Une répartition efficace du temps ne signifie pas nécessairement qu'il faut y consacrer plus de temps, il s'agit de faire le meilleur usage du temps qui a déjà été accordé à quelque chose et peut souvent faire la différence entre le succès et l'échec d'un projet.
L'utilisation des compétences en gestion du temps a des effets sur tous les aspects d'un projet, notamment :
- Estimation de l'utilisation des ressources
- Planification des livrables et respect des délais
- Ordre des tâches et choix du chemin critique
- Coordination avec les entrepreneurs
- Créer un calendrier de projet précis
- Prévision de la répartition appropriée du temps pour les tâches et les membres de l'équipe
Bien sûr, c'est une chose de parler de l'importance de grandes compétences en matière de gestion du temps et une autre de les avoir réellement ou de les développer. Heureusement pour les chefs de projet modernes, il existe aujourd'hui un potentiel beaucoup plus important pour rassembler et examiner l'efficacité de l'utilisation du temps dans l'ensemble de leurs projets et pour se fier moins à l'intuition.
Si vous voulez commencer à améliorer votre propre capacité à répartir votre temps, voici quelques bons points de départ.
Utilisez une méthodologie qui fonctionne
Pour bien répartir le temps, il est essentiel de avoir un plan sur la façon dont il sera mesuré et sur la façon dont les tâches seront déléguées. Il existe une variété de techniques courantes utilisées, allant de la méthode Pomodoro relativement simple (c.-à-d. faire tout par tranches de 25 minutes, suivies d'une pause de cinq minutes) aux "168" heures de Laura Vanderkam, une approche plus théorique qui se concentre sur l'idéal selon lequel nous disposons en réalité de tout le temps nécessaire pour faire tout ce que nous voulons vraiment.
La répartition des tâches et des horaires de votre équipe dans un système peut aussi être aussi simple qu'une simple déclaration de leur part, mais l'important pour un chef de projet est de pouvoir évaluer et analyser la répartition du temps pour découvrir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et où des changements progressifs peuvent être apportés.
Soyez cohérent
Une fois que vous avez décidé de la manière dont le temps alloué sera évalué, il est important de s'y tenir et de rester cohérent tout au long du projet. Il est peu probable qu'un système particulier soit d'une inefficacité dévastatrice, mais ce qui nuira certainement aux chances de réussite et augmentera la confusion, c'est d'essayer de passer à quelque chose de différent chaque semaine.
Intégrer la flexibilité dans le système
La flexibilité est l'une des compétences de gestion du temps, mais l'une de celles dont on parle le moins. À moins que vous ne travailliez uniquement avec des machines, il est essentiel de se rappeler que les humains ne peuvent pas simplement passer d'une tâche ou d'un mode à un autre. Ces changements cognitifs prennent du temps, qu'il faut prévoir.
Examinez votre précision et apprenez de vos erreurs
Comme nous l'avons mentionné, l'un des grands avantages des logiciels modernes de gestion de projet est le fait que pratiquement toutes les données créées à partir de votre projet, y compris l'allocation de temps, peuvent être rassemblées en un seul point et analysées. Cela permet aux chefs de projet d'obtenir un aperçu réel de ce qui se passe sur leur projet et de l'efficacité de leurs compétences en matière de gestion du temps.
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