Le minimalisme a été rajeuni ces dernières années, principalement inspiré par le point de vue de Marie Kondo sur le désencombrement de la maison, Kondo elle-même et de nombreux autres commentateurs explorant comment chaque aspect de la vie peut être amélioré en adoptant une approche minimaliste. Il ne s'agit pas d'une théorie nouvelle, bien sûr, le minimalisme dans l'art ayant d'abord gagné en importance en Occident dans les années 60 et 70, puis le minimalisme sur le lieu de travail avec le développement par Toyota du Kanban, de la production allégée et de la production juste-à-temps au Japon à partir de la fin des années 1940.
Un premier arrêt pour se faire une idée de ce que le minimalisme devrait signifier pour les affaires (ou dans n'importe quel aspect de la vie) est une paraphrase de d'une citation d'Albert Einstein: "Tout doit être rendu aussi simple que possible, mais pas plus simple."
Alors, ce principe peut-il créer une stratégie de travail minimaliste qui fonctionne pour votre équipe ou votre organisation ? Jetons un coup d'œil à certains des avantages potentiels.
Désencombrer les espaces physiques et numériques
Outre l'impact direct sur la productivité que le désordre provoque en rendant plus difficile de trouver les choses dont vous avez besoin, il y a aussi l'atmosphère mentale créée par un relatif chaos sur le lieu de travail. Qu'il s'agisse de dossiers ou d'objets inutilisés sur les bureaux ou de documents ou programmes superflus sur les bureaux, ces objets servent à renforcer constamment l'idée que le désordre est acceptable et qu'avoir une approche rationalisée n'est pas que nécessaire.
Pour cette simple raison, les membres de l'équipe devraient être encouragés à garder les espaces clairs et organisés, ne serait-ce que pour créer une atmosphère où ces idées sont valorisées.
Prioriser les tâches essentielles
Une étude menée auprès de cadres supérieurs d'entreprises de $1 milliards de dollars a révélé que 80% du temps de leurs cadres supérieurs était occupé par des tâches qui représentaient moins de 20% de la valeur à long terme de leur organisation. Cela signifie que leur flux de travail était dominé par des questions qui n'auraient pas dû avoir une si grande priorité.
Lors de la mise en œuvre du minimalisme sur le lieu de travail, il est important d'attribuer aux tâches leur valeur correcte, afin que les sujets moins importants ne prennent pas une place surdimensionnée dans les esprits et les listes de priorités de votre équipe.
Rationaliser les décisions
La prise de décision est un élément essentiel de toute entreprise, mais la quantité de temps et d'énergie qu'elle absorbe est une chose qui peut être ajustée. En permettant aux membres de l'équipe de prendre des décisions de leur propre chef ou en réduisant le nombre de niveaux d'approbation d'une décision, vous adopterez une stratégie de travail minimaliste qui peut réduire considérablement les ressources consacrées à la prise de décision.
Prendre du recul par rapport à la saturation de l'information
Dans les rapports, les briefs créatifs et la communication générale, on peut avoir tendance à donner trop d'informations. Cette tendance à la saturation de l'information n'est qu'amplifiée par les alertes par e-mail et par message pour les fils de discussion sur lesquels vous êtes inclus mais qui ne vous donnent en fait que très peu d'informations. Pour vous et toute votre équipe ou service, un effort concerté pour diminuer cette surcharge d'informations de moindre valeur peut améliorer considérablement la productivité. Cela peut se faire dans de nombreux domaines, par exemple en réduisant les informations aux faits nécessaires et en mettant en place un système de priorité des messages pour éviter les alertes et les distractions inutiles.
L'une des meilleures façons de mettre en œuvre une stratégie de travail minimaliste qui s'appliquera à toute votre équipe est de commencer à utiliser une plateforme de gestion de projet basée sur le cloud. L'utilisation de Planview AdaptiveWork vous permet de simplifier et de normaliser la communication et les flux de travail, réduisant ainsi les pertes de temps et d'énergie. La mise en route est également facile, nos démonstrations en direct répondant à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la manière d'intégrer efficacement Planview AdaptiveWork pour votre équipe. Découvrez-les ici.
