La gestion des ressources fait partie des aspects les plus critiques - mais aussi les plus difficiles - de la gestion des projets et des programmes. Le fait de ne pas affecter les bonnes ressources, aux bonnes tâches, au bon moment et au bon coût, entraîne invariablement des dépassements de budget et de calendrier. Cela crée également des membres de l'équipe, des parties prenantes et des clients frustrés. Heureusement, il existe des outils et des astuces de gestion des ressources innovantes qui ont fait leurs preuves et qui aident les organisations à éviter les revers et à réussir.
Processus de gestion des ressources
Avant d'examiner les outils de gestion des ressources du projet et les idées innovantes en matière de gestion des ressources, il est utile de mettre en évidence les processus de gestion intégrée des ressources approuvés par le Project Management Institute dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixième édition, 2017). Il s'agit notamment de :
Planifier la gestion des ressources :
Il s'agit du processus qui consiste à déterminer comment estimer, acquérir, gérer et mettre en œuvre des éléments physiques (par exemple équipement, technologies, matériaux, fournitures, installations, infrastructures, etc.) et les ressources de l'équipe (ex. membres à temps plein, membres à temps partiel, spécialistes, entrepreneurs, etc).
Estimer les ressources de l'activité :
Il s'agit du processus d'analyse et d'estimation du type et de la quantité de ressources physiques et d'équipe, qui ont été identifiées par le processus de gestion des ressources du plan.
Acquérir des ressources :
Il s'agit du processus d'obtention des ressources physiques et d'équipe nécessaires à la réalisation du projet ou du programme.
Développer l'équipe :
Il s'agit du processus d'amélioration des performances de l'équipe en améliorant (par exemple) les flux de communication, en abordant et en résolvant les conflits interpersonnels, etc.
Gérer l'équipe :
Il s'agit du processus de surveillance des performances de l'équipe (à la fois dans son ensemble et sur la base de chaque membre de l'équipe), et des ajustements pour améliorer les performances et gérer efficacement le changement.
Ressources de contrôle :
Il s'agit du processus consistant à vérifier que les ressources physiques allouées à un projet ou à un programme sont disponibles et sont utilisées comme prévu. Elle comprend également la prise de mesures correctives en cas d'écart entre l'utilisation planifiée et l'utilisation réelle dans un sens ou dans l'autre (c'est-à-dire sous-utilisation ou sur-utilisation).
Il est important de répéter que pour des raisons de simplicité, ces processus sont décrits ci-dessus de manière isolée et distincte. Cependant, dans la pratique, les domaines de processus sont fortement intégrés. Par exemple, au cours de ses efforts pour développer l'équipe, un chef de projet peut identifier le besoin d'acquérir une ou plusieurs ressources supplémentaires (physiques, équipe, ou les deux). Ou, dans le cadre de ses efforts pour contrôler les ressources, un chef de projet peut être obligé de modifier la manière dont les performances de l'équipe sont contrôlées et gérées.
Logiciel de gestion des ressources
Dans de nombreuses organisations, la différence entre une gestion des ressources innovante qui entraîne des résultats positifs, et une gestion des ressources dépassée qui bloque les résultats positifs, n'est pas une question d'effort : c'est une question de logiciel. Nous examinerons rapidement ce dernier point, avant d'explorer le premier.
Les logiciels de gestion des ressources obsolètes sont généralement un mélange de feuilles de calcul et d'e-mails. Le problème de fond ne réside pas dans ces outils. Autrement dit, les feuilles de calcul et les courriels ont leur fonction dans le paysage de la gestion de projets et de programmes. Cependant, ni les feuilles de calcul ni les e-mails n'ont été conçus pour piloter une gestion complexe des ressources. Les utiliser à ce titre ne rend pas seulement les problèmes de gestion des ressources probables, mais les garantit pratiquement.
À l'autre extrémité du spectre, on trouve des solutions logicielles de gestion des ressources légitimes, de niveau entreprise et basées sur le cloud computing, qui proposent des outils permettant aux chefs de projet et aux responsables de programme de.. :
- Faites facilement du "glisser-déposer" de ressources pour réaffecter des tâches et des projets.
- Simulez la charge des ressources en filtrant rapidement les éléments de travail entrants/sortants.
- Visualisez les charges de ressources par ressources individuelles ou par groupes.
- Examiner le plan complet des projets dans lesquels des ressources sont affectées, afin d'évaluer de manière proactive l'impact de tout changement de calendrier potentiel ou prévu.
- Équilibrez les ressources et les charges de travail en identifiant clairement les scénarios dans lesquels les ressources sont sous-utilisées ou surutilisées.
- Utilisez des règles personnalisées pour automatiser pratiquement tout processus de planification, d'allocation, de gestion et d'optimisation des ressources.
Il convient également d'ajouter que le meilleur logiciel de gestion des ressources offre des modèles prêts à l'emploi et personnalisés. Ceux-ci permettent d'utiliser les dépendances des tâches d'un projet spécifique, les affectations des ressources et les fichiers associés lors de la création de nouveaux projets - ce qui peut considérablement raccourcir et simplifier l'ensemble du processus de planification du projet , y compris la gestion des ressources.
Idées novatrices pour la gestion des ressources
Le choix du bon logiciel est une des pièces du puzzle de la gestion des ressources innovantes. L'autre consiste à mettre en œuvre les meilleures pratiques qui favorisent l'efficacité, la simplicité et la rentabilité dans ce domaine d'une importance cruciale. Voici quelques conseils pratiques et éprouvés sur la gestion des ressources :
- Créez un pool générique de ressources, afin que les chefs de projet ou les responsables de programme comprennent quels rôles seront les plus demandés. Cela aidera également les cadres à planifier les initiatives à venir.
- Passez en revue le pool de ressources, analysez la capacité globale et comparez la charge actuelle à la demande future.
- Une fois les ressources affectées à des éléments de travail spécifiques, utilisez l'équilibrage en temps réel pour vous assurer que les individus ne sont pas surchargés. Une enquête auprès des responsables des ressources humaines a révélé que l'épuisement professionnel est actuellement le plus grand défi à relever sur le lieu de travail.
- Établissez une visibilité totale à 360 degré du projet, du programme et du portefeuille - d'autant plus que les choses peuvent changer (et changent souvent) sur une base quotidienne, voire horaire. Cela nécessite un système simplifié de reconnaissance et d'attribution des tâches, ainsi qu'un processus de mise à jour en temps réel.
- Établir une approche commune sur la façon dont le travail des ressources partagées sera priorisé. Se battre pour des ressources physiques ou humaines avec des collègues entraîne des frustrations, des conflits et une mentalité de "gagnant à tout prix" qui est néfaste pour l'organisation.
- Utilisez des outils de suivi du temps - qui devraient être intégrés au logiciel de gestion des ressources, et non des applications distinctes - pour permettre aux membres de l'équipe de suivre rapidement et facilement le temps qu'ils consacrent à des tâches spécifiques et de soumettre leurs feuilles de temps.
Un dernier mot
La gestion innovante des ressources est à la fois un art et une science, et il n'existe pas d'approche unique. Cependant, les organisations qui utilisent un logiciel de gestion des ressources de niveau entreprise et qui adoptent les idées novatrices de gestion des ressources soulignées ci-dessus, peuvent s'attendre à beaucoup plus de succès - et beaucoup moins de difficultés.
