Réunir les responsables des différentes équipes pour obtenir des mises à jour sur l'avancement du projet et l'état d'avancement de chaque équipe est un élément important et relativement simple de la gestion de projet qui est souvent facilité par le fait que tout le monde parle le même langage de "gestion" des ICP, les jalons et les produits livrables.
Cependant, savoir comment organiser des réunions significatives avec des non-cadres peut être une autre paire de manches. Plusieurs problèmes peuvent se poser aux personnes relativement peu initiées aux formats de réunion :
- Passer trop de temps à expliquer plutôt qu'à se concentrer sur les principaux points
- Perdre de vue l'ordre du jour et s'écarter du sujet
- Les membres les plus bruyants pensent qu'ils sont obligés de commenter chaque sujet
- Les membres les plus silencieux qui pensent que le simple fait d'être présent est suffisant
- Les participants ne se préparent pas aux points de l'ordre du jour pour lesquels une contribution est attendue de leur part.
Avec autant de pièges potentiels, il n'est pas étonnant que les MPs se tournent souvent vers leurs mentors ou d'autres personnes du domaine pour obtenir des conseils sur l'organisation de réunions.. Si vous cherchez à améliorer votre propre jeu de réunion, essayez de suivre ces stratégies pour rendre le temps passé plus efficace.
Comment organiser des réunions significatives
- Soulignez l'importance de l'ordre du jour
The l'ordre du jour que vous envoyez avant la réunion est plus qu'un simple document de référence, il donne tout le ton de la réunion à venir. Si vous avez l'impression qu'il est ignoré, n'ayez pas peur de dresser une liste de points d'action sur lesquels les membres devront donner leur avis. Faites en sorte que l'ordre du jour lui-même soit facilement scannable, avec les points clés en puces et en gras. Si elle est effectuée correctement, elle vous donnera une feuille de route fonctionnelle pour des réunions efficaces.
- Investissez du temps dans le choix des participants
Bien qu'il puisse sembler beaucoup plus facile de réunir toute une équipe en même temps, l'un des meilleurs conseils pour organiser des réunions est de réduire la liste des participants à ceux qui doivent vraiment être présents. Non seulement cela rendra la réunion plus facile à gérer et concentrée sur les informations essentielles, mais cela peut également permettre de gagner beaucoup de productivité pour le projet en général.
- Faites attention à ceux qui ne participent pas
Dans le même ordre d'idées, les personnes qui assistent à la réunion mais ne participent pas créent un déficit de productivité, c'est-à-dire qu'elles perdent du temps. Bien sûr, il n'est pas toujours facile pour tout le monde de s'exprimer et il faut le comprendre et faire preuve d'empathie, mais en notant ceux qui ne participent pas, vous pouvez travailler avec eux sur ce point dans un cadre plus privé ou essayer de les amadouer gentiment en leur demandant leur avis sur un sujet pertinent.
- Modifier le format de la réunion si nécessaire
Si vous trouvez que vos réunions ne se déroulent pas comme vous le souhaiteriez ou ne sont pas efficaces, envisagez de changer la façon dont elles se déroulent. Il existe de nombreuses options, telles que utiliser la méthodologie Agile, les réunions permanentes ou "rencontres goalfest"et briser les vieilles habitudes peut secouer l'ambiance d'une culture de réunion qui s'est étiolée.
- Respectez les limites de temps par principe
Il peut être très facile de dépasser le temps de réunion sur des sujets qui peuvent sembler importants, mais c'est une mauvaise habitude qui nuit à la fois à la productivité et au respect du processus de réunion. Si les sujets ne sont pas traités dans le temps imparti, cherchez à savoir pourquoi. Réfléchissez à la réunion et voyez ce qui pourrait être fait pour l'améliorer, par exemple en ayant moins de points à l'ordre du jour ou en demandant aux participants de rendre leurs contributions plus concises.
