Savoir identifier les priorités au travail et être capable de faire pivoter les ressources du projet pour s'assurer qu'elles sont prises en compte est une compétence d'une importance vitale pour tout gestionnaire de projet. Cette hiérarchisation de la charge de travail peut faire la différence entre la réussite et l'échec d'un projet, la vitesse à laquelle les informations sont introduites dans le processus décisionnel et les décisions exécutées étant un facteur révélateur.
Il existe plusieurs moyens qui peuvent vous aider à apprendre à établir des priorités et aussi à changer de centre d'intérêt pour utiliser le plus efficacement possible votre temps et celui de votre équipe. En voici quelques-unes :
- Dressez une liste complète. Rassemblez toutes les tâches qui vous incombent, petites ou grandes, en un seul endroit.. Tant qu'ils ne sont pas tous sur la même longueur d'onde, il ne sera pas possible de comprendre pleinement la quantité de travail requise et si l'on travaille à partir de différents plans de travail, l'esprit peut se perdre entre les différents objectifs qu'il tente d'atteindre.
- Identifier les priorités en répartissant la valeur. Toutes les tâches ne sont pas créées de la même manière, certaines sont moins importantes que d'autres mais peuvent prendre moins de temps. L'important est de pouvoir apprendre à établir des priorités et à travailler sur vos éléments les plus importants lorsque vous êtes au maximum de votre productivité. Certains éléments, tels que le respect des délais des clients ou les demandes de financement, peuvent avoir des conséquences extrêmement négatives pour votre projet s'ils ne reçoivent pas la priorité qu'ils méritent.
- Soyez clair sur vos capacités. Il ne sert à rien de dresser une liste de choses à faire longue et bien ficelée si vous savez au fond de vous que vous ne pourrez pas réellement "faire" cette liste. La hiérarchisation de la charge de travail signifie comprendre ce dont vous et votre équipe êtes capables et combien de temps les tâches prendront. Sinon, lorsque les objectifs ne sont pas atteints, ou que les membres de l'équipe sont stressés ou travaillent tard pour respecter un calendrier irréaliste, votre projet pourrait dérailler en raison de l'effondrement de l'équipe ou de la déception du client. N'essayez pas d'impressionner les autres parties prenantes, la réussite du projet est plus importante que de donner l'impression, brièvement, que vous êtes beaucoup plus rapide que les autres chefs de projet.
- Soyez prêt pour le changement. La flexibilité est un élément qui peut être difficile à intégrer dans l'établissement des priorités de votre charge de travail. Cela signifie essentiellement que quelque chose s'est produit qui n'avait pas été prévu ou du moins entièrement pris en compte et que la direction doit changer. Certains n'aiment pas changer d'orientation au milieu d'un projet car ils y voient un aveu de faute, d'autres préfèrent même voir un projet se poursuivre jusqu'à l'échec plutôt que de modifier le cap qu'ils avaient fixé lors de la phase de planification. Être flexible doit cependant être compris pour ce qu'elle est, une capacité courageuse à voir de quel côté le vent souffle et à ajuster le cap de manière à bénéficier à l'ensemble du projet.
- Détachement des tâches. Pour s'adapter aux besoins actuels d'un projet, il faut notamment avoir la force de se débarrasser des tâches ou du travail qui ralentissent le projet ou dont la valeur ne correspond pas à celle des ressources du projet. Pour identifier les priorités et apprendre à hiérarchiser celles qui mèneront au succès, un bon gestionnaire de projet doit également être capable de repérer celles qui sont inutiles ou peu utiles aux objectifs fixés.
Il est essentiel d'évaluer et de prendre en compte les besoins de votre projet et les ressources disponibles si vous voulez apprendre à hiérarchiser la multitude de tâches diverses que comporte un projet. Bien que beaucoup d'entre nous aimeraient toujours avoir plus de temps et de ressources pour terminer nos projets "parfaitement", ces éléments sont en quantité limitée. Ainsi, comprendre comment identifier les priorités et transférer les ressources vers leur utilisation la plus appropriée est une compétence précieuse dans le répertoire de tout gestionnaire de projet.
