Que vous soyez un cuisinier utilisant une recette pour préparer une nouvelle entrée, un enfant utilisant des instructions pour construire un nouveau jeu de lego, ou un développeur utilisant un exemple de code pour apprendre un nouveau langage, les guides peuvent vous sauver la raison et vous aider à apprendre plus rapidement. Il en va de même pour la création d'un nouveau tableau Kanban ou pour la modification d'un tableau existant.
Voir comment les autres équipes structurent leurs tableaux peut être extrêmement utile. En fait, c'est la raison pour laquelle nous incluons des modèles de tableau dans notre application et avons des galeries de tableaux conservés comme 10 Exemples de tableaux Kanban pour les opérations informatiques & Développement. Trop souvent, cependant, nous voyons des équipes se laisser prendre au "piège du modèle". Cela se produit lorsque vous essayez de forcer votre équipe à suivre un modèle, au lieu de créer un tableau Kanban qui reflète votre flux de travail réel.
Grâce à des milliers d'interactions avec les clients, nous avons appris que les équipes les plus performantes construisent leurs tableaux pour cartographier leur propre processus ; ensuite, elles modifient continuellement leurs tableaux pour refléter avec précision leur processus unique au fur et à mesure de son évolution.
Évitez le piège du modèle
Que vous créiez un tout nouveau tableau Kanban ou que vous soyez prêt à apporter des modifications à un tableau existant, vous vous tournerez souvent vers les modèles de tableau pour vous guider. Il est tentant de considérer ces modèles comme des "meilleures pratiques" - des solutions rapides qui feront de vous un succès automatique. Mais, "les meilleures pratiques" est une expression terminale qui suggère qu'il n'y a plus rien à apprendre.
Face à ces exemples, il est facile de penser : "Cela a marché pour ces organisations, alors pourquoi cela ne marcherait-il pas pour la nôtre ?" Mais, si votre organisation n'est pas une copie conforme de celles qui ont réussi d'une certaine manière, vous n'obtiendrez probablement pas un résultat identique. Il est préférable de considérer les listes, les exemples, les modèles et autres comme des "bonnes pratiques" que vous pouvez examiner, dont vous pouvez extraire des éléments et appliquer selon vos besoins.
Quand utiliser un modèle de tableau Kanban "en l'état" ?
L'utilisation d'un modèle de tableau Kanban peut être appropriée dans les scénarios suivants :
- Pour les nouvelles équipes qui n'ont pas de flux de travail préexistant : Dans ce cas, les modèles peuvent être un excellent moyen de tirer parti de l'expérience des autres et de commencer à faire quelques pas sur le chemin de l'apprentissage.
- Pour gagner du temps lorsque vous construisez votre flux de travail dans un nouveau tableau ou outil : Dans ce cas, prenez le modèle qui ressemble le plus à votre processus, puis modifiez-le pour imiter votre processus existant.
- Pour générer des idées de modification de votre planche : Voir l'étape 3 ci-dessous.
Mais si vous n'appartenez pas à l'une des trois catégories ci-dessus, vous avez tout intérêt à sauter le modèle et à commencer par établir votre propre processus. Les cinq étapes proposées ci-dessous vous aideront à apprendre comment personnaliser votre conseil d'administration pour en faire un succès.
5 étapes pour personnaliser votre tableau Kanban
Votre flux de travail changera en fonction des besoins de l'entreprise. Et, comme votre tableau Kanban est le reflet de votre flux de travail, vous voudrez qu'il change également. Il n'existe pas de conception de tableau Kanban parfaite. La clé est de réaliser que votre conseil est un travail en cours, que vous mettrez continuellement à jour au fur et à mesure que vous identifiez et résolvez les problèmes. Voici quelques étapes recommandées pour y parvenir :
1. Cartographiez votre processus actuel
Cela vaut la peine de prendre le temps de regarder le webinaire que notre PDG, Chris Hefley, a organisé l'année dernière sur cartographiant votre processus Kanban. Ce webinaire vous emmènera au-delà de la compréhension de votre flux de travail, et vous guidera dans l'identification de diverses sources de demande entrantes, en discutant des files d'attente, en identifiant la propriété du travail tout au long de votre processus, et plus encore. Souvent, les équipes ne parviennent pas à identifier le travail caché parce qu'il n'est pas facilement apparent ou étiqueté comme tel. Le webinaire peut vous aider à combler cette lacune. Si vous n'avez pas le temps d'assister à l'intégralité du webinaire, prenez quelques minutes pour consulter le jeu de diapositives .
Un point clé du webinaire que je souhaite réitérer est le suivant : "Résistez à l'envie de réorganiser ou d'améliorer le processus [lorsque vous démarrez avec un nouvel outil comme Planview AgilePlace]. Commencez simplement par ce que vous faites maintenant." De même, la méthode Kanban suggère qu'après avoir visualisé votre processus actuel, vous vous engagiez à vous lancer dans un flux continu de petites améliorations évolutives. Pourquoi ?
- Il est plus facile pour les gens de gérer une série de petits changements qu'un énorme changement d'un seul coup. De nombreux grands changements sont abandonnés avant d'avoir réussi.
- Vous ne pouvez pas facilement mesurer le succès ou l'échec d'un changement sans disposer d'informations auxquelles le comparer. Si vous commencez tout de suite à apporter des changements, vous n'avez aucun moyen de mesurer leur succès ou leur échec.
- Former les gens à identifier et à corriger les problèmes est une compétence clé qui peut maintenir votre entreprise à flot à long terme.
- Après avoir visualisé votre processus existant, vous êtes prêt à observer et à recueillir des données.
2. Dé déterminer un problème auquel s'attaquer
Votre tableau Kanban peut visualiser plus que les cartes sur le tableau et la façon dont le travail circule dans votre système. Lorsque vous rendez votre tableau Kanban vraiment représentatif de votre processus et que vous commencez à limiter les travaux en cours (TEC), vous commencez rapidement à voir quand le travail ne passe pas dans le système aussi bien que vous le souhaitez. Par exemple, si le travail commence à s'accumuler dans une étape (ou une voie), vous savez qu'il est nécessaire d'examiner plus en profondeur ce qui pourrait causer un goulot d'étranglement.
Lorsque vous commencez à reconnaître des schémas problématiques sur votre tableau, décidez lesquels seraient les plus utiles à améliorer.
- Pour votre premier effort, choisissez un problème qu'il est relativement facile d'influencer positivement. Obtenir une victoire rapide dès le début est un bon moyen de rendre les gens confiants dans votre capacité à conduire un changement réussi.
- Choisissez un seul problème. En effectuant trop de changements à la fois, il est difficile de déterminer ce qui a vraiment causé tel ou tel résultat. Vous devez savoir ce qu'il faut répéter ou éviter pour réussir à l'avenir.
Une fois que vous avez déterminé le problème à attaquer, comparez votre état actuel à votre état souhaité et identifiez l'écart à combler.
3. Concevoir un changement et formuler une hypothèse
Dans l'étape précédente, vous avez identifié l'écart entre votre état actuel et votre état souhaité. Vous voudrez maintenant émettre des hypothèses sur les moyens de commencer à combler ce fossé. Voici quelques éléments à garder à l'esprit :
- Un problème peut avoir plus d'une cause, donc un seul changement peut ne pas être une solution miracle. Attaquez une cause par expérience.
- Concevez de petits changements afin de maintenir un coût faible, de conserver des niveaux de sécurité élevés et de générer un retour d'information rapide.
- Déterminez dans quelle mesure vous pensez que ce changement vous rapprochera de votre état cible.
Plus l'expérience est vaste et compliquée, plus le coût est élevé. Plus le coût est élevé, plus vous devez avoir raison dès la première fois. Nous savons tous que personne ne prend des décisions parfaites tout le temps, mais à grande échelle, les réactions instinctives sans hypothèses peuvent causer plus de mal qu'elles n'en résolvent.
Donc, puisque vous ne pouvez pas prédire l'avenir, concevez plutôt des expériences plus petites et peu coûteuses. Ensuite, si votre hypothèse est erronée, il y a peu de dégâts. En d'autres termes, si vous devez échouer, échouez rapidement et à moindre coût. Lorsque vous et votre équipe adoptez cet état d'esprit et montrez votre capacité à prendre de petits paris calculés et peu coûteux, la confiance de votre organisation dans votre capacité à mener un changement réussi augmentera rapidement.
4. Effectuez le changement, observez et examinez les données
L'étape suivante consiste à effectuer le changement réel. Faites preuve de considération lorsque vous apportez des modifications à votre tableau Kanban et à votre flux de travail, car elles ont un impact direct sur le travail quotidien de votre équipe. Évitez de créer beaucoup de frais généraux et assurez-vous de communiquer souvent et clairement sur ce qui se passe afin que les gens ne soient pas confus et frustrés.
Après avoir effectué le changement, observez son impact. De nombreuses équipes échouent en ne mesurant pas l'impact des changements qu'elles effectuent. Peu importe que votre mesure soit quantitative ou qualitative, mais vous perdez la possibilité que ce changement ait un impact sur les décisions futures si vous ne fermez pas la boucle et n'analysez pas l'impact par rapport à votre hypothèse.
5. Répétez, répétez, répétez
Apportez des changements évolutifs, et non incrémentiels, à la conception de votre tableau Kanban. Si vous êtes familier avec les concepts Agile, cela devrait avoir du sens. Ayez un objectif que vous voulez atteindre, mais ne planifiez pas chaque étape à l'avance. Au contraire, tirez les leçons de chaque étape pour planifier la suivante. À certains intervalles, examinez les progrès réalisés sur la voie la plus large et voyez dans quelle mesure vous vous rapprochez de l'état visé.
Résumé
Les solutions sont utiles, mais la capacité à comprendre et à résoudre les problèmes est indispensable. Donner une solution à quelqu'un peut lui procurer un avantage important, mais à court terme. Cependant, apprendre à quelqu'un à résoudre des problèmes par lui-même apporte une valeur exponentielle. En aidant votre organisation à devenir compétente dans la résolution des problèmes auxquels elle est confrontée, vous lui donnez les compétences nécessaires pour générer ce gain exponentiel bien au-delà de la possibilité de continuer à personnaliser ses tableaux Kanban.
