Dans le dernier billet de blogue, Dans quelle mesure votre processus de planification des immobilisations est-il structuré ? j'ai parlé de mon entretien avec Madison Laird, cadre en résidence chez Planview. Nous avons discuté des extrêmes de processus hautement structurés et de processus hautement non structurés qui existent dans la planification des immobilisations ; inspirés par le rapport récemment publié de l'enquête The State of Capital Planning. Nous avons également souligné le besoin de flexibilité de la structure, et discuté des critères clés requis pour garantir que la structure de planification financière dispose de la flexibilité nécessaire pour répondre aux demandes changeantes du marché. Voici un rapide récapitulatif des critères mentionnés par Madison pour une "structure flexible" :
- Le processus répond aux besoins stratégiques des décideurs.
- Le processus recueille des données quantitatives et stratégiques auprès des parties prenantes du secteur d'activité.
- Le processus facilite le partage d'informations si nécessaire pour créer un alignement entre les lignes d'affaires.
Enfin, nous avons parlé de l'ironie de la structure, à savoir qu'un processus très structuré peut être plus souple. Étant donné que les processus hautement structurés ont généralement tous les flux de données, les calendriers de réunions et les rôles et responsabilités définis, il est plus facile d'apporter des changements, puis d'identifier et d'ajuster les conséquences et effets en aval. Une structure de planification sans autant de définition structurelle "vole à l'aveuglette" lorsqu'elle doit faire face à des changements inattendus. Ainsi, de manière générale, un processus de planification très structuré est souhaitable.
Cependant, certaines organisations mettent en place un processus de planification très structuré, puis ne tirent pas parti de sa nature flexible. Madison appelle cela "faire de l'ombre" dans le processus de planification des immobilisations et explique qu'un processus de planification "quelque peu structuré" peut donner aux finances un faux sentiment de sécurité. Cela se traduit généralement par des mandants de planification très mécontents et un processus de planification dysfonctionnel. L'un des ennemis les plus fréquents d'un processus flexible est de se mettre dans une situation de "shadowboxing" lors de la planification des immobilisations.
La planification de l'investissement : un jeu d'ombres et de lumières
Le shadowboxing est un exercice utilisé dans l'entraînement aux sports de combat comme la boxe pour maintenir le rythme et la forme d'un combattant. Dans le cadre de leur entraînement, les combattants donnent des coups de poing à personne en particulier, parfois même à leur propre ombre. Le but est de se préparer au combat de boxe proprement dit. Tout comme la boxe, la planification du capital nécessite un certain niveau de structure qui, idéalement, est flexible tout en étant rigoureuse et définie. Le processus de planification proprement dit s'apparente quelque peu à un combat de boxe à plusieurs rounds, où le vainqueur sera la personne qui adaptera sa stratégie pour vaincre son adversaire. Le perdant sera celui qui refusera de s'adapter à la dynamique changeante du combat, en traitant l'événement en direct de la même manière qu'il faisait du shadowboxing en préparation.
La plupart des processus de planification des immobilisations comprennent une série de modèles de présentation, de réunions et de modèles de feuilles de calcul financières. Ces outils représentent la stratégie et le plan du combattant pour défendre son titre. Lorsque le service des finances dispose de ces outils, on a souvent l'impression qu'il existe une structure ou une "stratégie de combat", mais il y a souvent peu de place pour la discrétion ou la flexibilité.
En outre, si le processus structuré est créé pour conduire les parties prenantes à travers des chemins prédéfinis, il est essentiel de se demander si les trois critères d'une structure flexible sont réellement respectés.
Pour pousser l'analogie plus loin, les parties prenantes qui n'absorbent pas les coups du corps s'engagent dans une activité qui ne simule pas les conditions réelles. Il est difficile de faire en sorte qu'un propriétaire d'entreprise soit prêt pour le combat de l'année prochaine s'il n'a pas été sur le ring de la planification.
Comparez cela à une "structure flexible" où il y a un certain combat corps à corps avec les données. Un processus de planification structuré de manière flexible garantit des données sur lesquelles on peut s'appuyer pour jouer des scénarios et optimiser les ressources et les opportunités. Par exemple, les entreprises qui ont répondu qu'elles étaient moins structurées que les autres présentent également un risque beaucoup plus élevé d'être incapables de maximiser les opportunités, les ressources et les budgets (18% contre 45%).
Peut-être qu'être quelque peu structuré par rapport à être vraiment structuré est comme la différence entre le combat à mains nues et le shadowboxing. Une entreprise qui répond aux critères d'une structure de planification réellement flexible est en mesure d'examiner rigoureusement la manière d'appliquer les ressources et les budgets aux opportunités les plus rentables.
Inscrivez-vous à la conférence 15 Pitfalls of Long-Range Planning où Madison définit les pièges les plus courants qui affectent la planification à long terme, fournit des suggestions qui aident à diagnostiquer les problèmes et propose des solutions potentielles. Votre organisation s'engage-t-elle dans une planification efficace des immobilisations ou dans un processus de shadowboxing ? Partagez vos expériences en postant un commentaire ci-dessous.
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