Les parties prenantes ont un effet majeur sur les projets, ce qui n'est pas une grande surprise puisque les projets les affectent également, comme nous l'avons vu précédemment. Cependant, toutes les parties prenantes ne jouent pas les mêmes rôles ou ne veulent pas les mêmes choses. C'est pourquoi la gestion des parties prenantes est si cruciale pour garantir que les relations sont maintenues et que le soutien au projet reste fort.
Comment la gestion des parties prenantes peut mener au succès
Approbation des budgets et des changements
Les points de friction les plus courants entre les parties prenantes du projet concernent les questions de budget et de modifications de la portée. Dites-leur que vous allez migrer toute votre gestion de projet en ligne et il y aura des tumbleweeds, mais dites-leur que vous allez devoir modifier légèrement le plan et avancer le budget du projet et soudainement tout le monde est un rédacteur d'articles d'opinion.
Une gestion minutieuse des parties prenantes signifie qu'il faut obtenir le soutien de ceux qui ont la peau (financière) dans le jeu. Ainsi, lorsque les grandes questions se posent, vous avez suffisamment (sinon tous) d'entre eux dans votre camp pour gagner le débat.
Contribution et expertise
Les parties prenantes du projet peuvent être n'importe où - les communautés locales, le gouvernement fédéral ou même la fourrière pour chiens où vous avez promis d'emmener l'équipe pour le CSR. Les parties prenantes directes, en revanche, sont celles qui s'intéressent davantage à vos activités quotidiennes, comme les dirigeants de l'entreprise, les principaux fournisseurs ou un sponsor de projet. C'est de ce groupe de parties prenantes internes et externes que vous pouvez tirer l'un des grands avantages des relations avec les parties prenantes, c'est-à-dire une contribution utile et des niveaux d'accès à des contacts clés qui n'auraient pas été possibles autrement.
Soutien pour les retards et les problèmes
La majorité des projets sont confrontés à des problèmes à un moment ou à un autre, et cela peut être une période éprouvante pour les chefs de projet concernés. La meilleure option lorsqu'on doit rendre compte de retards et d'autres problèmes liés à un projet est d'affronter le problème de front. Dans ce cas, il est utile que votre gestion des parties prenantes ait cultivé une confiance suffisamment forte pour que votre leadership soit soutenu et que vous receviez l'approbation pour effectuer les changements dont le projet a besoin.
Gestion des risques
En termes d'évaluation et de gestion des risques, les parties prenantes jouent un double rôle. Tout d'abord, lors de l'élaboration du registre des risques potentiels pour le projet, de nombreuses parties prenantes seront en mesure de fournir une expérience utile de projets antérieurs similaires. Deuxièmement, les parties prenantes du projet doivent également être incluses dans les risques eux-mêmes, car leurs actions ou leurs décisions peuvent avoir une incidence directe sur vos chances de réussite. Ainsi, certaines parties de la gestion des parties prenantes deviennent également une gestion des risques.
Définir des résultats fructueux
Les paramètres d'un projet réussi sont généralement délimités au début du projet. Les parties prenantes du projet auront leur mot à dire sur les buts et les objectifs du projet, mais elles feront également partie du processus de réévaluation du succès ou de l'échec du projet en cas de changement en cours de projet ou de fin prématurée de celui-ci.
Les parties prenantes directes sont en fin de compte la cohorte qui doit être satisfaite pour qu'un projet soit vraiment réussi. La gestion des parties prenantes devient alors l'une des tâches les plus importantes que tout gestionnaire de projet doit accomplir. Mais lorsque les parties prenantes directes sont pleinement engagées et informées, les projets peuvent monter en flèche.
