurs projets est difficile, que vous soyez un gestionnaire de projet accidentel ou un vétéran chevronné. Les conseils ci-dessus vous aideront à rester en tête de vos projets, afin de ne pas avoir l'impression de devoir constamment faire du rattrapage.
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![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
