Comment établissez-vous les priorités de votre travail ? Avez-vous un processus pour déterminer ce qu'il faut faire en premier ou pour identifier le travail qui apportera le plus de valeur à l'entreprise ? Si votre réponse est "non", poursuivez votre lecture ; et si vous avez répondu "oui", il est toujours possible de s'améliorer. Vous serez peut-être surpris par ce que vous trouverez ci-dessous.
Tout d'abord, reconnaissons qu'il n'est pas facile d'établir un processus de priorisation efficace lorsque votre PMO et vos équipes sont très sollicités. En fait, selon le rapport 2018 du PMI intitulé " Pulse of Profession ". Le rapport Pulse of the Profession du PMI, alors que 87 pour cent des directeurs de PMO qualifient ces processus de "très importants" ou "essentiels", seuls 12 pour cent déclarent être déjà "excellents" dans la hiérarchisation des initiatives.[1]
Cette déconnexion met en évidence la lutte que les directeurs de BGP doivent mener pour identifier et mettre en œuvre un processus de priorisation efficace. Mais nous avons rassemblé une liste d'étapes à suivre pour rendre le processus beaucoup plus facile.
Gardez à l'esprit...
Quelle que soit la manière dont vous évaluez et hiérarchisez actuellement le travail, vous devriez être en mesure d'examiner chaque initiative ou projet et de répondre à une question cruciale :
"Quelle est la valeur réelle ou l'avantage de ce travail et quelle est son importance par rapport à d'autres projets et initiatives ?" [block quote]
En tant que PMO avisé, vous devez être capable de vous améliorer en permanence et de vous déplacer avec agilité pour obtenir les résultats commerciaux qui comptent le plus. Même si votre processus actuel semble efficace, il est toujours possible de l'améliorer. Il suffit de suivre les quatre étapes que nous décrirons dans cette série de blogs. Commençons par la première étape du processus.
1. Prenez confiance.
Préparez-vous à établir des priorités - une priorisation et un pointage efficaces exigent deux choses :
- Un processus établi ; et
- Juste assez de gouvernance impliquant les bonnes personnes, le bon timing, les bons critères et les bonnes méthodes.
En tant que PMO avisé, vous devriez envisager de mettre en place et d'utiliser une liste de contrôle afin de réunir le bon groupe de personnes pour un processus de priorisation efficace. Incluez les éléments suivants : qui, quoi, quand, comment et à quelle fréquence.
Nous vous aiderons à démarrer en définissant chaque élément dans une liste de contrôle que nous vous proposons ci-dessous.
Qui aura son mot à dire dans le processus d'établissement des priorités ?
En tant que PMO avisé, vous êtes confiant dans la façon dont vous évaluez les facteurs de priorisation pour prendre des décisions objectives. Vous voudrez identifier les personnes qui ont l'expertise nécessaire pour évaluer correctement ces facteurs de priorisation. Gardez à l'esprit que cela doit inclure des parties prenantes bien informées d'autres équipes et départements.
Quels sont vos facteurs de priorisation ?
Ceux-ci doivent être fondés sur les objectifs commerciaux de votre entreprise, et pour cela, l'adhésion des dirigeants est essentielle. Considérez des critères tels que les aspects financiers (ROI, NPV, coût prévu, etc.), les objectifs commerciaux (alignement stratégique, orientation client, réduction des risques, etc.) et les facteurs moteurs (complexité, efficacité, conformité légale, etc.).
Quel est le meilleur moment pour établir des priorités ?
L'exercice de priorisation "une fois par an" n'est plus réaliste - vous devez établir dès le départ un calendrier de priorisation qui est déterminé par la nature du travail et la participation des parties prenantes. Les PMO avisés réévaluent et ajustent constamment leurs priorités pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise.
Comment regrouper au mieux les travaux pour les évaluer et les classer par ordre de priorité ?
Quelle est votre fréquence de pointage ?
- Annuellement/trimestriellement-se concentrer sur les initiatives clés ou les grands projets. L'utilisation du scoring dans le processus de planification du portefeuille permet à votre organisation de mieux comprendre et documenter l'importance relative des projets et initiatives stratégiques. L'avantage ? Meilleures décisions de priorisation et mise en place d'une base de référence pour évaluer les nouveaux travaux.
- Mensuel ou plus fréquemment-Les PMO avisés sont confrontés à des changements constants. Cela dit, ils itèrent continuellement, revoient les hypothèses et s'ajustent si nécessaire. En recueillant les demandes de travail et en établissant régulièrement des priorités, l'organisation est en mesure de s'adapter plus rapidement aux nouvelles informations et à la demande, ainsi que d'exploiter les opportunités émergentes.
- Ad Hoc ou en cours- Pour toute demande ad hoc, les PMO déterminent si un projet a suffisamment de mérite pour remplacer les projets en cours. C'est là que la fréquence de votre notation entre en jeu - le terme "continu" est pertinent pour les organisations qui ont un flux de travail régulier et qui incluent la priorisation dans le processus de flux de demandes. Ces organisations font entrer les projets au fur et à mesure que la capacité et le calendrier le permettent.
À quelle fréquence procédez-vous au scoring ?
Déterminez votre processus de réception des travaux, puis déterminez la meilleure façon de regrouper les travaux pour les évaluer et les classer par ordre de priorité. En travaillant à partir d'un processus d'admission centralisé, vous avez la possibilité d'établir des priorités et de planifier un portefeuille que vous pouvez livrer en fonction de la capacité. Veillez à redéfinir fréquemment les priorités - Les PMO avisés réévaluent et gèrent le plan en permanence.
Une fois que vous vous serez correctement préparé à établir des priorités (belle allitération, hein ?), vous serez prêt à passer à l'étape 2. Nous poursuivrons cette série de blogs avec la deuxième partie dans les semaines à venir, mais pour un aperçu, voici les étapes restantes que nous aborderons en profondeur :
- Acquérir des connaissances : Quelle méthode de notation de la priorisation convient le mieux à votre organisation ?
- Soyez persévérant : . Agissez, évaluez, révisez et évoluez en permanence.
- Argumentez : Réalisez le gain de la maximisation de la valeur commerciale
Vous avez hâte de découvrir la suite de la série ? Apprenez tout sur chacune des étapes ci-dessus en téléchargeant le livre électronique complet, "The Savvy PMO's Guide to Prioritization."
[1] https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf
