Je m'appelle Amber Bartlett et je suis spécialiste de l'éducation à Planview AgilePlace. J'ai le plaisir de travailler avec les clients lorsqu'ils commencent à mettre en œuvre notre outil. Une question que je reçois assez régulièrement concerne le nombre de planches qu'une personne devrait avoir. Chaque projet doit-il avoir son propre conseil, ou existe-t-il une meilleure solution ?
En principe, avoir un conseil pour chaque projet semble logique. Chaque tableau serait si bien rangé ! Les cartes de chaque tableau porteraient toutes sur le même sujet, de sorte que vous n'auriez pas à vous perdre dans des documents sans rapport les uns avec les autres pour trouver ce dont vous avez besoin. À la fin de chaque projet, vous pouvez ranger soigneusement chaque planche dans les archives et commencer le projet suivant sur une planche neuve. C'est ainsi que les chefs de projet font les choses depuis des années.
Cependant, faire les choses "comme on l'a toujours fait" ne constitue guère un pas dans la direction de l'amélioration continue. Si vous gérez de cette manière, faites-vous vraiment des progrès pour devenir l'entreprise Lean que vous vous efforcez d'être ?
Le principe essentiel du Lean Eliminer les déchets stipule que nous devons avoir une mission d'amélioration continue (kaizen), motivée par une définition très spécifique du gaspillage : tout ce pour quoi un client ne paierait pas volontiers. En utilisant cette définition, passer du temps chaque jour à rassembler des informations sur l'état d'un projet à partir de plusieurs tableaux de projets est un processus incroyablement gaspilleur. Poursuivez votre lecture pour apprendre pourquoi vous devriez passer à des tableaux Kanban d'équipe, plutôt que de projet.
Faire des listes (inefficaces) et les vérifier deux fois
Imaginez que vous vous rendez à l'épicerie pour acheter les repas d'une semaine. Au lieu de faire une liste de tous les ingrédients dont vous aurez besoin, vous apportez sept recettes avec vous - deux écrites sur des fiches, trois sauvegardées sous forme de notes sur votre téléphone et deux que vous avez mémorisées (plus ou moins). Dans chaque allée, vous devez vous référer à sept endroits différents pour être sûr d'avoir dans votre panier tout ce dont vous avez besoin.
À la fin de votre voyage d'achat, vous êtes épuisé et fatigué. Oh ! Et vous avez oublié d'acheter le poulet pour le repas du mardi soir, et vous avez fini par obtenir le double de la quantité de pain dont vous aviez besoin.
L'utilisation d'un nouveau tableau Kanban pour chaque projet a un effet similaire : vous devrez peut-être vérifier trois ou quatre (ou plus) tableaux différents pour être sûr d'avoir accompli tout ce que vous deviez faire pour la journée. Il est possible de s'occuper de tout, mais c'est loin d'être efficace. Ce processus compliqué introduit des déchets dans le système et ralentit la capacité de votre équipe à offrir de la valeur à vos clients.
Pensez à quel point il serait plus efficace pour tous les membres de votre équipe de se rendre sur un seul tableau Kanban d'équipe - ou à quel point ce voyage à l'épicerie aurait pu être moins frénétique (et plus efficace) si vous aviez regroupé toutes vos recettes en une seule liste d'épicerie. Avec un seul tableau Kanban partagé par l'équipe, vous disposez de tout ce qui est nécessaire pour prendre des décisions éclairées, comme le travail à prioriser en premier. Vous avez également la possibilité de collecter des mesures précieuses pour analyser les performances de votre équipe, ce qui est un élément clé de l'amélioration continue. Ce n'est pas seulement une question de commodité - c'est une question de Leanness. Je passerai en revue les principes Lean les plus pertinents pour expliquer comment les tableaux de projet empêchent les équipes de pratiquer réellement l'amélioration continue.
Optimiser l'ensemble
L'un des principes les plus fondamentaux du Lean est Optimiser l'ensemble du site. Cela est difficile, voire impossible, à faire sans une vision unique et partagée de ce à quoi l'équipe est confrontée. Il est presque impossible de suivre la capacité de toute votre équipe lorsque vous devez vous rendre à plusieurs endroits pour comprendre ce que chaque membre de l'équipe s'est engagé à faire - et ce n'est pas une bonne utilisation du temps de quiconque. Comment pouvez-vous gérer le WIP de l'équipe (Work in Process) si vous ne visualisez pas toute l'activité de l'équipe en un seul endroit ?
Créer des connaissances
Un autre principe clé du Lean est Créer des connaissances. Si vous ne travaillez que dans votre spécialité, vous ratez de précieuses occasions de formation croisée avec les membres talentueux de votre équipe.
C'est étonnant ce qu'un regard neuf peut apporter à un problème apparemment insoluble. Je ne sais pas combien de fois c'est arrivé : Je n'arrivais pas à résoudre un problème, puis après avoir collaboré avec un collègue, j'ai pu le voir sous un nouveau jour et trouver la bonne solution. Chaque fois que cela se produit, c'est une occasion incroyable de grandir - en entendant de nouvelles idées, et en acquérant plus de perspective sur les multiples approches pour résoudre un problème donné.
À l'inverse, votre point de vue pourrait être tout aussi précieux pour le travail que quelqu'un d'autre effectue - mais sans visibilité sur ce travail, vous ne verriez jamais cette opportunité d'aider votre équipe à fournir de la valeur plus rapidement. Le fait de garder les projets individuels séparés cache les possibilités de "grouiller" autour des problèmes. Fait amusant : lorsque les abeilles ont besoin d'une nouvelle ruche, elles arrêtent ce qu'elles sont en train de faire et relèvent le défi en tant que système - connu dans le monde Lean/Kanban sous le nom de arrêtant la ligne. Ils quittent tous la ruche en un bouquet géant, en gardant la reine en sécurité au milieu. Toutes les abeilles ouvrières (à l'exception de quelques éclaireurs) restent ensemble jusqu'à ce qu'un nouvel emplacement puisse être trouvé, puis elles voyagent toutes ensemble en une masse géante jusqu'à ce que la reine puisse être déposée en toute sécurité dans sa nouvelle maison.
Comment cela s'applique-t-il à vous ? Lorsqu'un problème survient, toutes les personnes qui ont visualisé le problème peuvent tout laisser tomber et travailler à une solution. L'apport de nouvelles idées, de nouveaux cerveaux et de nouvelles mains sur un problème peut faire avancer celui-ci vers une conclusion rapide. Cependant, si vous n'êtes pas en mesure de visualiser qu'il y a un problème, vous risquez de perdre la chance de vous rassembler en équipe. Ces opportunités sont difficiles à voir sans techniques de visualisation méthodiques.
Respect for People
Enfin, parlons de mon principe préféré du Lean : le respect des personnes. Il n'y a rien de plus irrespectueux que de faire perdre son temps à quelqu'un. Malheureusement, nous le faisons parfois involontairement. Avant de commencer à pratiquer Lean et Kanban, je ne voyais pas à quel point les réunions d'état pouvaient être un gaspillage, et donc un manque de respect. Dans les équipes dont j'ai fait partie, tout le monde faisait le tour de la pièce, attendant ses cinq minutes pour parler. Lorsque mon tour arrivait, je racontais à tous mes collègues désintéressés les moindres détails de ma journée de travail.
Nous n'avons pas parlé de la façon d'améliorer la qualité d'un travail, d'éliminer les obstacles sur le chemin de l'autre ou d'essaimer sur un projet pour le mener à bien. En fait, nous ne nous parlions pas de à - nous nous parlions de à.
Si nous n'améliorons pas la qualité de notre communication (au sein et en dehors des réunions), nous ne pouvons pas améliorer la qualité de notre travail, ni la qualité de nos vies. N'est-il pas frustrant de sentir que vous êtes toujours sur une page différente de celle de vos collègues ? Inévitablement, les mauvaises communications provoquent des frustrations, de l'anxiété et du ressentiment dans les équipes. Comme l'a dit W. Edwards Deming, "Un mauvais système battra une bonne personne à tous les coups".
Comment les tableaux Kanban d'équipe peuvent aider
Le fait d'avoir le travail de toute votre équipe sur un seul tableau élimine ces problèmes de communication. Les humains sont visuels par nature - l'utilisation d'un tableau Kanban pour visualiser l'ensemble du processus de l'équipe vous permet de consacrer le temps de réunion de manière plus intentionnelle, en vous concentrant sur le travail qui doit être discuté (échéances imminentes, priorité critique ou même complètement bloqué) plutôt que sur des mises à jour verbales du statut mal communiquées.
Notre équipe de direction à Planview AgilePlace réalise ses réunions de standup en seulement quatre minutes. Bien sûr, toutes les équipes ne peuvent pas gérer une réunion aussi rapide, mais pourrions-nous éliminer les réunions d'état d'une heure, et les remplacer par des standups de 15 minutes ? Avec les tableaux Kanban d'équipe, certainement.
Transition vers les conseils d'équipe
Alors, comment commencer ? Faites le grand saut ! Il peut être intimidant de faire passer votre équipe à une nouvelle façon de visualiser le travail, mais n'ayez crainte. Nous avons quelques ressources qui vous aideront dans votre démarche.
Utilisez notre feuille de route Kanban pour vous aider à concevoir le déroulement de votre travail. Cet ebook peut vous aider à prendre des décisions sur la bonne façon de commencer et de vous améliorer continuellement en cours de route. Vous êtes préoccupé par le désordre sur votre tableau ? Veuillez vous référer à cet article, écrit par un membre de notre équipe d'assistance sur la manière d'utiliser efficacement les filtres. Vous aurez une vue claire et nette de ce que vous devez voir, quel que soit le nombre de cartes que votre équipe choisit d'ajouter.
