L'une des pratiques fondamentales de la méthode Kanban consiste à rendre explicites les politiques de processus. Cela aide les membres de l'équipe et les parties prenantes à comprendre ce qui est attendu, ce qui réduit la confusion et permet une plus grande cohérence des processus. Tant que le mécanisme d'un processus n'est pas explicité, il peut être difficile d'engager une discussion sérieuse sur la manière de l'améliorer.
Sans une compréhension commune de la manière dont le travail doit être effectué, les discussions sur les problèmes ont tendance à être émotionnelles, anecdotiques et subjectives. Rendre vos politiques explicites facilite une discussion plus rationnelle, empirique et objective des problèmes et de la manière d'accroître l'efficacité de l'équipe.
Comment rendre les politiques de processus explicites dans Planview AgilePlace
Planview AgilePlace propose plusieurs moyens de vous aider à capturer, préserver et partager les décisions stratégiques de votre équipe, directement au sein de votre tableau Kanban :
- Fournissez une description du tableau pour communiquer l'objectif de votre travail.
- Concevez la disposition de votre conseil d'administration pour refléter les politiques de prise de décision et de flux de travail.
- Définissez des politiques de couloir explicites pour établir quand le travail est prêt à être déplacé.
- Créez des cartes de légende pour communiquer des informations et des instructions supplémentaires.
- Fixez des limites d'encours pour limiter la quantité de travail qui circule dans le système.
- Établir des politiques de classe de service en fonction du risque et de l'impact commercial.
- Créez des modèles de tableaux pour des processus cohérents et reproductibles.
- Utilisez des cartes de tâches prédéfinies pour garantir une mise en œuvre cohérente.
Grâce à ces techniques, Planview AgilePlace permet aux membres de l'équipe de déterminer la manière la plus efficace de maintenir le flux de travail dans le système.
1. Description du conseil
Communiquez clairement l'objectif de votre travail aux autres membres de votre organisation en incluant une description du forum (disponible dans le menu des paramètres du forum ). Cela fournit des informations contextuelles qui aident les autres à comprendre comment le conseil est utilisé. Découvrez comment mettre à jour les paramètres de votre tableau dans Planview AgilePlace.
2. Disposition de la carte
Au fur et à mesure que le travail est tiré sur le tableau, il est important que les étapes reflètent fidèlement le processus de votre équipe. L'éditeur de tableaux flexible de Planview AgilePlace vous permet de modéliser visuellement n'importe quel processus, quelle que soit sa complexité. Utilisez des couloirs verticaux pour visualiser chaque étape de votre flux et des swimlanes horizontaux pour représenter des processus parallèles sur le même tableau.
3. Stratégies concernant les couloirs
Les politiques de processus sont utilisées pour expliquer quand un élément de travail est prêt à être déplacé dans la voie ou la sous-voie suivante sur le tableau. Ils aident l'équipe à répondre à des questions importantes, telles que la manière dont la file d'attente de travail est réapprovisionnée et le moment où une carte peut être déplacée dans le couloir suivant.
Pour gérer les politiques de couloir dans Planview AgilePlace, allez dans l'éditeur de mise en page de la carte et cliquez sur l'icône Paramètres dans l'en-tête du couloir que vous souhaitez ajouter.
4. Cartes de légende
L'ajout de cartes de légende à votre tableau est un autre moyen de communiquer explicitement des informations ou des instructions à votre équipe. Dans cet exemple, l'équipe des services informatiques utilise une carte pour expliquer comment les nouvelles demandes doivent être soumises.
5. Limites d'encours
La définition de limites d'encours (WIP) dans Planview AgilePlace permet à votre équipe de définir des politiques sur la quantité de travail pouvant être appliquée à des étapes spécifiques de votre processus (c'est-à-dire à des couloirs) ou à des individus (c'est-à-dire à des utilisateurs). Des indicateurs visuels montrent quand les limites ont été atteintes ou dépassées pour aider les équipes à identifier les goulots d'étranglement et à limiter la quantité de travail qui circule dans le système. Apprenez à définir des limites d'encours dans Planview AgilePlace.
6. Classe de service
La classe de service (CoS) est utilisée dans les systèmes Kanban pour définir un ensemble de niveaux de service en fonction de l'impact sur l'entreprise. Les exemples les plus courants sont les suivants : expéditif, dépendant de la date, réglementaire et standard.
Des politiques concernant la priorité et la vitesse du flux sont établies pour chaque CoS afin d'aider les organisations à gérer le risque associé au coût des retards. Planview AgilePlace rend clairement visible le CoS associé à chaque élément de travail à l'aide de couleurs ou d'icônes sur la face de chaque carte kanban. Il vous permet également de rendre visible la politique associée à chaque catégorie de CoS. Pour apprendre comment gérer les politiques CoS dans Planview AgilePlace, cliquez ici.
7. Modèles de conseil
L'utilisation de modèles de tableaux pour des processus commerciaux prédéfinis garantit une plus grande cohérence dans la façon dont le travail est exécuté au sein de plusieurs équipes de votre organisation. Planview AgilePlace fournit une vaste bibliothèque de modèles pour la mise en œuvre d'un large éventail de processus commerciaux et informatiques, y compris le Scaled Agile Framework (SAFe). Modifiez facilement ces modèles ou enregistrez votre conception de tableau existante comme modèle personnalisé. Cliquez ici pour en savoir plus.
8. Cartes de tâches prédéfinies
Pour les éléments de travail répétables, Planview AgilePlace vous permet de créer des cartes de tâches prédéfinies afin de garantir que le travail est exécuté correctement à chaque fois. Identifiez les tâches qui doivent être accomplies et ajoutez-les au tableau des tâches dans la carte mère. Dupliquer selon les besoins. Apprenez à configurer et à utiliser les tableaux de tâches.
Permettre l'amélioration continue grâce aux politiques
L'établissement de politiques axées sur l'équipe est un facteur clé du changement évolutif et collaboratif. À mesure que l'équipe évolue et grandit, les politiques peuvent - et doivent - être continuellement révisées et améliorées pour refléter la situation actuelle. Planview AgilePlace permet de communiquer facilement ces décisions stratégiques aux membres de l'équipe et aux parties prenantes, directement au sein de votre tableau Kanban.
