Aujourd'hui, les organisations doivent en faire toujours plus avec moins de ressources.
Cependant, la plupart d'entre elles manquent de capacité et les plans sont souvent approuvés avant l'évaluation capacitaire. Résultat : une surutilisation des ressources qui se traduit par des objectifs manqués et des burn-out. Les organisations ont besoin d'une solide stratégie de planification de la capacité.
Découvrez certaines des bonnes pratiques présentées dans notre récent webinaire sur la planification de la capacité dans les règles de l'art. Dans ce webinaire, David Blumhorst et AJ Shavell partagent des cas concrets de collaboration avec Planview, où des organisations ont réussi à relever les défis liés à la planification de la capacité.
Importance de la gestion des ressources
La planification de la capacité prend différentes formes selon qu'elle se déroule en interne ou en externe. L'objectif de la gestion interne des ressources (PPM) est d'améliorer les activités au sein de l'entreprise. Elle implique de travailler avec des contraintes, de prioriser les idées et les tâches, et d'évaluer la quantité de travail que l'organisation peut assumer.
La gestion externe des ressources (PSA) consiste à travailler pour une clientèle contre rémunération et à équilibrer l'offre et la demande au fur et à mesure qu'elle accepte du travail, de la même manière que dans l'entonnoir des ventes. La gestion de la capacité dicte la stratégie globale.
La gestion des ressources est essentielle à la réussite d'une organisation. Pas de succès à long terme sans planification de la capacité efficace.
Pour une gestion optimale, planifiez 80 % de la capacité et gardez 20 % pour les imprévus.
Défis liés à la planification de la capacité
La planification de la capacité est cruciale, mais elle présente un certain nombre de défis. Les modèles traditionnels se basent sur une gestion de projets où la capacité se calcule à partir du nombre d'heures. La planification est alors mensuelle ou trimestrielle, plutôt que quotidienne. L'approche Agile, elle, est plus continue, avec des contraintes par équipe plutôt que par rôle.
La planification interne et externe de la capacité se heurte souvent à des problèmes de goulots d'étranglement au niveau des ressources. Les organisations dont les ressources sont partagées ou concurrentes ont une pression supplémentaire en matière de planification de la capacité. Les équipes internes doivent également trouver le bon niveau de travail pour créer de la valeur sans burn-out, et les équipes externes doivent trouver un équilibre entre les revenus et la satisfaction de la clientèle.
Une approche Agile de la planification de la capacité, avec des équipes fixes et équilibrées, permet de surmonter la plupart de ces difficultés. Travailler efficacement en définissant des priorités et en rattrapant le retard au sein de chaque équipe permet de poursuivre le travail sans avoir à restructurer l'ensemble de l'équipe pour chaque projet.
Bonnes pratiques en matière de planification de la capacité
Il faut savoir que la planification de la capacité est un processus top-down, et non bottom-up. Il est difficile de procéder à des ajustements dans le cadre d'un processus bottom-up, car les projets et la capacité peuvent changer très rapidement. Un processus top-down permet des ajustements plus faciles.
La planification de la capacité se déroule à moyen terme, ce qui signifie que les équipes peuvent se projeter dans trois à six mois. Les équipes ne peuvent gérer les détails elles-mêmes parce qu'elles ne les connaissent pas, et ce n'est pas nécessaire. Pour une gestion optimale, planifiez 80 % de la capacité et gardez 20 % pour les imprévus.
La planification de la capacité nécessite des ajustements continus. De nombreuses entreprises organisent encore des réunions de planification annuelle, mais le contexte économique évolue désormais bien trop rapidement pour examiner les activités de l'ensemble de l'année en une seule fois. Au contraire, les entreprises les plus performantes examinent leur plan capacitaire interne au moins une fois par mois, et l'adaptent aux activités et à la demande. Les équipes de planification de la capacité pour les services doivent procéder à un examen et à des ajustements hebdomadaires, et surveiller le pipeline en continu.
Adopter les bonnes pratiques en matière de planification de la capacité consiste à suivre un processus en quatre étapes :
- Évaluez la demande globale en examinant les pipelines.
- Analysez votre capacité actuelle en surveillant les projets en cours et la demande.
- Déterminez vos possibilités avec la planification de scénarios.
- Adaptez-vous et évoluez en permanence.
La planification de la capacité est un processus continu qui nécessite des ajustements permanents. Pour une gestion optimale, les équipes doivent régulièrement consacrer du temps à examiner et à ajuster le plan capacitaire.
Étapes suivantes
Une bonne planification de la capacité permet aux organisations de maximiser les ressources et d'augmenter leurs revenus. Une stratégie efficace de planification de la capacité aide les équipe internes et externes à en faire plus avec moins de ressources et à atteindre leurs objectifs.
La planification de la capacité est un processus continu. Une bonne gestion des ressources permet aux équipes de s'adapter à l'évolution des projets et de la demande afin de maximiser les revenus et d'augmenter la satisfaction du personnel et de la clientèle.
Regardez notre webinaire à la demande (en anglais) pour en savoir plus sur les avantages de la planification de la capacité et découvrir comment le bon modèle facilite le processus de prise de décision pour recruter des ressources ou reporter/approuver des projets.
