En tant que service informatique, vous recevez tellement de demandes que vous devez souvent mettre en veilleuse vos propres améliorations à long terme. Lorsque vous reprenez enfin votre souffle, vous vous rendez compte que votre plate-forme technologique a quitté l'état "réparable" il y a longtemps - et maintenant elle brûle.
Vous avez besoin de temps libre pour apporter des améliorations critiques à long terme - avant que votre personnel ne perde confiance et ne parte. C'est plus facile à dire qu'à faire, car trouver du temps libre (sans travailler plus longtemps) exige souvent de prendre des décisions délicates en matière de compromis. Voici cinq domaines dans lesquels vous pouvez dégager le temps dont vous avez besoin.
1. Simplifier les estimations
Nous perdons souvent du temps à faire des estimations qui sont beaucoup plus granulaires que ce qui est nécessaire pour notre processus. Passer d'estimations détaillées à des estimations plus grossières, par exemple des story points aux tailles des seaux (c'est-à-dire S, M, L), peut nous faire gagner un temps et une énergie précieux, que nous pouvons utiliser pour apporter des améliorations essentielles.
Par exemple, si vous devez décider des fonctionnalités à prioriser, et que (a) vous n'avez pas besoin d'estimer chaque histoire derrière la fonctionnalité pour avoir une idée de sa taille, et (b) vous prenez une décision de compromis sur un petit ensemble de fonctionnalités, alors demandez-vous : Quelle est la façon la plus simple de déterminer la priorisation ?
Une technique d'estimation qui permet de gagner un temps précieux consiste à considérer l'effort requis pour développer une fonctionnalité qui ne varie pas beaucoup (pas plus de 2-3x l'effort), alors que la valeur du marché pour les mêmes fonctionnalités varie beaucoup plus (entre 10-100x la valeur du marché).la raison de cette approximation est, bien sûr, de faire un pari pour des améliorations à long terme.
2. Réduire le temps consacré aux analyses futures
On demande souvent à votre équipe de direction de faire des recommandations pour des histoires et des projets prévus des mois à l'avance. En règle générale, vous avez de bons arguments pour ne plus consacrer de temps à l'analyse et à la conception détaillées pour les projets prévus dans six mois ou plus. Même si les projets se concrétisent, les décisions d'analyse et de conception devront très probablement être revues lorsque le développement commencera de toute façon.
La recommandation de compromis : Il est préférable pour votre équipe dirigeante d'investir du temps dans la formation et le partage des connaissances, plutôt que dans l'analyse et la conception de choses qui pourraient ne jamais se concrétiser.
En cas de doute, demandez-vous quelle décision sera motivée par votre analyse. Si la réponse est "pour obtenir un budget", donnez à votre équipe un moyen plus simple de prendre cette décision - qui n'implique pas de faire appel à vos cadres supérieurs.
Une façon de simplifier le processus budgétaire est d'augmenter la vitesse de décision. Si vous effectuez actuellement des prévisions pour l'année, essayez de passer à des prévisions trimestrielles. C'est ce que nous apprend Beyond Budgeting, et c'est ce que je recommande à toutes les entreprises Agile.
La deuxième approche pour réduire le temps consacré à l'analyse future consiste à dissocier le contenu du financement réel. Considérez les coûts comme la taille de votre pipeline, et le contenu comme ce qui y circule. Les coûts sont assez stables puisqu'ils dépendent de quelques facteurs (effectifs, installations et licences), il est donc facile d'estimer l'évolution dans le temps. En examinant ce changement, vous pouvez déterminer votre budget. Le contenu peut être déterminé lorsque le travail atteint l'informatique - vous n'avez pas besoin d'estimer le contenu pour trouver votre budget.
3. Déplacer l'analyse vers les unités commerciales
De nombreuses idées de fonctionnalités sont construites sur des produits et services que nous ou nos concurrents possédons déjà. Peu d'entre eux sont innovants, perturbateurs ou apportent une valeur ajoutée significative au client. Si votre plate-forme est brûlante et que vos ressources sont rares, vous avez de bonnes raisons de reporter l'implémentation de ces fonctionnalités afin de dégager du temps pour des améliorations critiques.
Tant que vous n'avez pas une compréhension claire de la façon dont une fonctionnalité différencie votre produit du point de vue du marché - ou ajoute de la valeur du point de vue de l'utilisateur - donnez la priorité aux améliorations informatiques à long terme plutôt qu'à la création de nouvelles fonctionnalités. Renvoyez les demandes aux unités commerciales qui en sont responsables et demandez des précisions.
Notez toutefois que si votre produit est fortement axé sur l'informatique, l'innovation le sera aussi. Dans ce cas, une grande partie de l'analyse des besoins peut encore être poussée en amont, mais une grande partie de l'analyse de rentabilité et de la conception de la solution doit se faire en étroite collaboration entre les entreprises et l'informatique.
4. Arrêt du soutien aux produits marginaux
Chaque système possède des fonctionnalités et des services qui sont utilisés moins fréquemment que d'autres. Si vous pouvez identifier ces fonctions et services, vous pouvez justifier l'arrêt total de leur soutien. La clé est de faire une analyse basée sur les faits pour identifier les caractéristiques que vous pouvez justifier de ne pas prendre en charge. Concentrez votre conversation sur la façon dont le fait de prendre le temps d'apporter des améliorations à long terme dans votre département peut améliorer le revenu total, même au risque de perdre un revenu marginal.
5. Boycottez les réunions sans but ni ordre du jour
Faites un pacte pour ne pas assister aux réunions sans objectif ou ordre du jour clairement défini. Dites à votre personnel que jusqu'à ce que votre plate-forme soit stable, la participation aux réunions est volontaire, et non obligatoire. Au lieu de cela, faites une réservation de calendrier toutes les deux semaines pour une "journée de piratage des dettes technologiques".
Final Thoughts
Voilà cinq astuces que vous pouvez garder dans votre manche pour vous aider à dégager du temps libre pour apporter des améliorations informatiques essentielles. Si vous vous surprenez à en faire des habitudes, c'est peut-être le signe qu'il manque quelque chose à votre leadership.
Vous trouverez d'autres exemples de facteurs à long terme qui mettent les équipes dans des situations désespérées dans mon nouveau livre, Real World Kanban.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
