Votre PMO génère-t-il des tableaux de bord de portefeuille pour les parties prenantes et les dirigeants ? Si c'est le cas, ces tableaux de bord de portefeuille offrent-ils les bons aperçus et données pour aider à informer et à habiliter vos chefs d'entreprise à prendre des décisions rapides ? Cela aide-t-il votre PMO à être perçu comme un moteur de valeur ?
Dans une 2019 sondage Deloitte auprès de 1,000 cadres américains, 67% ont révélé qu'ils ne sont pas à l'aise pour accéder aux données de leurs outils et ressources ou pour les utiliser. Même parmi ceux qui considèrent que leur organisation est fortement "axée sur les données", 37% ont encore exprimé leur insécurité.
Le PMO avisé le reconnaît et fait de l'accès à des données très visuelles et utiles un impératif en fournissant des tableaux de bord de portefeuille complets. C'est d'autant plus crucial aujourd'hui que les organisations modifient rapidement leurs stratégies, leurs priorités et leurs budgets. Ils doivent comprendre les impacts à court et à long terme.
Dans Partie 1 de cette série de blogues, nous avons couvert les trois premiers des six domaines de visibilité que les BGP devraient développer en vue de devenir un conseiller plus stratégique pour l'entreprise :
- État et santé des projets : Gardez les projets sur la bonne voie
- Planifié vs. réel : Visualisez les performances par rapport au plan
- L'admission et la demande : Choisir le bon travail à poursuivre
Le PMO avisé s'appuie sur les rapports au niveau des projets pour créer des tableaux de bord de portefeuille de plus en plus sophistiqués. Les trois derniers domaines se concentrent sur la création de rapports et de visualisations de haute qualité et opportuns que les parties prenantes peuvent facilement utiliser pour prendre de bonnes décisions et s'assurer que les portefeuilles respectent la stratégie :
- Visibilité de niveau portefeuille
- Visibilité au niveau de la direction
- Analyse en temps réel
Pour chaque domaine de visibilité, le PMO avisé doit déterminer le public, le but, les résultats et les avantages. En commençant par la visibilité du portefeuille, voici les autres domaines de visibilité :
4. Visibilité du portefeuille : Favoriser l'alignement et la valeur
Une visibilité de haut niveau sur l'état du portefeuille permet aux dirigeants et aux gestionnaires de portefeuille de planifier et d'exécuter les initiatives à plus forte valeur dans leur contexte, en tenant compte des contraintes financières et de ressources. Ils peuvent garder un œil sur les progrès réalisés et apporter des corrections de trajectoire si nécessaire. Voici trois types d'informations à inclure dans les tableaux de bord de portefeuille :
- Alignement stratégique: Fournir un aperçu de la manière dont le portefeuille atteint les objectifs stratégiques. Incluez tous les investissements de projet approuvés qui s'alignent sur ces objectifs. Grâce à ces informations, le gestionnaire de programme ou de portefeuille peut vérifier que tous les travaux sont liés au plan stratégique.
- Financials: Créez des vues complètes des budgets, des réalisations et des prévisions. Mettez en évidence la répartition des coûts par projet de portefeuille, les dépenses capitalisées et non capitalisées, l'innovation, la conformité, les activités "keep the lights on", etc. Décrire les KPI financiers pour que les parties prenantes puissent comprendre les tendances, apporter des améliorations et optimiser les dépenses en capital par rapport aux décalages, aux retards ou aux nouvelles opportunités.
- Santé et résumé de projet: Fournir des visualisations de l'état et des performances de haut niveau du portefeuille. Cela permet de voir d'un coup d'œil si les projets respectent les délais et le budget. Les rapports graphiques peuvent mettre en évidence les mesures de santé du projet telles que le calendrier, les coûts et les ressources.
5. Visibilité au niveau de la direction
Le PMO avisé sait que les chefs d'entreprise ont besoin de rapports et de tableaux de bord de portefeuilles personnalisés et faciles à comprendre qui fournissent les bonnes informations pour leurs besoins. En plus de celles recommandées dans les domaines 1-4, envisagez-en de nouvelles pour les cadres en réfléchissant à ce qu'ils demandent continuellement au sujet du portefeuille, par exemple :
- Travaillons-nous sur les bons projets pour soutenir nos buts et objectifs commerciaux ?
- Disposons-nous d'un nombre suffisant de personnes ayant les bonnes compétences pour effectuer le travail ?
- Respectons-nous le budget et obtenons-nous le retour sur investissement attendu ?
- Avons-nous la bonne combinaison de projets et de produits pour répondre à nos initiatives stratégiques ?
Aidez à répondre à ces types de questions en ajoutant les données forables suivantes aux tableaux de bord du portefeuille :
Arrivée de travail: Montrez le volume de la demande entrant dans l'organisation du cadre et où elle se situe dans le processus de gouvernance global.
Capacité des ressources par rapport à la demande: Sur la base de la demande actuelle, décrivez si l'organisation peut ou non accepter de nouveaux travaux et si oui, quand. Cela aide les cadres à comprendre pourquoi certains projets ne peuvent être pourvus en personnel et à prendre des décisions telles que l'embauche de plus de personnes ou l'augmentation de la capacité en privatisant d'autres projets.
Santé des Top Projets: Fournit des vues ciblées sur les performances des principaux projets du chef d'entreprise. Les indicateurs d'état rouges alertent les dirigeants sur les problèmes ou les risques. Ils doivent avoir la possibilité d'approfondir un projet pour voir les problèmes en suspens, le pourcentage d'achèvement, le calendrier, les coûts, etc.
Type de travail par budget: Indiquez si et comment le travail est équilibré entre les initiatives de croissance et les activités de gestion de l'entreprise, par exemple. Des informations claires confirmeront que l'organisation investit dans les bons domaines de travail ou que des changements sont nécessaires.
Hiérarchie de portefeuille: Adaptez les tableaux de bord de portefeuille au domaine fonctionnel de chaque dirigeant, comme le CTO, le CFO ou le CMO. Incluez les projets associés avec tous les détails pertinents.
6. Visibilité et analyse en temps réel : Un changement de jeu
Bien sûr, les cadres travaillent rarement en vase clos, d'autant plus que les initiatives deviennent de plus en plus complexes et interfonctionnelles. Les PMO avisés intègrent des informations en temps réel provenant de toute l'organisation dans leur outil PPM centralisé. Grâce à ces données et à ces analyses, ils peuvent aider les parties prenantes à visualiser et à analyser les tendances et les interdépendances au sein de l'entreprise.
Pour faciliter les meilleures décisions d'affaires, donnez des aperçus au-delà du statut tels que :
Analyse d'impact: Affichez les dépendances entre les portefeuilles, les projets, les personnes et les actifs. Les vues en temps réel de l'état des ressources et des activités doivent être liées aux objectifs stratégiques. Au fur et à mesure que les priorités et les budgets changent et que les ressources se déplacent, les gestionnaires de portefeuille et de ressources ainsi que les cadres et les finances peuvent constater les effets domino.
Analyse des tendances des KPI: Capturez des instantanés hebdomadaires et mensuels des métriques vitales du portefeuille et des projets. Effectuez des analyses de tendances pour vous assurer que tout est sur la bonne voie et prenez des mesures correctives dans le cas contraire.
Planification de scénarios d'hypothèses: Fournir des visualisations interactives pour modéliser l'impact des changements (tels que les travaux non planifiés), comparer les compromis entre les décisions proposées et voir la réaffectation des ressources et du financement sur différentes échéances. Les données prospectives facilitent la planification et l'optimisation des ressources, avec des vues par portefeuille, projet, rôle ou individu qui peuvent être basculées pour trouver la bonne combinaison.
Prédictif Analyse et optimisation de portefeuille (PPA): Construisez automatiquement le portefeuille de projets de la plus haute valeur en fonction de toutes les contraintes de ressources et de budget et comparez les scénarios de portefeuille. Cela permet de ne pas avoir à analyser manuellement les données (et donc de récupérer du temps pour mieux l'utiliser sur d'autres tâches et activités). Lorsque les besoins en ressources ou les budgets changent, les gestionnaires peuvent facilement replanifier le portefeuille.
Les bonnes données et analyses aident les PMO avisés, et leurs collègues des affaires, à s'assurer que l'organisation réalise la stratégie. Les sources de données en temps réel et les boucles de rétroaction sont essentielles à cet égard, idéalement alimentées par un outil PPM qui fournit une source unique de vérité pour tous. Des rapports, des analyses, des tableaux de bord de portefeuille et des indicateurs clés de performance hautement illustratifs et personnalisés donnent aux parties prenantes les informations dont elles ont besoin, de la manière la plus compréhensible et la plus utile pour elles.
En tant que bon gestionnaire et fournisseur d'informations, le PMO avisé peut faciliter et prendre des décisions efficaces pour l'entreprise. Ils peuvent offrir des recommandations éclairées, étayées par des faits et des preuves, ce qui rehausse le profil du PMO auprès des dirigeants et des autres leaders du processus. En conséquence, l'organisation peut plus efficacement atteindre les objectifs stratégiques, atténuer les risques et tirer parti de nouvelles opportunités.
Pour plus de détails sur ces six domaines, téléchargez le livre électronique Savvy PMOs Guide to Visibility and Reporting. Consultez également les autres eBooks de la série Savvy PMO :
- eBook Savvy PMOs Guide to Prioritization (en anglais)
- Savvy PMOs Guide to Resource Planning eBook (en anglais)
- Savvy PMOs Guide to Demand Management eBook (en anglais)
![Planview classé parmi les leaders dans le rapport Gartner Magic Quadrant 2018 sur la gestion des portefeuilles de projets [Infographie]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/06/Gartner-MQ.gif)
