Un gestionnaire de projet performant s'efforce toujours de mettre en place un ensemble récurrent de flux de travail, d'outils et de relations commerciales , mais il doit également rester suffisamment compétent pour gérer des demandes ad hoc. Ces projets à rotation rapide se présentent généralement à l'improviste et peuvent perturber considérablement le processus de travail quotidien.
La clé de la gestion des demandes à la volée est la capacité de se préparer encore plus rapidement. Offrir un excellent retour sur investissement dans des délais réduits est une compétence qui s'acquiert souvent par essais et erreurs. Le véritable secret réside dans le fait que vous n'avez pas besoin d'être un génie, il vous faut juste un peu de structure.
Établir un processus pour quelque chose qui semble chaotique peut être l'un des plus grands défis de la gestion de projet . Par conséquent, afin de vous organiser, vous devez d'abord comprendre ce qui définit véritablement une demande "ad hoc".
Qu'est-ce qu'une demande ad hoc ?
Une demande ad hoc dans le secteur de la gestion de projet indique généralement une tâche ou un travail qui était inattendu et, par conséquent, largement non planifié. C'est comme une surprise qui surgit au milieu de votre semaine de travail chargée. Les projets ad hoc sont uniques pour certaines des raisons suivantes :
Période de temps
Les projets à rotation rapide ont des délais plus serrés que les travaux ordinaires. Par conséquent, il est tout à fait plus difficile de les planifier. Si un gestionnaire de projet a déjà établi une norme pour traiter les projets ad hoc , il a déjà une longueur d'avance.
Impact localisé
Les projets Lager ont généralement plusieurs entités commerciales impliquées dans la gestion des demandes. Elles peuvent même faire partie d'un portefeuille de tâches interdépendantes. Les projets ad hoc, cependant, sont généralement axés sur un seul objectif et/ou un groupe spécifique de personnes.
Moins de ressources
Comme ces entreprises sont toujours de dernière minute, les ressources peuvent manquer. Un projet ad hoc exige une attention immédiate, ce qui ne laisse pas toujours le temps d'établir un réseau. "Ad hoc" attend des PM qu'ils s'appuient sur des ressources minimales dans des cas brefs.
Gestion des demandes ad hoc
Malgré la nécessité de développer votre propre plan unique, il existe certaines méthodes universelles pour gérer les demandes ad hoc. Voici quelques moyens d'alléger le stress d'un PM occupé à accomplir ces tâches :
Prioriser les risques
Bon nombre des procédures traditionnelles de la gestion de projet sont tronquées par la demande ad hoc . Il est important d'anticiper les faiblesses et les vulnérabilités pendant la phase de planification. Soyez judicieux quant aux risques qui sont contournés pour gagner du temps. Dans cette situation, , il convient d'évaluer les risques qui sont liés à la valeur. Sinon, laissez-le tranquille.
Flexibilité
Gérer quoi que ce soit à la dernière minute demande une patience et une flexibilité incroyables. La capacité de s'adapter plus rapidement au changement et, par conséquent, d'atteindre plus vite les objectifs est une caractéristique commune aux PM qui réussissent. On peut y accéder facilement grâce à une visibilité continue, une interface intuitive et une délégation diligente. Un rapport complet facilitera également une plus grande transparence.
Transparence
Afin d'éliminer le chaos d'une situation chaotique, il faut tout mettre en lumière. Créer la transparence avec un projet ad hoc garantit 24/7 la responsabilité et constitue également un moyen rapide de développer la confiance. Connecter les personnes au contexte complet de leur travail sera toujours un facteur d'efficacité.
Travailler plus intelligemment
Le logiciel de gestion de projet basé sur le cloud est la clé pour ne pas se laisser déborder. En effet, lorsque les tâches sont automatisées, on dispose de plus de temps pour gérer les projets en conséquence. L'automatisation des tâches administratives simples par le biais d'un programme intelligent signifie que la prise en charge de tâches ad hoc n'est plus aussi stressante qu'auparavant. En d'autres termes, laissez le robot effectuer les tâches faciles, mais chronophages.
La pire chose que vous puissiez faire est de dire "NON" à plus d'affaires, donc si vous venez d'accepter un autre projet ad hoc, vous êtes déjà gagnant. Être capable d'attraper tout ce qui vous est jeté dessus est ce qui crée des professionnels de la gestion de projet réussis. Il ne faut pas craindre le ad hoc, mais le vénérer. Et avec la bonne organisation et des outils modernes, cette acceptation ouverte est un jeu d'enfant.
Articles similaires
