Directives générales pour la conception d'un tableau Kanban

À l'heure actuelle, vous avez probablement déjà entendu parler de la façon dont Kanban peut transformer la manière dont les équipes d'exploitation informatique gèrent les tâches. De la délégation des rôles à la hiérarchisation des tâches, Kanban permet aux opérations informatiques de respecter plus facilement les délais et de satisfaire les clients. Mais pour profiter des avantages que Kanban offre à, vous devez suivre quelques directives concernant la conception des tableaux Kanban, afin qu'ils fonctionnent comme prévu et améliorent l'expérience des utilisateurs. Dans ce billet, nous allons examiner certaines de ces directives et comment vous pouvez les mettre en œuvre dans votre stratégie de gestion de projet.

N'OUBLIEZ PAS QUE LE KANBAN N'EST PAS UNE SOLUTION UNIVERSELLE

L'une des directives les plus importantes pour la conception de tableaux Kanban est sans doute l'adaptation de Kanban aux besoins de votre équipe. Même lorsque vous travaillez avec différents départements au sein d'une même organisation, chaque équipe a des buts et des objectifs différents. Ce qui fonctionne pour un département ne va pas en aider un autre, un fait qu'il est important de comprendre lors de la conception des tableaux Kanban. Pour cette raison, vous ne devez jamais dupliquer un tableau d'un autre département et l'intégrer dans votre solution de gestion de projet. Respectez plutôt les directives suivantes lors de la conception de vos tableaux Kanban :

• Permettez aux travailleurs de contribuer à la conception du tableau, et pas seulement aux responsables des opérations informatiques. Ce sont eux qui possèdent les connaissances pratiques et l'expérience, et ils savent quelles ressources sont nécessaires pour mener à bien un projet dans un délai donné.
• Concevez un tableau qui reflète la façon dont votre équipe travaille, en veillant à intégrer ses forces et ses faiblesses. Après tout,, l'objectif numéro un de Kanban est d'identifier les éléments inefficaces et inefficients.
• Assurez-vous que votre tableau est bien structuré et optimisé pour la transparence, afin que le travail inactif ou bloqué soit facile à repérer.
• Minimisez le scope creep en limitant les états de début et de fin de votre tableau aux seuls membres de l'équipe.

Veillez également à ce que votre tableau ne soit pas trop complexe. Soyez bref, gentil et direct, surtout au début. Vous pouvez toujours étoffer votre tableau Kanban ultérieurement, si nécessaire. Cela vous aidera à réduire le temps consacré à la coordination du qui, quoi et où de votre projet, ce qui vous permettra de commencer plus tôt que vous ne l'auriez fait autrement.

LIMITER VOS TRAVAUX EN COURS

Les équipes d'exploitation informatique performantes sont en mesure de gérer efficacement leur temps et leur capacité en fixant à une limite pour les tâches en cours qu'elles ont à tout moment. Le fait d'avoir trop de tâches actives dans le flux de travail peut entraîner l'accablement, la fatigue et une confusion inutile lorsque vient le moment de déléguer et de hiérarchiser les tâches. C'est pourquoi de nombreuses équipes d'exploitation se tournent vers Kanban, car il facilite la visualisation d'un flux de travail, ce qui vous permet d'identifier les travaux en cours bloqués et de mettre en pause les tâches non essentielles pour le moment.

Limiter vos travaux en cours (TEC) vous donne également, à vous et à votre équipe, la possibilité de vous consacrer à des tâches importantes avec un minimum d'interruption. Cela réduit les revers causés par le changement de contexte et l'accablement en rendant la charge de travail gérable et abordable.

Les autres problèmes auxquels vous pouvez vous attendre lorsque vous avez un grand nombre de travaux en cours sont les suivants :

• Délais manqués : Les équipes d'exploitation informatique qui jonglent avec trop de tâches à la fois ont plus de mal à suivre et à terminer les affectations.
• Mauvais feedback des clients : Les charges de travail lourdes affectent les temps de réponse, ce qui rend plus difficile pour les équipes d'exploitation de répondre rapidement aux préoccupations des clients.
• Une qualité de travail sous-optimale : Le multitâche empêche les équipes de consacrer toute leur attention à un seul projet, ce qui augmente la probabilité de commettre des erreurs irréfléchies.

Nous recommandons aux équipes d'exploitation informatique de prêter une attention particulière aux tâches bloquées dans la phase "Valider" sur le tableau Kanban. En effet, l'une des erreurs les plus courantes consiste à laisser des tâches ouvertes à ce stade plutôt que de les terminer. Ainsi, les tâches s'accumulent et deviennent des problèmes potentiels à un moment inopportun. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez éviter que cela ne se produise à l'aide d'un outil ITSM ou d'une autre solution de gestion de projet qui vous permet d'automatiser certains éléments du flux de travail, comme le marquage des missions inactives qui n'ont pas été complétées après un nombre de jours déterminé - par exemple, les tâches qui restent inactives dans "Valider" pendant 60 jours ou plus.

Maintenant que nous avons examiné les problèmes causés par le multitâche, voyons comment vous pouvez gérer vos missions plus efficacement.

COMMENT ÉVITER QUE VOTRE CHARGE DE TRAVAIL NE S'ACCUMULE

En tant que responsable des opérations informatiques, il vous incombe de responsabiliser votre équipe afin qu'elle puisse accomplir ses tâches au mieux de ses capacités. Une façon d'y parvenir est de limiter le nombre de tâches qui s'accumulent dans le flux de travail, afin que votre équipe n'ait pas à gérer un grand nombre de travaux en cours à un moment donné. Ici, nous allons examiner quelques solutions réalisables qui minimisent le multitâche et donnent aux membres de l'équipe les outils nécessaires pour réussir.

• Communiquez avec votre équipe : Avant de procéder à des changements radicaux, parlez avec votre équipe et assurez-vous qu'elle n'assume pas trop de tâches à la fois. Insistez sur l'importance pour eux de minimiser les travaux en cours et de s'assurer qu'ils achèvent réellement leurs tâches et ne les laissent pas ouvertes dans la phase de validation (ou toute autre avant-dernière étape).
• Interrogez les expédients : Regardez combien de tâches prioritaires sont survenues au cours des 60 derniers jours, en prenant note du temps moyen de réparation (MTTR). Cela vous aidera à prédire le nombre d'expéditions que vous êtes susceptible de rencontrer dans les 60 prochains jours, ce qui est utile pour fixer des limites précises d'encours (plus d'informations à ce sujet ci-dessous) qui responsabilisent les travailleurs sans ralentir la progression.
• Fixez des limites d'encours : L'une des meilleures caractéristiques des tableaux Kanban numériques est la possibilité de limiter le WIP. En quelques clics de souris, vous pouvez limiter le nombre de tâches que votre équipe est autorisée à entreprendre en même temps. Vous pouvez même personnaliser davantage les limites d'encours, en les attribuant à des utilisateurs individuels ou à tous ceux qui se trouvent dans une voie spécifique sur votre tableau Kanban.

Cela vous aidera à mieux gérer vos tâches, vos ressources et vos capacités. Ainsi, vous pourrez décider en connaissance de cause s'il est temps de lancer un nouveau projet, plutôt que de dire "oui" au hasard.

Si vous ne savez toujours pas comment fixer vos limites d'encours, voici quatre exemples que vous pouvez utiliser pour vous donner des idées :

1. Si vous fixez des limites par personne : Limitez tout le monde à deux éléments de travail ouverts.
2. Si vous fixez des limites par équipe : Regardez combien de membres font partie de l'équipe et autorisez le double du nombre d'éléments de travail ouverts. (c'est-à-dire 10 membres de l'équipe, une limite d'encours de 20)
3. Si vous fixez une limite par état de travail : Fixez une limite d'encours de trois pour les membres travaillant à Design, de quatre pour les personnes travaillant à Implement, et une limite d'encours de cinq pour les membres travaillant à Deliver.
4. Si vous fixez une limite par élément de travail : Limitez le WIP à un pour les grands projets, deux pour les petits projets, trois pour les missions liées à la maintenance, et ainsi de suite.

N'oubliez pas que ces exemples peuvent ne pas fonctionner de manière optimale pour votre projet. Rappelez-vous la première ligne directrice pour la conception d'un tableau Kanban : Chaque projet et chaque tableau Kanban sont différents. Veillez donc à jouer avec vos limites d'encours, en les ajustant pour qu'elles fonctionnent au mieux pour vous et votre équipe.

RÉCAPITULATION DES INFORMATIONS IMPORTANTES

Le multitâche est l'un des plus grands ennemis du progrès pour les chefs de projet. Le fait d'avoir un grand nombre de travaux en cours n'est pas seulement une source de stress pour vous et votre équipe, mais peut également provoquer des frictions, car les membres de l'équipe sont contraints de se précipiter sur plusieurs tâches hautement prioritaires à la fois. La bonne nouvelle est que cela peut être facilement évité grâce à des tableaux Kanban personnalisés et des mesures visant à empêcher les équipes de prendre en charge trop de projets en une seule fois.

Ainsi, vous et votre équipe d'exploitation informatique travaillerez avec une efficacité maximale.

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