Garder les documents organisés et à jour est un défi lorsque de nombreuses personnes participent ensemble à un projet et touchent toutes les mêmes documents. L'omission de sauvegarder un fichier mis à jour, la suppression accidentelle et le simple égarement sont des événements réguliers dans la vie d'un projet. En plus d'avoir des fichiers inexacts ou périmés, il y a aussi le problème des boîtes aux lettres électroniques qui débordent de feuilles Excel, de rapports de dépenses et de tout autre type de documentation de projet.
La gestion d'un projet peut nécessiter une pléthore de différents types de documents pour la planification, le suivi et les rapports. Les documents ont un rôle à jouer dans chaque phase du cycle de vie d'un projet, contribuant à faire avancer le projet. Dans le même ordre d'idées, cependant, les documents doivent être gérés eux-mêmes, sinon ils prennent le pas sur le processus qu'ils sont censés faciliter. En guidant leurs projets, les chefs de projet peuvent facilement tomber dans le piège de la production d'une surcharge de documents qui obscurcissent les objectifs du projet avec des informations répétitives, contribuant finalement à l'échec d'un projet. Des documents mal gérés peuvent brouiller l'état réel d'un projet, créer des remous et frustrer ceux qui veulent des réponses et ceux qui doivent tenir leurs promesses. Une bonne gestion des documents de projet détermine si les informations circulent efficacement au sein des équipes de projet et des parties prenantes ou si elles se transforment en obstacles qui font que les projets ne respectent pas leurs jalons, ou dépassent le budget ou la portée.
Lorsque la documentation d'un projet est mal gérée, cela entraîne :
- Opacité - Les chefs de projet, les membres de l'équipe et les parties prenantes ont une image peu claire de l'état des projets et des travaux connexes. Les documents de projet n'échangent pas d'informations pertinentes et actualisées, ce qui crée des redondances et de la confusion.
- Perte d'informations clés - De nombreux chefs de projet ne stockent pas leur documentation de projet en un seul endroit. Certains fichiers peuvent être enregistrés sur le bureau, d'autres sur un serveur et d'autres encore dans un logiciel de stockage comme Google Drive. Les informations contenues dans ces documents peuvent être perdues ou si difficiles d'accès qu'elles pourraient tout aussi bien être perdues. Le manque de données précises signifie que des informations incorrectes pourraient se retrouver dans les rapports décisionnels ou être partagées avec les parties prenantes.
- Collaboration entravée - Si les données ne sont pas stockées dans un emplacement central accessible aux chefs de projet, aux ressources appropriées et aux parties prenantes, elles peuvent être presque impossibles à trouver, ce qui fait que la collaboration en prend un coup. Si des ressources travaillent sur le même document mais à partir de deux étapes distinctes du processus, les capacités de collaboration seront entravées.
Planview AdaptiveWork logiciel de gestion de projet basé sur le cloud permet de stocker les documents les plus récents et d'y accéder facilement en un seul endroit principal. Vous serez en mesure de gérer toutes les spécifications du projet, les fichiers de conception ou tout autre document connexe dans un emplacement central tout en collaborant avec les membres de l'équipe et les utilisateurs finaux. Planview AdaptiveWork s'intègre également à des outils tels que Box et Google Drive pour soutenir les stratégies de gestion des documents de votre organisation.
Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation du logiciel de gestion de projet en nuage pour le stockage de documents : :
- Réduction du stockage sur les ordinateurs
- Récupération facile
- Indexation flexible
- Recherche simplifiée
- Une distribution des documents mieux contrôlée
- Une meilleure sécurité
- Prévention des catastrophes grâce au stockage hors site
- Aucun risque de perte de fichiers
Il existe également quelques avantages moins tangibles à stocker des documents dans le nuage.
Amélioration des opérations internes. Les opérations quotidiennes sont améliorées grâce à une meilleure organisation et à des documents facilement accessibles.
Amélioration de la satisfaction des employés et des clients. Les documents sont faciles à trouver et à envoyer, ce qui réduit le temps de réponse.
Les documents constituent une partie importante de tout projet. Ils sont la substance des entreprises et doivent être traités avec soin. Les lieux de travail sont plus dispersés géographiquement que jamais. Cela signifie qu'il est possible que les documents de votre organisation soient également utilisés plus que jamais par des personnes de plusieurs pays et continents pour communiquer et collaborer.
Les gens succombent à des problèmes de communication, même dans le même bureau, car ils n'ont pas facilement accès aux documents dont ils ont besoin. Un système de gestion de documents avancé et intégré peut être un outil puissant pour aider à la gestion quotidienne de l'entreprise. En sachant à quel point un bon système de gestion des documents est important, il est facile de voir ce qu'il peut apporter à l'amélioration de la productivité et de la qualité du travail de chaque employé.
En utilisant le logiciel de gestion de projet en ligne comme Planview AdaptiveWork, vous ouvrez à votre entreprise les portes du succès en matière de partage de fichiers, de collaboration et de qualité globale du service et des livrables. Les classeurs et la sauvegarde sur le bureau sont des méthodes du passé. Profitez des logiciels basés sur le cloud pour la gestion des documents .
