Un mandat de services partagés a mis au défi une grande université de fusionner trois organisations informatiques centrales en une seule. Pour atteindre les objectifs de prestation de services, ils ont dû redéfinir et mettre en œuvre leurs opérations informatiques et leurs processus internes. En outre, il leur fallait plus de 800 employés pour les adopter ! En collaboration avec le service informatique, le PMO a commencé par la gestion de la demande et a maintenant réduit les projets approuvés de 75 pour cent, créé un pipeline visible de la demande, réduit la charge de travail du personnel et amélioré les performances.
Cet exemple montre le pouvoir de la gestion de la demande pour rationaliser les demandes de travail et se concentrer sur le travail qui compte pour l'entreprise - quel que soit votre secteur. Dans notre premier segment de cette série en deux parties sur l'amélioration de la gestion de la demande, nous avons abordé les deux premières directives :
- Comment saisir les demandes de travail initiales, et
- Développez un solide processus d'admission au travail.
Une fois que vous avez introduit quelques demandes de travail dans le système et peaufiné votre processus, il est temps de catégoriser la demande, de mettre le travail en marche et de déterminer les résultats.
C'est exact : Le PMO avisé tient le compte pour s'assurer que tout le travail contribue aux objectifs stratégiques et que le système fonctionne aussi bien et aussi efficacement que possible. Les lignes directrices trois et quatre portent sur l'instauration d'un processus de priorisation cohérent basé sur les objectifs commerciaux et le suivi des résultats pour démontrer le succès ainsi que l'amélioration continue du processus.
3. Évaluer et générer les éléments clés du travail
Les BGP avisés utilisent des scores de priorisation pour comparer et évaluer les demandes d'admission de travail. Certains établissent même le processus de priorisation en même temps qu'un processus de gestion de la demande pour un effet maximal. Le point important est de sélectionner les initiatives à plus forte valeur ajoutée pour votre organisation, sur la base de facteurs commerciaux clés.
Vous pouvez évaluer et catégoriser la demande de deux façons :
- Un simple score calculé des données clés, ou
- Un modèle de notation pour représenter les métriques commerciales.
Demandez aux approbateurs et aux parties prenantes concernés de noter les facteurs quantitatifs, tels que le retour sur investissement (ROI), ou qualitatifs, tels que l'adéquation stratégique, l'impact ou le risque. Vous pouvez également pondérer ces facteurs en fonction de leur importance relative.
Utilisez ces scores pour identifier les demandes qui devraient aller de l'avant et être transformées en efforts de travail tels qu'un projet, une tâche, une action, ou une combinaison de ceux-ci. Vous pouvez décider de retarder, de mettre de côté pour le moment, ou peut-être même de rejeter les demandes qui ne répondent pas aux critères de notation de votre organisation. Personnalisez vos processus comme bon vous semble, en assurant la cohérence et l'amélioration continue tout au long du processus.
4. Audit, suivi et amélioration
Pour améliorer constamment la gestion de la demande, les PMO avisés examinent le processus, déterminent les résultats, puis prennent des mesures. Voici cinq façons d'évaluer les performances de votre fonction de gestion de la demande - tant le processus de prise de travail que le travail achevé - puis d'apporter des améliorations :
A. Analysez le flux : Analysez le nombre et la vélocité des demandes qui passent par le processus de prise en charge du travail et ajustez-les au besoin pour prévenir :
- Demandes redondantes
- Demandes qui ont progressé trop loin avant d'être arrêtées
- Demandes qui n'auraient pas dû entrer dans le processus au départ
B. Identifiez les goulots d'étranglement : Localisez les portes qui présentent des goulots d'étranglement et qui bloquent les demandes de grande valeur. Évaluez les formulaires de demande et les informations recueillies à chaque porte.
- Vos examinateurs tiennent-ils compte des mauvaises informations ?
- N'ont-ils pas assez d'informations ?
- Ensuite, examinez les approbateurs de porte eux-mêmes : Avez-vous identifié et désigné les bons experts en la matière pour être les approbateurs ?
- Les experts ont-ils besoin d'un rappel lorsqu'une demande reste trop longtemps à la porte ?
C. Documenter et améliorer : Identifier les leçons apprises et prendre des mesures correctives :
- Modifier et faire évoluer le processus d'admission en fonction de la croissance de votre organisation
- Gardez un historique et évitez de répéter les erreurs connues.
D. Segmentez les demandes de travail : Faites des comparaisons et analysez les impacts en segmentant les demandes de travail par score, département, initiative stratégique et autres facteurs importants. Votre solution logicielle PPM peut vous aider à comparer et à accéder aux résultats des demandes de travail.
E. Résumez les résultats : Démontrez la valeur de l'apport du travail en communiquant les résultats et autres informations pertinentes aux parties prenantes. Publiez régulièrement des tableaux de bord afin que les parties prenantes puissent suivre l'état d'avancement, améliorer le processus et faciliter l'exécution rapide du travail stratégique.
En utilisant ces quatre étapes pour établir la gestion de la demande, vous pouvez choisir un travail qui correspond à la stratégie et qui génère de la valeur :
- Saisir les demandes de travail initiales
- Diriger le processus d'admission au travail
- Évaluer et générer les éléments clés du travail
- Audit, suivi et amélioration
En plus d'un solide processus de réception des travaux, le PMO avisé établit aussi efficacement la priorité des travaux et peut lancer avec succès la planification des ressources et des capacités. Ils peuvent acheminer les demandes par le biais du système et redéfinir fréquemment les priorités à mesure que de nouvelles demandes arrivent, en planifiant et en gérant en permanence.
Pour en savoir plus sur ces capacités, consultez notre série de blogs sur la hiérarchisation des priorités et la planification des ressources :
- Comment prioriser votre travail en tant que PMO avisé ?
- La priorisation des projets en tant que PMO avisé
- Comment mener la planification des ressources en tant que PMO avisé ?
En outre, consultez toute notre série de livres électroniques Savvy PMO pour des directives pratiques, des feuilles de travail et des listes de contrôle :
- Gestion de la demande : Le guide du PMO avisé
- Priorisation – Le guide du PMO avisé
- Planification des ressources – le guide du PMO avisé
