Avant la pandémie de coronavirus, les réunions virtuelles étaient programmées autour du travail. Aujourd'hui, il semble que le travail soit programmé autour de réunions virtuelles. Et bien que je sois aussi pro-technologie que n'importe qui - surtout lorsqu'il s'agit de solutions qui éliminent les barrières géographiques - j'admets que je souffre d'une certaine lassitude à l'égard des réunions virtuelles.
De plus, bien que j'aime les happy hours virtuels (, sur lesquels j'ai récemment écrit) et que je pense qu'ils sont importants pour socialiser et rester connecté, il peut être difficile de les attendre avec impatience lorsque vous êtes assis en réunion virtuelle toute la journée.
De toute évidence, les réunions virtuelles sont la nouvelle normalité. Ils sont également importants, efficaces et, dans certains cas, essentiels. C'est donc à moi qu'il incombe de faire des ajustements. À cette fin, j'ai élaboré un plan de match avec des conseils simples et pratiques. Si vous êtes en proie à l'épuisement des réunions virtuelles, je vous invite à emprunter l'un ou l'autre de ces documents pour vous aider à vous rétablir :
Tip #1
Prévoyez au moins une pause entre les réunions virtuelles. Notez que cela ne revient pas à interdire la pratique consistant à programmer des réunions virtuelles consécutives. Quelle est la différence ? C'est que le premier vous oblige à prendre une petite pause significative pour décompresser et recharger vos batteries. Cela signifie qu'il ne faut pas vérifier les e-mails, faire des recherches, rédiger des mémos - rien.
Tip #2
Écrivez les mots "bouge ton corps" sur une note autocollante et apposez-la sur votre bureau, votre mur, le haut ou le bas de votre écran, ou tout autre endroit où vous la verrez. Et puis, lors des réunions virtuelles, lisez la note et obéissez. Non, cela ne veut pas dire que vous devez commencer à faire des jumping jacks ou des pompes (à moins bien sûr que votre réunion virtuelle soit avec votre entraîneur de fitness). Mais cela signifie que vous devez alterner entre la position assise et la position debout, et donner à votre cou une bonne rotation de temps en temps (l'astuce consiste à "dessiner des cercles avec votre nez").
Tip #3
Et pendant que vous avez sorti votre bloc-notes adhésif, prenez un carré et placez-le sur votre petite section de l'écran. Il est beaucoup plus facile de se concentrer sur l'orateur (ou les orateurs) lorsque vous ne fixez pas une petite version de vous-même dans un coin quelconque.
Tip #4
Évaluez la configuration de votre bureau à domicile et déterminez si elle est adaptée. Si ce n'est pas le cas, il est temps d'investir dans une chaise ergonomique, un bureau, un repose-pieds, un support pour les poignets et tout ce dont vous avez besoin. Voici quelques bons conseils sur les équipements, meubles et accessoires à rechercher. Croyez-moi, votre corps vous remerciera. Et si votre budget le permet, envisagez de rénover votre espace de travail, car nous assistons peut-être à la fin du bureau d'entreprise traditionnel. Consultez cet article pour avoir un aperçu de ce qui pourrait se profiler à l'horizon.
Tip #5
Allez-y doucement avec les arrière-plans pour éviter d'infliger aux participants une surcharge sensorielle. Bien sûr, certains arrière-plans sont amusants et souvent pertinents, mais à moins qu'il ne s'agisse d'un happy hour virtuel, changer d'arrière-plan plusieurs fois pendant un appel lié au travail peut être distrayant.
Tip #6
Désactivez toutes les notifications comme les nouveaux e-mails, les demandes de chat, les messages instantanés, les rappels de votre système d'exploitation ou de votre navigateur pour télécharger une énième mise à jour, etc. Moins vous avez de choses à faire, moins il vous faudra d'énergie pour vous concentrer.
Tip #7
Ne fixez pas indéfiniment votre écran. De temps en temps, regardez par la fenêtre, ou votre aquarium, une image agréable sur le mur, ou toute autre chose agréable. Cela permet de réduire considérablement la fatigue oculaire (consultez d'autres conseils pour la santé des yeux sur ). Pour les happy hours virtuels et autres réunions informelles, il peut également être utile de déplacer votre ordinateur portable à un endroit où vous pourrez entendre ce qui se passe, mais pas voir ce qui se passe. J'ai récemment assisté à une séance de méditation virtuelle de yoga au cours de laquelle l'instructeur a recommandé cette petite tactique, et j'ai été surpris de voir à quel point elle était rafraîchissante.
Tip #8
Fixer un écran assèche les yeux et provoque des irritations oculaires. Restez hydraté de manière proactive en ayant un verre d'eau à proximité, et n'oubliez pas de prendre des gorgées pendant la réunion virtuelle - et tout au long de votre journée d'ailleurs. Si l'eau n'est pas votre boisson de prédilection, essayez d'éviter tout ce qui contient un excès de sucre, de sodium ou de caféine. Voici d'autres bons conseils pour rester hydraté.
Tip #9
Si vous prenez des notes, au lieu de taper à la machine pendant que vous regardez et écoutez, allez-y à l'ancienne et utilisez un stylo et du papier. Des études ont montré que cela permet d'augmenter la rétention et que la qualité des notes est meilleure, même si la quantité globale est moindre.
Tip #10
N'oubliez pas qu'il existe un autre outil technologique pour se connecter aux autres, et il s'appelle le téléphone. Il peut parfois être plus relaxant de se connecter avec des personnes uniquement par la voix, surtout si vous craignez que vos enfants ou vos animaux domestiques fassent une apparition impromptue, ou si vous préférez avoir la réunion allongé dans un hamac.
Et voici un conseil bonus qui génère beaucoup de bonheur lors des réunions virtuelles :
Planview AdaptiveWork Go propose désormais l'intégration de Zoom, ce qui vous rend, vous et votre équipe, plus productifs, efficaces et innovants. Par exemple, vous pouvez créer une tâche Planview AdaptiveWork Go directement depuis Zoom, recevoir des notifications push pour les mises à jour des tâches (individuelles et d'équipe), et lancer une nouvelle réunion Zoom et l'associer à une tâche dans un espace de travail spécifique. Et lorsque la réunion se termine, Planview AdaptiveWork Go for Zoom met automatiquement à jour la description de la tâche avec une copie de l'enregistrement et de la transcription de la réunion. Comme c'est pratique.
Les réunions virtuelles sont là pour rester, et ne feront que se répandre dans les mois et années à venir. Je m'appuierai sur ces conseils et tactiques pour rendre les réunions virtuelles énergisantes plutôt qu'épuisantes - et j'espère qu'ils vous aideront aussi.
