La gestion de projet est un travail difficile. Même les vétérans chevronnés qui ont passé des années à apprendre comment devenir un gestionnaire de projet efficace connaissent des revers occasionnels. Même lorsque vous avez planifié et exécuté les choses à la perfection, l'inattendu peut survenir.
La façon dont vous réagissez à ces problèmes peut faire la différence entre maintenir votre projet sur la bonne voie ou le voir s'arrêter net.
Qu'est-ce qui fait le succès d'un chef de projet ? Il ne s'agit pas de savoir s'ils rencontrent des problèmes. C'est la façon dont ils abordent les problèmes et trouvent des solutions.
Vous voulez en savoir plus ? Vous trouverez ci-dessous six conseils pour vous aider à devenir un chef de projet plus performant.
1. Connaître le processus
L'un des conseils les plus importants pour réussir en tant que chef de projet est comprendre le processus du projet. Chaque projet est différent, et le processus qui vous a aidé sur un projet peut vous gêner sur un autre. En tant que chef de projet, c'est à vous de décider quelle approche est la meilleure pour mener à bien votre projet dans les délais et le budget impartis.
Chaque projet a un flux de travail, et la façon dont vous choisissez de gérer les processus dépend de votre projet. Les trois techniques de gestion de projet les plus populaires sont :
- Approche traditionnelle en cascade : Une approche linéaire qui implique une planification approfondie, où les équipes accomplissent les tâches de manière séquentielle.
- Agile : Au lieu de planifier à long terme, les projets sont planifiés de manière itérative. Le travail est effectué par étapes, ce qui nécessite des boucles de rétroaction plus courtes où le travail est construit sur le travail précédent.
- Approche hybride : Cette approche combine des équipes Agile avec un travail de haut niveau dirigé par des jalons, ce qui en fait une excellente approche pour les équipes en transition vers Agile. C'est un excellent compromis lorsque vous avez des équipes Agile et des parties prenantes exécutives qui préfèrent toujours l'approche en cascade.
Ces approches peuvent être utilisées conjointement avec des outils de gestion de projet visuels, ce qui facilite le suivi des processus en temps réel .
2. Communiquer efficacement
Presque tous les guides écrits sur la manière de réussir en tant que chef de projet soulignent l'importance d'une bonne communication. En fait, de nombreux projets échouent en raison d'une rupture de communication.
Mais qu'est-ce qu'une bonne communication ? Trop de correspondance et les gens sont submergés de messages et les informations importantes se perdent. Lorsqu'il y a un manque de communication, les projets commencent à s'effondrer car les équipes, les parties prenantes et la direction perdent le fil de leurs buts et objectifs.
Communiquer efficacement exige que vous trouviez ce parfait équilibre. Avec les équipes, vous devez leur dire ce qu'elles doivent savoir pour réussir, mais ne les accablez pas d'informations inutiles. Les parties prenantes doivent recevoir des mises à jour régulières tout au long du projet, afin que vous puissiez gérer leurs attentes et leurs perceptions.
Vous pouvez également améliorer la communication en :
- Création d'un plan de communication
- Utilisation d'une solution de gestion de projet pour toutes les communications et le partage de documents
- Transmettre les mises à jour avec des données visuelles, avec des KPI et des outils de gestion de projet visuels.
En fin de compte, une bonne communication guide les équipes dans la bonne direction et garantit que toutes les personnes impliquées dans votre projet sont sur la même longueur d'onde.
3. Gérer les risques et les problèmes
Lorsque vous apprenez à devenir un gestionnaire de projet efficace, il est important que vous sachiez gérer les risques de manière efficace. Si la plupart des chefs de projet comprennent l'importance de la gestion des risques, ceux qui réussissent savent comment gérer les risques.
Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer votre processus de gestion des risques :
- Ne vous précipitez pas : Aucun chef de projet ne souhaite passer du temps supplémentaire à planifier les risques, mais une mauvaise évaluation des risques pourrait augmenter le temps que vous consacrez à votre projet de 25%.
- La gestion des risques est un parcours : Identifiez les risques tout au long de votre projet, et pas seulement au début de celui-ci.
- Communiquez efficacement : . Utilisez les réunions d'état hebdomadaires comme une occasion d'identifier et de gérer les risques et autres problèmes.
4. N'oubliez pas la vue d'ensemble
La plupart des projets comportent beaucoup de pièces mobiles pour vous devez garder la trace de. Il est facile de laisser tomber la balle si vous n'êtes pas conscient de la situation dans son ensemble.
Vous devez trouver un équilibre entre :
- Livrer à temps
- Respecter le budget
- S'en tenir à sa portée
En vous concentrant exclusivement sur un élément, vous déséquilibrerez votre projet. Par exemple, les délais sont importants, mais s'ils sont votre seule priorité, vous risquez de négliger des erreurs ou d'accepter un travail de qualité inférieure - surtout lorsque vous gérez de grands projets.
Pour réussir en tant que gestionnaire de projet, vous devez être flexible. Les bons leaders comprennent la nature de leur projet (les buts et les objectifs) et savent quand ils doivent maintenir le cap et quand ils doivent adopter une autre approche -comme Agile.
5. Restez humble
Avec la popularité croissante d'Agile, la gestion de projet de type "commande et contrôle" est en train de passer de mode. Les chefs de projet s'éloignent de la microgestion, donnant aux équipes plus d'autonomie pour planifier et organiser leur travail.
Dans le cadre de cette approche, les gestionnaires de projet adoptent le rôle d'un "leader serviteur" . Leur rôle n'est pas de donner des ordres, mais plutôt de responsabiliser les équipes afin qu'elles puissent mener à bien les projets dans le respect des délais et du budget. Voici quelques façons de devenir un leader serviteur :
- Fixez les objectifs et laissez les équipes décider de la manière de gérer le travail
- Ne soyez pas un je-sais-tout - posez des questions et sollicitez le feedback de vos équipes.
- Croyez aux projets de votre équipe, motivez-la et accompagnez-la jusqu'à la ligne d'arrivée.
Lorsqu'il s'agit de l'importance des compétences de leadership, la gestion de projet n'est pas différente des autres postes de direction. De bonnes compétences interpersonnelles vous seront très utiles lorsque vous coordonnerez et communiquerez avec les membres de votre équipe.
6. Apprenez toujours
En tant que discipline, la gestion de projet est en constante évolution. Les chefs de projet accomplis ne se fixent jamais sur leur chemin - ils continuent à apprendre. Comme la technologie et le paysage professionnel continuent d'évoluer, attendez-vous à voir différents outils et de nouvelles approches de gestion de projet qui vous permettront de continuer à apprendre comment être un gestionnaire de projet efficace.
Nous parlons beaucoup d'amélioration continue dans la gestion de projet, mais elle ne s'applique pas seulement au travail livré. Vous devez continuellement améliorer vos compétences en matière de leadership et de gestion de projet, et habiliter les membres de l'équipe à s'améliorer eux aussi. Ainsi, vous et vos équipes disposerez des connaissances et de l'expérience nécessaires à la réussite de vos projets.
Tout mettre en place
Devenir un gestionnaire de projet efficace n'est pas quelque chose qui se fait du jour au lendemain. C'est un processus qui nécessite quelques essais et erreurs et beaucoup d'apprentissage. Vous voulez en savoir plus sur la manière de devenir un chef de projet efficace ? Téléchargez notre eBook intitulé "Get Work Done Faster : 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery" pour découvrir comment vous pouvez accélérer la planification et la livraison de vos projets.
