"Les feuilles de temps sont dépassées."
"Personne ne veut faire une feuille de temps !"
"Les équipes agiles ne déclarent pas le temps !"
Mais...
"Toutes ces questions de capitalisation sont poussées très fort par la finance".
"[Nous avons donc besoin] d'un chronométrage rigoureux contre le travail."
Vous pensez peut-être que j'ai recueilli ces citations auprès de divers clients de Planview, mais en réalité, il s'agit de citations provenant de l'intérieur de Planview ! Comment est-ce possible ? Les feuilles de temps sont-elles une relique de notre passé traditionnel ? Ou bien, fournissent-ils des données essentielles à la finance et à la comptabilité (et par là, j'entends des données qui peuvent augmenter les profits et permettre un financement accru des investissements) ?
Eh bien, la réponse est en fait les deux. Il ne fait aucun doute que les feuilles de temps sont un point de données critique qui a un impact sur le résultat net ; mais en même temps, le suivi des données réelles doit être facile et ne peut pas avoir d'impact sur la productivité. Cela dit, trouver l'équilibre entre le suivi du temps, la minimisation de la perte de productivité (sans parler du moral de l'équipe) et la mise en place du bon niveau de gouvernance peut être un défi.
Quelle est la bonne réponse ? Et, est-il le même pour chaque organisation ou même le même pour tous au sein d'une même organisation ?
Oui, vous connaissez déjà la réponse - une taille unique ne convient jamais à tous. Vous avez donc vraiment besoin d'un ensemble d'options qui s'alignent sur votre utilisation et vos exigences spécifiques - qui peuvent toutes deux varier considérablement au sein de l'entreprise.
Saisir les actualités dans un monde en mutation
Vous pensez peut-être qu'avec de plus en plus d'équipes adoptant les principes Lean/Agile, une feuille de temps traditionnelle ne suffira pas. La bonne nouvelle est que les feuilles de temps ont également évolué. Peut-être sans autant de fanfare et d'excitation que l'adoption de nouvelles méthodologies Lean/Agile, mais la déclaration du temps ne s'est pas arrêtée - même si j'admets que les innovations en matière de déclaration du temps ne font pas toujours les gros titres.
Cependant, après avoir lu ce billet, vous penserez peut-être que les rapports de temps devraient faire les gros titres ! Bon, peut-être que ce n'est pas si excitant, mais avant que vous n'arrêtiez de lire, laissez-moi vous donner un aperçu rapide. Je suppose que vous pensez que soit vous faites saisir les feuilles de temps par les gens, soit vous ne le faites pas. Je vous assure que ce n'est plus toute l'histoire.
Il existe des options de rapport de temps pour vous - que vous travailliez dans un monde traditionnel, Lean/Agile ou hybride. Et, ne vous inquiétez pas si votre organisation nécessite plus (ou moins) de gouvernance, car vous pouvez ajuster la gouvernance selon les besoins. Nous reconnaissons certainement que ces besoins sont souvent définis de manière contradictoire par vos diverses parties prenantes, car la finance & la comptabilité a souvent des exigences qui peuvent différer des autres domaines.
Pour répondre à ces besoins, le suivi du temps peut se faire de différentes manières, de la traditionnelle feuille de temps à un processus entièrement automatisé. La meilleure nouvelle encore est que vous pouvez choisir une combinaison d'options de reporting temporel et de gouvernance en fonction des besoins de votre organisation. À un niveau élevé, vous avez plus d'options que jamais auparavant. Plus précisément :
- Feuilles de temps automatiques avec la planification traditionnelle des projets (c'est-à-dire les chiffres réels basés sur le travail planifié)
- Feuilles de temps automatiques dans les organisations Lean/Agile (par exemple, les chiffres réels basés sur le mouvement des cartes sur un tableau Kanban)
- Feuilles de temps au niveau du manager (c.-à-d., suivi sommaire du temps par le manager d'une équipe)
- Feuilles de temps individuelles
Mise en place de feuilles de temps automatiques
Commençons par ce que vous n'attendiez probablement pas : Feuilles de temps automatiques.
Vous pensez peut-être qu'il s'agit d'une astuce pour vous inciter à lire cette section avant l'appât suivant, mais c'est vrai !
Du côté traditionnel, lorsque vous utilisez la gestion des ressources pour planifier les projets/travaux de maintenance à venir, il est maintenant possible de convertir simplement les affectations planifiées en feuilles de temps réelles. Bien que cela repose sur l'exactitude du travail planifié, les individus et les gestionnaires peuvent également soumettre du temps sur une base d'exception lorsque le travail planifié diffère de ce qui s'est réellement produit. Plus loin dans le processus, les individus et les gestionnaires peuvent aller dans les entrées automatiques et les modifier si nécessaire.
Et, si le service financier s'inquiète de l'exactitude des données, une approbation rapide du gestionnaire peut être ajoutée au processus pour garantir que les données réelles sont correctes - il n'y a donc aucun souci à se faire.
Du côté de Lean/Agile , nous avons une option de rapport de temps plus innovante - et je dois dire que j'aurais aimé que ce soit mon idée !
Et si nous traduisions le mouvement des cartes sur un tableau Kanban Planview AgilePlaceTM en effort réel sur les feuilles de temps ? Bien que cela puisse ressembler à de la magie noire, il s'agit en fait d'un processus vraiment génial et intuitif (avec un peu de magie sous les couvertures). Vous pouvez trouver plus d'informations sur le blog Costing Agile Blog.
Comment cela fonctionne-t-il ? Et qu'en est-il des dépenses opérationnelles ou des dépenses d'investissement ?
Les normes comptables sont complexes, mais à un haut niveau, les voies du tableau Kanban peuvent être classées par type de travail (par exemple, planifier, construire, soutenir, etc.). Lorsque l'épi parent se trouve dans l'une de ces voies et que les cartes enfants se trouvent également dans des voies désignées permettant la capitalisation, alors cet effort sera placé dans le bon seau CapEx/OpEx pour votre département financier.
Comment l'effort peut-il être déterminé ?
En bref, au fur et à mesure que les cartes sont travaillées, le mouvement entre les couloirs sur le tableau Kanban, ainsi que le nombre de cartes actives pour un individu, déterminent les données réelles qui sont automatiquement chargées sur une feuille de temps traditionnelle qui inclut les catégories CapEx/OpEx.
Bien sûr, quelques autres éléments doivent entrer en jeu pour obtenir la précision requise par la finance/comptabilité. Outre le nombre de cartes sur lesquelles une personne travaille et le temps que chaque carte passe dans un couloir actif, le processus examine également le temps disponible de la personne. Cette dernière partie est un peu complexe, car elle doit prendre en compte les vacances et les congés planifiés, tout en permettant de gérer les absences imprévues (car il est essentiel de répartir correctement les frais d'exploitation et les frais généraux). La bonne nouvelle est que tous ces éléments sont pris en compte sans que vos utilisateurs ne touchent jamais à une feuille de temps réelle !
Travailler avec des feuilles de temps au niveau du manager
Que faire si vous n'êtes pas prêt à automatiser les feuilles de temps, mais que vous ne voulez pas que les membres de votre équipe soumettent des feuilles de temps individuelles ?
Dans ce cas, Planview PortfoliosTM offre aux gestionnaires la possibilité de soumettre des feuilles de temps de haut niveau au nom des membres de leur équipe. Ils peuvent simplement commencer par un groupe de personnes, utiliser la feuille de temps du portefeuille qui montre le travail planifié par période pour tout le monde. Ensuite, ils peuvent s'adapter au temps prévu et soumettre une ou plusieurs feuilles de temps en cliquant sur un bouton. Cela permet d'établir des rapports sur le temps pour l'ensemble de la période par pourcentage (plutôt que de taper des heures dans des cases quotidiennes), ce qui peut satisfaire la plupart des besoins de gouvernance avec un effort minimal.
Vous pouvez en savoir plus sur les feuilles de temps des portefeuilles et la déclaration du temps pour votre équipe en visionnant la vidéo Planview Portfolios r16 - Vidéo sur la déclaration du temps par équipe.
Utilisation de la feuille de temps traditionnelle
Enfin, et surtout, nous avons feuilles de temps traditionnelles.
Je sais que la plupart des gens ne veulent pas soumettre une feuille de temps, mais cela ne prend que quelques minutes par semaine. Si vous travaillez dans une organisation qui facture d'autres départements ou qui a un niveau élevé de gouvernance, cette option peut être la meilleure. Mais n'oubliez pas que vous pouvez combiner toutes les méthodes ci-dessus dans un seul environnement si vous le souhaitez - pour concentrer vos efforts là où ils doivent être - plutôt que sur tout le monde (ce que personne n'apprécie).
Je dois également mentionner que, bien que l'on parle beaucoup ces jours-ci du travail Lean/Agile, le rapport de temps traditionnel est de loin le cas d'utilisation le plus courant que je vois. En principe, à la fin de la semaine, vous vous connectez à votre feuille de temps depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile. Vous voyez alors votre travail planifié, ajoutez tout ce qui n'était pas prévu et branchez votre temps.
Ce n'est pas sexy, mais à raison de 5-10 minutes par semaine, cela ralentit à peine votre sortie vers le week-end !
La superposition de la gouvernance
Bien que je l'aie mentionné ci-dessus, je tiens à souligner que toutes ces options peuvent être assorties d'une petite gouvernance supplémentaire, le cas échéant. Vous pouvez demander aux gestionnaires d'approuver manuellement (ou de désapprouver par exception pour l'option entièrement automatique) certaines ou toutes les feuilles de temps. Ce processus implique un coup d'œil rapide et une approbation (ou une désapprobation) en un seul clic, sur votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile. Si quelque chose n'est pas correct, vous pouvez l'ajuster ou le renvoyer à la personne qui l'a soumis pour qu'elle apporte une correction.
Alors, les feuilles de temps sont-elles dépassées ?
Pas le moins du monde !
Elles ne font peut-être pas les gros titres, mais les feuilles de temps continuent de fournir des informations essentielles sur le travail effectué, qui peuvent ensuite être utilisées pour stimuler l'innovation et répartir les coûts dans les catégories CapEx & OpEx, ce qui a un impact direct sur les résultats. Aujourd'hui, vous avez plus d'options que jamais, alors réfléchissez à ce dont vous avez besoin et choisissez l'option (ou la combinaison d'options) qui vous facilite la vie autant que possible tout en fournissant les données et la gouvernance dont vos différentes parties prenantes ont besoin.
Pour en savoir plus sur les rapports de temps, consultez la démo basée sur le rôle de membre d'équipe de Planview PPM Pro ou la démo basée sur le rôle de membre d'équipe de Planview Portfolios .
![L'enquête sur la gestion du portefeuille de produits 2018 fait la lumière sur les entreprises les plus performantes [Vidéo].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/06/PDPM-study.gif)
![Planview classé parmi les leaders dans le rapport Gartner Magic Quadrant 2018 sur la gestion des portefeuilles de projets [Infographie]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/06/Gartner-MQ.gif)
