Comment gérer une équipe séparée par des fuseaux horaires, des cultures, des méthodes de travail et des personnalités ? Même les chefs de projet formés professionnellement ont du mal à favoriser la collaboration à distance. La technologie est une réponse - comme la messagerie instantanée, la vidéoconférence et les tableaux de planification et d'ordonnancement en ligne - mais les chefs de projet doivent renforcer ces outils numériques par un objectif commun et de bonnes pratiques de gestion.
Les chefs de projet qui apprennent à adapter leurs compétences de leadership et d'organisation à ces différents moyens de communication auront plus de chances de diriger des équipes solides et productives. Cet article présente six conseils pour aider les équipes virtuelles à collaborer en douceur pour accomplir leur travail, en commençant par le quoi et le pourquoi.
Qu'est-ce que la collaboration à distance ?
La collaboration à distance consiste à travailler efficacement avec des collègues, des clients et des partenaires à distance, qu'ils se trouvent dans la pièce voisine ou à l'autre bout du monde. La croissance des équipes virtuelles au cours des dernières années coïncide avec les progrès de la technologie et la complexité croissante de la création de produits, de services et d'expériences client connectés numériquement.
Dans le sillage des événements de la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations se sont retrouvées confrontées à la nécessité d'une collaboration à distance entre les employés. C'est un avantage si les organisations peuvent rassembler divers groupes de personnes talentueuses, quel que soit leur lieu de résidence, pour collaborer, innover et relever des défis compliqués en ligne.
Pourquoi la collaboration à distance est-elle importante ?
Au-delà de l'atteinte des objectifs du projet, apprendre à mieux collaborer à distance est essentiel car cela se normalise. De nombreux employés qui ont récemment essayé le travail à distance pour la première fois le préfèrent au fait d'être dans un bureau. Une enquête menée par Gartner en juillet a révélé que 82 pour cent des chefs d'entreprise permettront à leurs employés de continuer à travailler à distance au moins une partie du temps, et près de la moitié ont déclaré que leurs employés pourraient continuer à travailler à distance à plein temps.
Il est donc essentiel de créer une expérience exceptionnelle et cohérente. Les personnes travaillant à domicile ou dans d'autres lieux ne doivent plus être perçues et traitées comme des aberrations, même si la majorité de leurs collègues se trouvent dans un bureau. Pour l'avenir, McKinsey conseille aux dirigeants d'effacer les lignes de démarcation qui existent normalement entre eux :
"Pour maintenir la productivité, la collaboration et l'apprentissage et préserver la culture d'entreprise, les frontières entre le fait d'être physiquement au bureau et hors du bureau doivent s'effondrer. La vidéoconférence au bureau ne peut plus impliquer un groupe de personnes se fixant les unes les autres autour d'une table tandis que d'autres regardent depuis un écran sur le côté, ne pouvant ainsi participer efficacement."
McKinsey & Company
La bonne nouvelle est que les organisations ont eu un cours accéléré sur la collaboration à distance ces derniers temps. Les dirigeants ont fait de grands progrès dans le déploiement de ces technologies. Une nouvelle enquête KPMG CEO Outlook a révélé que 77 pour cent des entreprises prévoient de continuer à développer leur utilisation actuelle des outils de collaboration et de communication numériques.
Bien sûr, le succès exige plus que la technologie. Voici les six conseils pour améliorer la collaboration au-delà des distances.
1. Communiquer clairement et souvent
Une bonne communication est essentielle à l'efficacité des équipes virtuelles. Chaque personne doit avoir une bonne maîtrise des priorités, des délais, des attentes et des objectifs à tout moment. En outre, la coordination du travail est plus simple lorsque les chefs de projet et les membres de l'équipe peuvent voir qui travaille sur quoi et quand.
Les chefs de projet doivent également prendre des nouvelles de chaque individu fréquemment, par le biais de différents canaux de communication. Au-delà des questions liées au travail, l'objectif est de s'assurer que les employés à distance se sentent engagés et responsabilisés. Cela permet d'établir un rapport et de maintenir le lien entre l'employé et ce qui se passe au sein de l'entreprise.
Dans le même ordre d'idées, un autre conseil pour améliorer la collaboration à distance consiste à communiquer la manière dont l'équipe contribue à la stratégie de l'entreprise. Cela est souvent plus motivant pour les employés qui privilégient les récompenses intrinsèques aux récompenses externes. Elle augmente également la probabilité que chacun exécute continuellement la stratégie.
2. Fixer des limites et des normes de communication
L'un des avantages pour les employés virtuels est la liberté de travailler à leur manière. Les chefs de projet doivent soutenir cette flexibilité, en supprimant l'envie de faire de la microgestion ou de trop suivre les tâches. Il peut être utile de poser des questions telles que la façon dont les membres de l'équipe préfèrent communiquer, le moment de la journée où chacun est le plus productif et le moment où chacun préfère être hors ligne.
La communication de ces préférences à l'équipe encourage le respect des limites et des besoins de chaque personne. Cela peut améliorer le moral et permettre à chaque membre du groupe de faire son meilleur travail. Il est également important de tenir compte des fuseaux horaires dans ces décisions, car les heures de travail qui se chevauchent peuvent être rares.
Pour maintenir le travail sur la bonne voie et rationaliser la communication, les chefs de projet doivent également établir des normes pour l'ensemble de l'équipe. Les réunions obligatoires pourraient en être une. En s'inspirant de la méthodologie agile, une réunion quotidienne de standup de 15 minutes ou moins peut être productive.
D'autres normes de collaboration à distance pourraient inclure l'utilisation standard de certaines applications pour une communication cohérente et les moments où tout le monde doit être en ligne. Les chefs de projet pourraient également fournir des directives concernant la fréquence des communications, la rapidité de réponse aux messages et d'autres interactions. Les équipes individuelles doivent également avoir la possibilité de choisir leurs propres normes et outils en fonction de leurs domaines d'expertise.
3. Encourager la participation égale à travers les canaux de collaboration
Comprendre les personnalités de l'équipe et les styles de communication peut aider à garder tout le monde engagé et impliqué. Par exemple, certaines personnes aiment voir leurs collègues sur vidéo avec tous les indices non verbaux, tandis que d'autres préfèrent les communications écrites ou les interactions en tête-à-tête. L'une des marques d'un bon manager est de savoir quel canal de communication utiliser dans quelle situation et avec quel groupe de personnes ou quelle personne.
Par exemple, la vidéoconférence est essentielle mais peut être un défi. Il est difficile de tenir une session productive lorsque tout le monde essaie de parler en même temps. Le fait d'être plus organisé peut garantir une session intéressante où chacun a la possibilité de s'exprimer.
L'hôte ou le modérateur pourrait publier un ordre du jour de la réunion avec des blocs de temps pour la présentation de chaque personne. Une autre option consiste à demander aux personnes qui souhaitent poser une question ou faire un commentaire de lever la main dans une boîte de discussion. Le modérateur pourra alors les reconnaître au moment opportun.
Les managers devraient encourager la collaboration à distance des employés qui sont plus introvertis et moins enclins à parler. Le fait de leur demander leur avis peut les faire participer à la conversation et les faire se sentir plus concernés, tout comme le fait de les relancer par la suite. Cela s'applique également aux réunions où les travailleurs à distance sont en vidéo et où les autres employés sont ensemble dans un bureau.
4. Prenez le temps de renforcer votre équipe
La rigidité de ces réunions formelles fait qu'il est important d'avoir des interactions plus informelles. Les happy hours virtuels, les jeux en ligne, les réunions vidéo avec des animaux de compagnie, et bien d'autres choses encore, peuvent contribuer à renforcer la camaraderie et la confiance. Ces événements peuvent fournir le contact humain naturel que les gens peuvent manquer dans un cadre de bureau.
Un groupe de professeurs au Royaume-Uni et en Nouvelle-Zélande a réalisé une étude sur les rassemblements virtuels informels pendant la pandémie et a constaté des avantages supplémentaires. Par exemple, les événements de réseautage en ligne organisés dans le monde entier ont permis à des collègues qui ne se seraient jamais rencontrés en personne de converser virtuellement. Des collègues qui ne s'étaient rencontrés que quelques fois au bureau ont appris à mieux se connaître et ont entamé des correspondances suivies. Tout cela ouvre la porte à d'autres possibilités de collaboration à l'avenir.
5. Célébrez les réussites
Les chefs de projet devraient également utiliser la collaboration à distance pour reconnaître les employés méritants. Isolés de leurs pairs, les travailleurs à distance peuvent se sentir particulièrement sous-estimés, stressés et incertains. Gartner affirme que les périodes perturbées augmentent d'environ 30 pour cent le besoin des employés d'être reconnus pour leurs réalisations.
Les managers doivent s'efforcer de savoir sur quoi les équipes travaillent et quelles sont les contributions de chacun. Il peut être utile de poser des questions sur les succès récents, les idées créatives, les obstacles qu'ils ont surmontés ou les collègues qui les ont aidés. De petites marques d'appréciation telles que des cartes-cadeaux, un toast en ligne ou du temps libre peuvent être très appréciées.
6. Partager des fichiers et des données
La collaboration à distance est beaucoup plus facile lorsque les équipes peuvent partager des documents et des données en un seul endroit. Idéalement, tout le monde peut accéder et modifier en toute sécurité tous les documents du projet. Toute modification doit être immédiatement visible par l'équipe, avec un contrôle de version pour voir les derniers documents.
Cette approche permet d'éviter que les fichiers et autres informations ne se perdent dans des feuilles de calcul, des courriels et autres systèmes cloisonnés. Les équipes travaillent mieux ensemble lorsqu'elles ont des vues collectives sur les données et les détails actualisés du projet. Une représentation visuelle des activités, des jalons, des dépendances, des dates d'échéance et des barrages routiers permet de garder les projets sur la bonne voie.
Combler la distance et accomplir le travail en équipe
C'est déjà un défi de gérer une équipe qui se trouve physiquement ensemble. Cultiver la collaboration à distance ajoute des couches de difficultés, notamment celle de garder tout le monde sur la même page numérique. À cette fin, un espace de travail partagé tel qu'un outil de gestion de projet ou un logiciel de collaboration peut maintenir les équipes sur la bonne voie. Ces conseils devraient vous aider à préparer le terrain pour une livraison de travail de haute qualité et dans les délais, où que vous soyez dans le monde.
