L'urgence de passer à l'entreprise numérique n'est qu'une des façons dont les organisations réagissent aux perturbations actuelles, soulignant la nécessité d'une planification dynamique. Après une réunion virtuelle avec les PDG de 40 récemment, le PDG de Fortune, Alan Murray , a écrit : "Les entreprises qui, auparavant, avaient été lentes à adopter la transformation numérique se retrouvent maintenant sur une "plate-forme brûlante"."
Alors que les dirigeants envisagent de changer les priorités et de réduire ou réaffecter les budgets, les bureaux de gestion de portefeuille ou de programme d'entreprise (EPMO) sont bien placés pour occuper le devant de la scène. Près de 70 pour cent des responsables financiers prennent des mesures de maîtrise des coûts et envisagent de reporter ou d'annuler des investissements prévus, selon . PwC's COVID-19 CFO Pulse Surveys (mars 30, 2020 et avril 13, 2020). Les EPMO et les Finances, ensemble, peuvent s'assurer que l'équipe de direction prend les meilleures décisions maintenant et pour l'avenir.
La planification dynamique et la redéfinition rapide des priorités sont les clés de la rapidité d'action.
Grâce à ces capacités, les EPMO peuvent continuellement traduire la stratégie en résultats dans un contexte de fluctuation des priorités, des finances et des ressources. Ils peuvent réévaluer les investissements et initiatives actuels et proposés, générer des scénarios de simulation et comparer les compromis entre les alternatives. Les finances, en collaboration avec les EPMO, peuvent créer des modèles de financement plus flexibles en réponse au changement. Une fois que les dirigeants ont pris des décisions stratégiques basées sur ces informations, les EPMO et les Finances peuvent travailler avec l'organisation pour déplacer le financement et les ressources, assurant une réponse rapide à la redéfinition des priorités.
Votre EPMO doit pouvoir :
- Intégrer au portefeuille de nouvelles initiatives stratégiques non planifiées
- Répondre rapidement aux changements soudains (et imprévus) dans les financements
- Déterminer les programmes à mettre en pause ou à maintenir en cas de contraintes
- Cerner les impacts de décisions telles qu'une suspension des dépenses en intervenants externes dans votre portefeuille ou le retrait d'un financement
- Travaillez avec les responsables de votre PMO pour vous assurer que votre personnel à distance respecte la stratégie ?
Si ce n'est pas le cas, il est temps d'adopter une approche de gestion de portefeuille plus adaptable ou, du moins, d'exploiter plus pleinement les fonctionnalités existantes de votre solution PPM. Votre orientation doit prendre en compte le court et le long terme. Les EPMO devraient explorer comment l'organisation peut être plus compétitive et innovante alors que nous dépassons la crise actuelle.
Dans "The CIO's moment : Leadership through the first wave of the coronavirus crisis," l'une des recommandations de McKinsey & Company est de rester concentré sur les priorités clés :
"Dans cette situation de stress élevé, l'instinct naturel est de réfléchir aux programmes à supprimer et de revenir aux anciennes méthodes de travail. Il est important, bien sûr, de réévaluer les priorités, de réorienter les ressources et de suivre de près les progrès réalisés. Mais il est également crucial de voir que la crise actuelle constitue un tournant majeur et une situation de concurrence. En fait, les crises passées nous ont appris que les entreprises qui adoptent une approche de type "slash-and-hold" s'en sortent moins bien que celles qui élaguent et investissent de manière réfléchie."
La bonne nouvelle, c'est que l'enquête de PwC a révélé que la transformation numérique, l'expérience client et la cybersécurité ou la confidentialité sont les investissements les moins susceptibles d'être réduits. Les EPMO sont en excellente position pour aider à accélérer les programmes de transformation et faire en sorte que l'organisation en sorte plus forte.
Capacités de planification dynamique et de redéfinition rapide des priorités
Les EPMO devraient utiliser les capacités suivantes pour itérer continuellement en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise. En collaboration avec les services financiers et les dirigeants, les EPMO peuvent formuler des recommandations éclairées et rendre les décisions opérationnelles dans toute l'organisation.
Planification dynamique: Dans des environnements qui évoluent rapidement, un processus de planification dynamique permet à votre organisation de pivoter et d'établir rapidement de nouvelles priorités sur la base des données les plus récentes. Votre EPMO doit être en mesure de faire des recommandations dans le contexte du portefeuille global. Il s'agit notamment de réévaluer les priorités du portefeuille - existantes et proposées - et de les aligner sur les objectifs stratégiques, les contraintes financières et la capacité des ressources. Les leaders de l'EPMO qui utilisent ces capacités peuvent équilibrer le portefeuille entre les activités changeantes de l'entreprise en matière de croissance, d'innovation, de transformation et de gestion des affaires. Ils peuvent s'assurer que les personnes, l'argent et les technologies sont réalignés pour se concentrer sur les bons programmes qui permettront de réaliser la stratégie.
Planification financière et des immobilisations: Face au changement constant, les EPMO doivent pouvoir analyser en permanence les investissements actuels par rapport aux nouvelles demandes au niveau du portefeuille. L'objectif est de déterminer les investissements qui doivent être financés et ceux qui doivent être annulés, déprogrammés, retardés, rejetés ou reportés en fonction des objectifs et des capacités. Une approche centrée sur l'investissement de portefeuille crée des plans qui intègrent les finances stratégiques et organisationnelles pour promouvoir la visibilité et stimuler la performance. Les EPMO planifient et gèrent les portefeuilles de projets d'investissement en capital, de l'analyse de rentabilité à l'exécution, en optimisant les dépenses en capital par rapport aux décalages, aux retards ou aux nouvelles opportunités.
Planification de scénarios: La capacité à créer rapidement des scénarios de simulation est essentielle pour établir les bonnes priorités et les bons ajustements. Les responsables de l'EPMO travaillent avec les Finances pour modéliser la réaffectation des fonds et des ressources dans l'ensemble du portefeuille et comparer les scénarios. En comprenant les risques et en équilibrant les compromis entre les décisions proposées, les EPMO peuvent aider les parties prenantes à prendre les meilleures décisions et à avancer avec un plan repriorisé.
Concernant les résultats de son enquête COVID-19 CFO Pulse Survey, PwC a écrit : "Nous nous attendons à ce que davantage d'entreprises explorent différents scénarios concernant la durée de l'épidémie et évaluent l'éventail des impacts potentiels sur leurs performances financières." Les entreprises commencent également à modéliser des scénarios de reprise, selon l'enquête.
Gestion de programme: La gestion des programmes permet aux EPMO de définir des plans interfonctionnels, de suivre l'état d'avancement et de mesurer les progrès, des initiatives individuelles au plan stratégique global. Lorsque les dirigeants révisent les plans, les EPMO doivent être en mesure d'intégrer tous les rebondissements de l'exécution et de procéder aux ajustements nécessaires. Il s'agit notamment des développements en temps réel ainsi que des jalons, des ressources, des versions, des calendriers, des investissements, des feuilles de route, etc. Les feuilles de route intégrées aident à mettre en œuvre les changements stratégiques, opérationnels et technologiques, ainsi qu'à résoudre les priorités conflictuelles et à atténuer les risques.
Analyses et tableaux de bord stratégiques: Les rapports, les tableaux de bord et les visualisations interactives permettent aux dirigeants de l'EPMO de soutenir facilement leurs conseils. Les cadres et autres personnes doivent avoir accès aux données pour comprendre les impacts des actions proposées afin de prendre des décisions. Les EPMO doivent pouvoir configurer des écrans, des rapports, des analyses de tableaux de bord et des flux de travail basés sur les rôles, en fonction des données de santé des projets, programmes et portefeuilles de l'entreprise.
La planification dynamique et la redéfinition rapide des priorités en action : Clients de Planview
Il est maintenant temps pour les EPMO de travailler avec les Finances et de faciliter les décisions difficiles pour ajuster les plans et les ressources. Les clients de Planview PortfoliosTM et Planview PPM ProTM ont déjà des capacités de planification dynamique au bout des doigts. Un client est en train de redéfinir les priorités de son portefeuille de capital de $3 milliards en configurant de nouveaux champs pour leur analyse liée à COVID en une journée. Ils nous ont dit : "Nous ne savons pas ce que nous aurions fait sans elle".
Un grand client du secteur de l'énergie analyse des projets internes dans le monde entier et détermine ceux auxquels il peut mettre fin ou qu'il peut reporter. Un autre client, l'EPMO d'une société de services financiers, travaille avec le PDG pour contrôler 125 les initiatives stratégiques de réduction des coûts par rapport aux objectifs financiers.
Les clients de Planview sont :
- Traduire la stratégie en livraison à l'échelle de l'organisation et à l'échelle interfonctionnelle.
- Aligner les projets, les programmes, les finances, les applications et la technologie ; et élaborer des programmes descendants qui répondent à la stratégie de l'organisation.
- Hiérarchiser, classer et reprioriser les projets en fonction de leur alignement sur les stratégies et les finances de l'entreprise.
- Effectuer des analyses de type "what-if" et comparer les scénarios basés sur l'utilisation des ressources, la capacité et le financement par rapport aux avantages, aux risques et au retour sur investissement.
- Adapter facilement les plans à mesure que les conditions et les priorités changent.
Le pouvoir d'une collaboration plus étroite avec la finance est l'agilité
Les EPMO ont la possibilité de travailler avec les Finances pour guider l'organisation au-delà de l'inflexibilité des plans annuels et du financement. Ils peuvent montrer la voie pour développer de nouveaux processus et procédures qui augmentent l'agilité. Les entreprises qui créent la capacité de réagir plus rapidement au changement en tireront des avantages à court terme et au-delà.
Si vous êtes un client de Planview et que vous n'utilisez pas pleinement les capacités de planification à l'heure actuelle, nous sommes là pour vous aider maintenant et à long terme. Pour en savoir plus en regardant une courte démonstration d'introduction, visitez le site Re-Planification et résilience au milieu des perturbations. En complément de ce blog, lisez la première partie de cette série de blogs : Planification dynamique et redéfinition rapide des priorités : La résilience au milieu des perturbations.
Apprenez-en davantage en lisant les autres blogs de cette série :
Partie 3 : Reprogrammation rapide : Réaliser la stratégie en plein changement
Pour plus d'informations, regardez la démo à la demande - Des portefeuilles pour le gestionnaire de portefeuille.
![Est-il temps de repenser la gestion de portefeuille traditionnelle ? [Infographique] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/Rethink-Traditional-Portfolio-Management.png)
