Les rapports d'état du projet sont le principal moyen de communication entre votre projet et ses différentes parties prenantes. La régularité du rapport peut varier entre hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel ou à des étapes déterminées dans le parcours du projet. Quel que soit le moment où il est préparé et partagé, le plus important est que vous, en tant que chef de projet, profitiez de l'occasion pour fournir des rapports de projet efficaces.
Les avantages des rapports d'état de projet sont nombreux et vous aident à obtenir une surveillance supplémentaire et une approbation implicite de l'avancement du projet. Un bon rapport informera les parties prenantes de la santé du projet en termes de budget, de jalons atteints et de travail accompli, tout en signalant les risques potentiels et en assurant la transparence des décisions et de l'activité au sein du projet.
Pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti du temps que vous passez à créer des rapports et du temps que les autres passent à les réviser, voici une ventilation simple de ce qui entre dans des rapports de projet efficaces.
- Nom du projet, nom du client, date et portée
Il s'agit de détails de base qui restent les mêmes (à l'exception de la date, bien entendu) tout au long du projet et qui facilitent son identification. Ils permettent également de rafraîchir la mémoire des gens sur l'objectif du projet et ce qu'il cherche à réaliser.
- État actuel du projet
Faites un bref point sur la santé du projet, so that at a glance team members and other stakeholders can get a rough idea of how the project is performing. You can provide this with a simple Poor, Average, Good rating, based on a key metric or performance indicator. For example, if you had budgeted to have spent 60% of your available time by that point and to have 60% of the project complete but had actually spent 50 % of your budgeted time and had 55% of your project completed then the project would be Good as it is significantly under budget, but it would be important to note that it was also behind schedule.
- Ce qui a été accompli
Une fois que le lecteur a une vue d'ensemble de l'avancement du projet, vous pouvez commencer à détailler le projet. Commencez par aborder les réalisations de l'équipe de projet depuis le dernier rapport, en indiquant ce qui devait être terminé et ce qui l'a été dans les délais.
- Tâches actuelles et futures
Traitez de ce sur quoi l'équipe travaille actuellement et de la prochaine série de tâches. Cela permettra d'informer les parties prenantes sur ce qu'elles peuvent attendre de votre équipe à l'avenir et sur les prochains rapports d'état du projet.
- Identifier les problèmes actuels et les risques possibles
Dans le cadre de tout plan de gestion des risquesIl est important d'être en mesure d'identifier les risques potentiels du projet et la probabilité qu'ils se produisent. Dans cette section de votre rapport d'étape, informez les parties prenantes des problèmes actuels qui se sont posés et de la manière dont ils sont traités, ainsi que des problèmes futurs possibles et du plan de gestion des risques mis en place pour y faire face s'ils se présentent.
- Dates de livraison passées, actuelles et futures
Chaque projet aura des jalons prédéfinis, fixant les dates auxquelles certaines tâches doivent être accomplies ou les livrables fournis. Dans cette section, vous pouvez inclure un liste actualisée des étapes franchies et de la date à laquelle elles ont été franchiesVous devez également inclure tous les jalons futurs et le moment où vous pensez qu'ils seront atteints par rapport au moment prévu.
- Notes et commentaires importants
Tout ne peut pas être inclus dans les faits et les chiffres. Pour compléter votre rapport, vous pouvez donc inclure une mise à jour plus descriptive sur la façon dont vous estimez que le projet progresse et s'il y a des risques qui, selon vous, doivent être signalés et examinés par les parties prenantes concernées.
