Le suivi du temps ou les feuilles de temps présentent des avantages considérables pour les organisations, mais il peut être difficile d'obtenir l'adhésion de votre équipe. Les raisons pour lesquelles les organisations veulent utiliser le suivi du temps sont claires : visibilité accrue, responsabilité, optimisation des ressources et facturation des services. Cependant, il y a de fortes chances que vos employés ne le voient pas de cette façon. Il est probable qu'ils considèrent le suivi du temps comme un moyen de microgestion (Big Brother), de contrôle du travail effectué ou de manque de confiance - rien de tout cela n'est vrai. Prenez du recul et regardez la situation à travers leurs yeux. Pour une plus grande adoption et moins de résistance, encouragez vos managers à se concentrer sur les avantages pour les employés, plutôt que de regarder uniquement les avantages pour l'organisation. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages pour les employés qui seront utiles lors du déploiement de votre initiative de suivi du temps ou de feuille de temps :
Obtenir plus de ressources
Vous n'aurez jamais assez de ressources. Les marchés sont beaucoup plus compétitifs que jamais ; ce qui oblige votre organisation à faire plus avec la même quantité de ressources. Pour les PMO ou les chefs de projet, l'un des aspects les plus difficiles de leur travail est de présenter des arguments en faveur de ressources supplémentaires. Le suivi du temps permet aux gestionnaires de mesurer le temps consacré aux projets et leur permet de prévoir avec précision la demande future de ressources - ce qui facilite leur capacité à quantifier leurs arguments en faveur de l'embauche.
Passer du mode réactif de "crise" au mode proactif
Une fois que vous savez que vous associerez votre travail à un moment précis, vous vous concentrerez naturellement sur les choses qui sont importantes. Il est facile de se laisser prendre par des "questions urgentes" ou des "exercices d'incendie" qui, en fin de compte, n'ont pas d'incidence sur vos résultats. Nous sommes tous passés par là ; une demande arrive et il ne faut que "quelques minutes" pour l'exécuter, alors vous l'exécutez et passez à autre chose. Cependant, les tâches non planifiées contribuent à la perte de perspective sur l'ensemble de la situation. En suivant le temps, vous ne vous concentrerez pas seulement sur "l'urgent", mais sur "l'urgent et l'important" - augmentant ainsi votre impact sur l'organisation.
Augmenter la crédibilité grâce à une meilleure précision des prévisions
Le simple fait de savoir que vous allez suivre ce sur quoi vous avez travaillé et pendant combien de temps suscitera une compétitivité de bonne nature. Le fait de voir le temps que vous consacrez aux tâches à côté des autres incitera les membres de l'équipe à s'efforcer de faire mieux - ce qui se traduira par une meilleure exécution de l'organisation.
Comprendre le temps passé sur des travaux non liés au projet
Si vous savez où vous avez passé votre temps, vous avez plus de chances d'être productif. Combien de fois vous êtes-vous demandé : "Wow, où est passé le temps ? Je ne peux pas croire que nous sommes déjà 3 semaines dans le mois." En réfléchissant et en enregistrant les endroits où vous avez passé votre temps, vous vous permettrez rapidement de prendre conscience du temps que vous consacrez à des tâches productives et non productives. Vous pourrez ensuite procéder à des ajustements si nécessaire.
Essayez d'utiliser certaines des suggestions ci-dessus lorsque vous parlez à votre organisation du suivi du temps. Ils savent déjà que l'organisation en bénéficiera, mais essayez de faire en sorte que le suivi du temps les concerne, et non vous.
