La nature de la gestion d'événements implique de nombreuses pièces mobiles : des dates, des personnes, des produits à livrer, des activités, des délais, et encore des délais. Essayer de garder une trace de tout peut être compliqué et difficile. Comment vous assurer que ce que vous devez faire est fait par les personnes sur lesquelles vous comptez pour le faire dans les délais impartis ? Avez-vous confiance dans vos processus et systèmes, ou bien vous laissent-ils tomber ?
Si vous vous retrouvez dans un bourbier de la gestion d'événements, où vous vous retrouvez constamment à la recherche d'actions, de suivis et de dates d'échéance, vous devriez peut-être réévaluer la façon dont vous dépensez votre temps et votre énergie. La gestion collaborative du travail pourrait bien être la solution idéale.
Le bon côté de la gestion des événements
La gestion du travail collaboratif simplifie le processus de planification des événements. Il prend toutes les parties mobiles et les rassemble en un seul endroit centralisé, organisé et collectif. Imaginez que vous puissiez voir exactement ce sur quoi tout le monde travaille, ainsi que l'état et la progression de chaque affectation ou tâche, chaque fois que vous en avez besoin... Que vous gériez un événement à la fois ou que vous jongliez avec plusieurs, une solution de gestion du travail collaboratif vous permettra de garder le dessus sur votre plan.
Planview ProjectPlace est un compagnon idéal lorsqu'il s'agit de :
- Organiser : Utilisez un espace de travail de planification d'événements pour capturer tout ce qui se rapporte à votre événement. Avec les tableaux et cartes Kanban, vous pouvez mettre en place une structure personnalisée pour identifier chaque action et étape du processus - ce qui doit être fait, quand et par qui. Les échéances et les progrès peuvent ensuite être organisés dans un diagramme de Gantt, qui vous aide à visualiser les projets et les échéances qui se chevauchent. De plus, un modèle intégré de planification d'événements vous guidera à travers les différents composants, afin que vous ne manquiez rien en cours de route.
- Communiquer : Pas besoin de compter sur le courrier électronique. Communiquez et collaborez avec toute votre équipe directement depuis l'espace de travail. En outre, les capacités de gestion et de partage des documents permettent de s'assurer que tous les fichiers de vos événements contiennent les versions les plus récentes et sont facilement accessibles pour tous ceux qui en ont besoin.
- Affectation et suivi : La gestion des tâches est transparente au sein d'une structure de gestion du travail collaboratif. Les cartes sont organisées en colonnes par catégories spécifiques, chaque colonne représentant une étape différente du processus (ex : Nouveau ; En cours ; En révision ; Terminé). Les cartes peuvent être déplacées d'une colonne à l'autre au fur et à mesure que le statut de l'élément change... De cette façon, tout le monde a une visibilité sur l'état d'avancement d'un élément spécifique, sur les progrès réalisés, sur ce qui a été terminé et sur ce qui doit encore être fait.
L'organisation d'un événement peut être assez stressante. Vous voulez qu'il soit réussi et que toutes les personnes impliquées en ressortent avec une bonne expérience. Vous ne voulez pas ajouter à ce stress en ayant trop d'outils de collaboration disjoints. Soyez tranquille en sachant que tout le monde et tout le monde est à jour des informations qui sont stockées en un seul endroit. Ainsi, vous pourrez simplement profiter de l'après-fête.
Pour apprendre comment ProjectPlace peut bénéficier à chaque département de votre organisation, consultez les blogs de cas d'utilisation suivants, couvrant : Relations publiques, Ressources humaines, Gestion de blogs, Communication interservices, Marketing de génération de la demande, Gestion d'événements, Marketing numérique, Renouvellement des clients, Planification de projets RFP, Collaboration de l'équipe de vente, Expérience client, Solutions marketing, et Gestion de projets de vente.
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