Un planificateur de gestion du temps complet, flexible et fonctionnel est essentiel. Considérez ceci : pour les chefs de projet, la ressource la plus précieuse dont ils disposent n'est généralement pas le budget - c'est le temps. Et malheureusement pour beaucoup d'entre eux, le temps ne joue pas en leur faveur. Par exemple, Harvard Business Review a analysé près de 1,500 projets informatiques, et a constaté qu'un sur six avait un dépassement de calendrier moyen de près de 70%. Et la nécessité d'un planificateur de gestion du temps efficace est tout aussi criante pour d'autres types de projets, tels que le marketing, les services professionnels, l'ingénierie et la construction (rappelez-vous que le "Big Dig" de Boston devait initialement être terminé en 1997, mais qu'il a été inauguré en 2007 !)
Planification et gestion du temps
Avant d'explorer les principaux éléments du logiciel de planification de la gestion du temps , il est utile de se pencher sur les processus de gestion intégrée du calendrier approuvés par le Project Management Institute dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixième édition, 2017). Il s'agit notamment de :
Planifier la gestion du calendrier :
Il s'agit du processus de création de politiques, de procédures et de documents liés à la planification, au développement, à la gestion, à l'exécution et au contrôle du calendrier du projet.
Définir les activités :
Il s'agit du processus consistant à déterminer et à documenter les différentes actions qui doivent être réalisées, afin d'obtenir les résultats attendus du projet.
Séquence d'activités :
Il s'agit du processus de détermination et de documentation des diverses relations entre les activités du projet.
Estimez la durée des activités :
Il s'agit du processus d'estimation du volume des périodes de travail nécessaires à la réalisation de diverses activités, en utilisant les ressources estimées.
Développez le calendrier :
Il s'agit du processus de construction d'un modèle de calendrier de projet en analysant les différentes séquences d'activités, les durées et les besoins en ressources.
Calendrier de contrôle :
Il s'agit du processus de surveillance de l'état du projet, de la mise à jour du calendrier et (si nécessaire) de l'ajustement de la base de référence du calendrier.
Le planificateur de gestion du temps que les organisations choisissent doit permettre aux chefs de projet (et aux membres associés de l'équipe, tels que les responsables du planning, le personnel du PMO, etc.) de développer, d'exécuter, de gérer et de contrôler tous les processus décrits ci-dessus. Cette prise de conscience est d'une importance capitale, car certaines solutions sur le marché qui se vantent d'être "le meilleur planificateur de gestion du temps" ne disposent pas des outils de planification de la gestion du temps complets et personnalisables qui sont nécessaires à la gestion de projets au niveau de l'entreprise. Ils sont plutôt adaptés aux petits projets, simples et courts, dont la durée, les activités et les ressources sont limitées. Elles peuvent également être plus appropriées pour un usage individuel (par exemple, une application personnelle de gestion du temps et des tâches), et non pour les équipes.
Choisir le meilleur planificateur de gestion du temps
Lors de l'évaluation des différents outils de planification de la gestion du temps - et des fournisseurs qui les construisent et les prennent en charge - concentrez-vous sur les points suivants :
- Basé sur le nuage : l'accès à un planificateur de gestion du temps en ligne permet aux travailleurs distants et aux équipes distribuées de télécharger et d'envoyer facilement des données relatives au temps, quel que soit l'endroit où ils travaillent ou l'heure de la journée.
- Suivi en temps réel : cela permet aux organisations de suivre les performances des projets (et des portefeuilles) et d'isoler les facteurs clés qui contribuent - ou entravent - l'efficacité, la productivité et le progrès.
- Feuilles de temps intégrées : . Cela rend les rapports de temps simples et rapides pour les membres de l'équipe. Il permet également aux chefs de projet et aux autres cadres de visualiser une liste de tous les éléments de travail à rapporter pertinents pour une durée donnée, et d'utiliser des filtres pour approfondir un élément de travail spécifique.
- Chronomètre intégré : permet aux travailleurs d'enregistrer en temps réel la durée précise qu'ils ont passée sur tout élément de travail apparaissant dans leur feuille de temps. Lorsqu'ils ont terminé une tâche, le temps écoulé est automatiquement enregistré comme une entrée de feuille de temps. Cela est extrêmement pratique pour les travailleurs et élimine la possibilité d'une erreur humaine. Cela signifie également que les chefs de projet n'ont pas à subir la frustration de plaider sans cesse auprès des travailleurs pour qu'ils soumettent leurs feuilles de temps remplies. Tout le monde est gagnant !
- Intégration PPM complète : . Cela permet de connecter et de synchroniser toutes les informations de temps et de calendrier avec les autres pièces du puzzle de la gestion de projet, notamment la gestion du budget, la gestion des risques, la gestion des changements, la gestion des ressources et la gestion de la communication.
Modèle de planificateur de gestion du temps
Il est également important de se concentrer sur une solution qui permet aux organisations de sauvegarder un projet en tant que budget et modèle de planificateur de gestion du temps, afin que les projets futurs puissent être rapidement créés en utilisant la même structure de base (et en la personnalisant si nécessaire).
Stratégies de gestion du temps
En plus de choisir le bon planificateur de gestion du temps, les chefs de projet qui ne veulent pas avoir à faire face à des dépassements de calendrier chroniques - et à des sponsors et parties prenantes irritées - devraient adopter les stratégies de gestion du temps suivantes :
- Connaissez votre personnel, y compris ses compétences, sa disponibilité, son coût, son emplacement/son fuseau horaire et son engagement (p. ex. employé, entrepreneur indépendant retenu, pigiste à la demande, etc.)
- Concentrez-vous sur la création d'un plan de projet bien défini, qui comprend les détails des tâches (durées, dates d'échéance, etc.), ainsi qu'un énoncé clair et accepté de la portée du projet.
- Développez une structure de répartition du travail (SRT) détaillée, en décomposant les livrables importants en tâches plus petites qui sont plus facilement comprises, communiquées et réalisées.
- Restez en contact avec les parties prenantes concernées tout au long du projet. Si (ou plutôt, quand) il est probable ou certain qu'un jalon ou un livrable ne sera pas atteint, les gestionnaires de projet doivent alors gérer les attentes de manière proactive.
Assurez-vous que toutes les réunions sont nécessaires et qu'elles ont un ordre du jour clair, des heures de début et de fin fermes, et qu'elles sont suivies par tous les membres de l'équipe et les parties prenantes concernés. - Résistez à la tentation d'allouer trop de ressources, surtout pour les projets qui prennent du retard. Parfois, "ajouter plus de corps" à un projet ne permet pas d'accélérer les progrès. Au contraire, cela aggravera les goulets d'étranglement et la confusion. Cela peut également conduire au désengagement et à l'épuisement des travailleurs.
Le mot de la fin
Il n'y a aucun moyen d'empêcher 100% des projets de connaître des dépassements de budget. La gestion de projet est par nature incertaine, et une grande partie du travail est itérative (c'est-à-dire que l'on en apprend davantage sur les exigences, les opportunités et les risques réels d'un projet au fur et à mesure de son déroulement). Cependant, les organisations qui choisissent le bon planificateur de gestion du temps, et qui adoptent également des stratégies optimales de gestion du temps, augmenteront considérablement la probabilité que davantage de projets atteignent la ligne d'arrivée ou le temps prévu. Ou mieux encore, même un peu en avance sur le calendrier - ce qui est toujours un bonus bienvenu !
