Étant donné que de plus en plus d'organisations ont désormais des bureaux de gestion de projet (PMO) centralisés, gestion de portefeuille de projet est également devenu un rôle plus répandu. La gestion de portefeuille de projets ( ) consiste à avoir une supervision stratégique de plusieurs, voire de tous les projets d'une organisation (), ce qui permet un meilleur alignement sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
L'objectif d'une gestion efficace du portefeuille de projets ( ) est de s'assurer que les ressources, les délais et les priorités sont surveillés et soutenus. Compte tenu de l'ampleur des responsabilités de ce rôle, il n'est pas surprenant que ce soit un domaine qui nécessite autant d'aide technologique que possible. C'est là que les outils de gestion de portefeuille de projets entrent en jeu.
Comment les outils de gestion de portefeuille de projets peuvent aider
L'amélioration de la technologie et les outils de gestion spécialisés ont changé la façon dont la gestion de projet se déroule et ont le même effet sur la portée plus large de la gestion de portefeuille de projets. Voici quelques-unes des façons dont ils s'y prennent.
Distribution et suivi des ressources
L'une des principales responsabilités d'un gestionnaire de portefeuille de projets (PPM) est de s'assurer que les ressources de l'organisation sont déployées de la meilleure manière possible et qu'elles fonctionnent comme prévu. Les équipes modernes s'appuient sur une utilisation flexible des ressources pour s'adapter à des marges de réussite très étroites. Si la mauvaise ressource est laissée sur une tâche sans importance, c'est tout le projet qui risque d'en pâtir.
Grâce à la transparence de l'avancement des projets offerte par les outils de gestion de portefeuille de projets, il est possible pour toute personne disposant d'un accès approprié d'examiner en détail les tâches spécifiques du projet et les ressources individuelles afin de maintenir une surveillance de leurs performances et de savoir où se situent les contraintes et les capacités des ressources.
Gestion des pipelines
De la même manière que les contrôleurs aériens doivent toujours prévoir la disponibilité future des créneaux horaires lorsqu'ils font atterrir un avion, les PPM doivent tenir compte du pipeline de projets et de la façon dont la fin d'une tâche ou d'un projet peut libérer du temps et des ressources pour en intégrer un autre. Avec les bons outils en place, les PPM peuvent obtenir une supervision de haut niveau du début et de la fin de chaque projet, ce qui permet une planification et une gestion du pipeline supérieures.
Suivi du portefeuille
En tant que lien entre la C-suite et les PM individuels et les chefs d'équipe, la responsabilité du portefeuille de projets d'un PPM leur incombe en fin de compte. Cela signifie que, même si tout se passe parfaitement (ce qui n'est pas vraiment courant), il est toujours vital pour eux de pouvoir vérifier et connaître l'état d'avancement de chaque projet. S'ils peuvent le faire à distance par le biais d'un outil de gestion de portefeuille en ligne et éviter de se mettre en travers du travail réel sur le projet, alors tant mieux.
Collecte et analyse des données du projet
L'avantage des outils de gestion de portefeuille de projets spécifiquement créés par rapport aux feuilles de calcul et autres types d'aides à la gestion est la possibilité de rassembler des données, de traiter les chiffres et d'avoir un aperçu réel de la performance de tous les projets d'une organisation. Grâce aux tableaux de bord adaptables et personnalisables offerts par les produits de Planview AdaptiveWork, les données provenant de l'ensemble de l'organisation peuvent être compilées et présentées sous forme de bribes d'informations exactes se rapportant aux indicateurs clés de performance uniques de votre entreprise.
La gestion du portefeuille de projets a été transformée par l'introduction d'outils sur mesure conçus pour soutenir ce rôle. La gamme de produits de Planview AdaptiveWork offre un aperçu et un suivi sans précédent, tout en améliorant considérablement la facilité avec laquelle les PPM peuvent superviser plusieurs projets en même temps. Pour découvrir pourquoi Planview AdaptiveWork est le leader des outils de gestion de portefeuille de projets (selon le choix des clients de Gartner Peer Insights), contactez-nous pour organiser une démonstration guidée dès aujourd'hui.
