La visualisation de ce que vous faites maintenant est largement considérée comme l'une des étapes initiales d'un parcours Kanban ou Lean. Même le fait de commencer par de simples couloirs To Do, Doing et Done sur un tableau Planview AgilePlace fonctionne à merveille. Les gens savent quel travail est "en cours" et quel est le statut actuel. Ils comprennent le flux du travail et la séquence des actions pour que les choses soient faites.
Cette transparence - l'un des principaux résultats de la visualisation du travail - n'est cependant que le point de départ.
Ce que la plupart des équipes recherchent vraiment, c'est la rapidité. La question se pose donc : Quelles sont les étapes qu'une équipe doit franchir pour passer d'une simple visualisation à une livraison de valeur continue et rapide ?
Conseils pour concevoir votre conseil AgilePlace de Planview pour la vitesse
Comprendre votre "quoi" et votre "comment".
Qu'il s'agisse de créer un nouveau tableau AgilePlace de Planview ou d'apporter des modifications à un tableau existant, examinez le "comment" et le "quoi". Il est important de les distinguer dès le départ, de sorte que lorsque le moment est venu de rechercher des domaines à améliorer, vous puissiez examiner les bonnes données.
Lors de la configuration d'un tableau AgilePlace de Planview, le comment - ou les actions - représentent les voies ou les étapes du processus dans votre flux, par ex. construire, réviser, fusionner, déployer, publier. S'assurer qu'aucune étape ne passe inaperçue peut être difficile, mais reconnaître quelque chose comme un transfert entre personnes ou équipes peut aider à identifier les domaines à simplifier à l'avenir. Si vous constatez qu'il y a différentes étapes pour différents types de travail, il est temps d'utiliser swimlanes horizontaux pour aider à distinguer les flux.
Le quoi - ou les produits livrables - représente les types de travaux qui passent par les étapes pour arriver à l'achèvement. Ces éléments peuvent être des éléments de travail importants, par exemple un contrat, une fonctionnalité ou une campagne, ou des éléments plus petits, par exemple. modifier un message d'erreur système ou une image de page Web. Afin de comprendre les modèles et d'en tirer des leçons, il est important de faire la différence entre les différents types de travail.
Si l'on consacre du temps à quelque chose, cela doit être représenté sur le tableau. Cacher le travail en cours, aussi "spécial" soit-il, fait beaucoup plus de mal que de bien. Votre tableau doit toujours représenter la réalité, et non ce qui est considéré comme l'état idéal.
Créer un langage commun
Une fois que la structure de base de votre tableau AgilePlace de Planview est en place et que les cartes circulent dans votre processus, vous voudrez peut-être réfléchir aux moyens de vous assurer que votre équipe utilise le tableau de manière cohérente. Il y a trois choses à considérer pour favoriser une première compréhension commune des "règles de la route".
Maintenir les politiques de la voie
Ces principes directeurs aident à clarifier le processus, par exemple quand un travail peut être retiré d'un couloir ou y être intégré.
Classez votre travail par ordre de priorité
Prenez le temps de mettre en place des règles autour de ce que votre équipe classe comme travail critique, haute, normale et basse priorité. Ces désignations sont souvent utilisées pour refléter le coût d'opportunité ou le risque.
Surveillez volontairement le mauvais
Rendre le travail visible permet également de faire remonter les problèmes à la surface. Signalez le travail bloqué et les goulots d'étranglement afin que toute l'équipe soit dans la boucle et puisse identifier les tendances. Après tout, il est difficile de s'améliorer si l'on ne voit pas les problèmes.
Construire autour des contraintes
Tous les systèmes ont un goulot d'étranglement ou une contrainte qui régit la production, que nous en soyons conscients ou non. Si vous ne savez pas où se trouve le goulot d'étranglement dans votre processus, ne vous inquiétez pas... La visualisation du travail est un moyen d'apprendre rapidement. Et si vous savez ce qui limite le rendement de votre équipe, vous avez alors une longueur d'avance et pouvez ajuster le flux pour le gérer. Identifier et gérer les contraintes permet d'informer et de former une base solide pour atteindre la vitesse.
Identifier les goulots d'étranglement
Une méthode pour exposer les goulots d'étranglement de votre système consiste à ajouter des voies de "file d'attente" à votre tableau Planview AgilePlace. Les files d'attente représentent une étape dans le flux de travail qui implique l'attente d'un transfert pour poursuivre/achever le processus. Par exemple, considérez un transfert qui se produit lorsqu'une épreuve/un prototype de travail est prêt à être examiné par une autre personne. L'étape du prototype est "terminée", mais le réviseur n'a pas encore commencé l'étape de révision. Si le travail supplémentaire est ajouté à la voie Prototype - Done, mais qu'aucun travail n'est tiré vers Review, il est clair que l'équipe a un goulot d'étranglement dans l'étape Review du processus.
Faire du temps de travail et temps d'attente visible.
Connaître le temps moyen que le travail passe dans chaque partie du processus peut aider à comprendre où le flux peut être amélioré. Une façon d'y parvenir est de calculer le nombre d'articles qui passent par chaque partie du processus chaque jour pendant quelques semaines. Si vous tracez des pentes pour représenter l'arrivée moyenne (départ) et le départ moyen (arrivée), vous pouvez évaluer le débit en fonction de la façon dont les pentes se comparent les unes aux autres. Lorsque la pente des lignes entre les étapes du processus diverge, il y a trop de travail en cours, ce qui augmente le temps passé dans une partie du processus. Vous pouvez mettre en place des contrôles sur la quantité de travail qui entre dans cette partie du processus pour améliorer le flux.
Les pentes divergent : Il est temps d'ajuster les limites du WIP
Pentes parallèles : Ça a l'air bien !
Introduire des limites d'encours pour encourager le flux de travail
Le débit - défini comme un flux régulier et continu - ne peut se produire sans contrôles. Les mécanismes de contrôle dans le Kanban sont Limites d'encours (WIP). Les limites de l'encours contrôlent la quantité de travail qui peut/doit être attirée dans certaines parties du processus afin de garantir que le processus dans son ensemble ne soit pas surchargé. Lorsqu'il y a trop d'encours, le travail ralentit ou s'arrête complètement.
Un point de départ commun consiste à fixer la limite d'encours à un nombre égal à celui des membres de l'équipe, plus un. Si vous faites partie d'une équipe de six personnes, la limite initiale du WIP pour la partie création de preuves/prototypes du processus est de sept. Notez qu'il ne s'agit que d'un point de départ et que certains ajustements au fil du temps doivent être attendus/souhaités. Au fur et à mesure que les équipes évoluent et que les combinaisons de compétences ou les domaines d'intérêt changent, ces limites devront également être ajustées pour garantir un flux optimal. L'essentiel est de commencer quelque part et de mesurer en cours de route.
J'en profite
La première étape vers une livraison de valeur durablement rapide est de construire un tableau qui reflète fidèlement votre processus. À partir de là, utilisez ces conseils pour commencer à optimiser la vitesse. Effectuez de petits changements progressifs afin que votre travail ne soit pas perturbé par vos efforts d'amélioration. Utilisez les mesures du tableau de Planview AgilePlace pour vous aider à déterminer votre ligne de base, puis analysez votre amélioration au fil du temps. N'oubliez pas que le Lean concerne l'amélioration continue . Vous ne devez pas commencer par un état idéal. Commencez là où vous êtes, puis utilisez votre planche comme un outil pour vous guider vers un système plus rapide et plus sain.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur les sujets abordés dans ce billet, nous vous recommandons les ressources suivantes :
- Why We Need WIP Limits
- 6 Mesures Lean pour augmenter la vitesse de livraison
- 3 Questions à poser pendant le standup pour faire de la rapidité une priorité
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
