Température, humidité, pression atmosphérique, vent, précipitations et nébulosité. Lorsqu'ils sont combinés, ces six éléments constituent la météo. Sans tenir compte de ces six éléments, les rapports et les prévisions météorologiques sont incomplets.
On peut en dire autant de votre bureau de gestion de projet (PMO). Dans toute organisation axée sur les projets, il existe un ensemble de composants. Ils sont tous relatifs et la dynamique entre chacun d'eux affecte les résultats de vos initiatives et la santé de votre portefeuille. Pouvoir surveiller chaque élément dans le contexte de votre PMO peut vous aider à prévoir le temps avec plus de précision.
Les six éléments de votre PMO :
La température : Votre portefeuille.
En matière de météo, la température est la mesure de base qui influence tous les autres éléments. De même, il en va de même pour votre portefeuille. La mesure de votre portefeuille - de froid à chaud, de chaotique à organisé - détermine d'autres comportements élémentaires dans votre PMO. Comprendre la santé des finances et des investissements de votre portefeuille vous permet d'évaluer la répartition des actifs et d'équilibrer le risque et la performance. En bref, votre portefeuille vous permet de prévoir et de vous préparer au front froid ou à la canicule.
L'humidité : Vos projets.
L'humidité est la mesure quantitative de la vapeur d'eau dans l'atmosphère et indique la probabilité de précipitations. Le nombre de projets dans votre pipeline, la portée associée et le budget correspondant fournissent une mesure similaire. Savoir quels projets sont en cours de réalisation, ainsi que ceux qui sont en cours de planification, indique le poids de l'air et peut vous aider à prévoir une bonne ou une mauvaise journée.
Pression atmosphérique : Vos ressources.
La pression atmosphérique, la mesure de la pression exercée par le poids de l'air, change en fonction de votre emplacement. Il en va de même pour vos ressources, en fonction de votre position dans le portefeuille et le plan de projet. Si l'altitude de votre projet est plus élevée, moins de ressources sont disponibles pour lancer de nouvelles initiatives ; si vous êtes dans la Vallée de la Mort, non seulement vous cherchez désespérément une oasis, mais vous avez également des ressources supplémentaires à la recherche d'eau.
Vent : Votre vitesse.
Dans le domaine de la météo, le vent est le déplacement massif de l'air. Dans votre PMO, le vent représente la vélocité de vos projets, ou leur taux de changement par rapport à un cadre de référence. Vous savez mieux que quiconque que la portée, le budget et les ressources peuvent changer au cours d'un projet, ce qui affecte directement sa vitesse et son achèvement. Cependant, avec la capacité de mesurer et de suivre chaque élément, vient la capacité de prédire jusqu'où le vent portera un projet lorsque l'inévitable se produit : le changement.
Nuageux : Votre demande.
Votre vue est-elle claire ? Les différents types de nuages signalent des conditions météorologiques différentes et indiquent le niveau des précipitations. Un ciel clair, c'est bien, mais les nuages produisent le niveau de précipitations nécessaire pour maintenir la terre en bonne santé. Pour votre PMO, les nuages représentent la santé de votre pipeline de demande. Quels types de nuages (projets) sont à venir ? Cirrocumulus, Altostratus, Cumulonimbus, pour n'en citer que quelques-uns. Qu'est-ce que cela signifie pour le PMO ? Comprendre comment chaque nuage, ou type de projet et calendrier, affecte votre PMO et améliorera la qualité de vos prévisions météorologiques.
Précipitation : Vos résultats et avantages.
Les précipitations sont tout produit de la condensation qui tombe sous l'effet de la gravité. Pour les besoins de cet exercice métaphorique, la précipitation est une bonne nouvelle pour votre PMO. Il délimite le fait que la canalisation est suffisamment saturée pour produire une forme de précipitation qui peut être mesurée. Une vague de chaleur assèche la terre, créant une pénurie d'eau, alors que le bon niveau de précipitations maintient la terre saine et en croissance. Pensez aux bénéfices réalisés d'un projet ou à cet adage, "Les averses d'avril apportent les fleurs de mai". Un projet réussi doit produire des avantages mesurables qui peuvent être vus dans toute votre organisation.
Alors, quel est le temps de la PMO ?
La combinaison de ces six éléments - portefeuille, projets, ressources, vélocité, analyse et avantages - constitue la météo de votre PMO. Mais de légères variations de chaque élément ont le pouvoir de modifier l'ensemble des prévisions, alors comment mesurer dynamiquement chaque variable pour créer une prévision météorologique précise ?
Aujourd'hui, les météorologues s'appuient sur une combinaison d'instruments et de technologies pour analyser le temps. La technologie s'est améliorée, tout comme la précision des projections météorologiques. On peut dire la même chose de tout PMO. Si votre organisation s'appuie sur des instruments manuels ou dépassés pour suivre chaque pièce mobile de votre portefeuille de projets, le niveau de précision est compromis. C'est pourquoi un grand nombre de PMO d'aujourd'hui s'appuient sur le logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) pour gérer le cycle de vie des projets et des portefeuilles.
Le plus grand avantage d'une solution PPM est la visibilité qu'elle offre sur toutes les pièces et parties mobiles. En utilisant des données en temps réel pour les tableaux de bord et les rapports, les PMO obtiennent les informations dont ils ont besoin pour surveiller le temps et faire des ajustements si nécessaire. Disposer de ces analyses et rapports permet de mieux planifier le portefeuille et d'obtenir de meilleurs résultats pour votre entreprise. Ainsi, vous saurez toujours comment vous habiller en fonction de la météo.
