La fin du monde traditionnel de la gestion de portefeuille de projets (PPM) est proche. Il a été prédit que les programmes agiles et la gestion de produit remplaceront la gestion de projet comme approche dominante pour un changement et des résultats efficaces de l'entreprise d'ici 2023. En outre, 80 pour cent des organisations disposeront d'un PMO d'entreprise axé sur l'intégration des produits et des programmes dans le même laps de temps. L'adoption de Lean Portfolio Management peut être la clé pour accroître l'agilité, répondre aux nouvelles demandes et devenir le PMO d'une entreprise agile. Mais comment y arriver ?
Ces changements devant intervenir dans moins de cinq ans, vous devez être prêt. Si vous êtes comme la plupart des gens, vous pensez probablement aux changements que vous devrez mettre en œuvre au sein de votre propre organisation. En l'absence de méthodologie ou de manuel standard, nous essayons tous de trouver une solution. C'est la beauté et la prémisse du monde agile et rapide.
Pour vous mettre sur la bonne voie, nous vous présentons trois étapes pour adopter la gestion allégée du portefeuille et obtenir une livraison plus rapide.
Trois étapes pour devenir une entreprise agile grâce au Lean Portfolio Management (LPM)
Avant de passer à la première étape, jetons un coup d'œil à ce qu'est réellement le LPM.
Qu'est-ce que la gestion de portefeuille allégée ? Il se compose de cinq éléments clés :
- Financement de la chaîne de valeur: Passez du financement de projets au financement des résultats d'une feuille de route de produits.
- Gestion allégée de la demande: Divisez le travail en plus petits morceaux avec les analyses de rentabilité allégées en recueillant juste assez d'informations pour déterminer si l'hypothèse vaut la peine d'être testée.
- Planification itérative: Financez par petits incréments, démontrez la valeur plus tôt, et revenez en arrière pour demander des fonds supplémentaires pour d'autres phases.
- Planification des capacités: Affecter les équipes et les ressources partagées aux produits et aux dépendances gérées.
- Lean Governance: Rationaliser la surveillance et les approbations, s'adapter et continuer à s'améliorer et à trouver des efficacités.
Maintenant, comment faire pour devenir un PMO pour l'entreprise agile ?
1. Faites l'analyse de rentabilité du changement.
Qu'essayez-vous d'accomplir et comment allez-vous y parvenir ? Pendant que vous cherchez la bonne approche qui vous mènera au résultat attendu, identifiez vos objectifs fondamentaux autour :
- Prévisibilité - Pour répondre à la demande, vous devez prendre et respecter des engagements.
- Qualité - Diminuez les défauts et la dette technique pour accroître la confiance des clients et gérer plus facilement les produits et services logiciels.
- Économies de coûts - Priorisez les investissements en impliquant la bonne équipe afin que les ressources soient concentrées sur les solutions à forte valeur ajoutée.
- Retour précoce sur les investissements - Introduisez les produits sur le marché par petites étapes et facturez-les plus tôt pour une réalisation plus rapide de la valeur.
- Ajustement du produit - Livrer des produits en petits lots et recueillir fréquemment les commentaires des clients afin de changer rapidement d'orientation pour répondre aux exigences changeantes des clients.
- Innovation - Informez les équipes et communiquez le contexte à l'organisation afin que les incertitudes du marché puissent être exploitées.
Les résultats attendus formeront la stratégie que votre organisation utilisera pour constituer des équipes, constituer un backlog et produire des produits et services.
2. Passer de la stratégie à la livraison.
Dans ce monde en constante évolution, relier la stratégie à la livraison est plus complexe que jamais. L'agilité - ce que vous devez rechercher - se résume à deux choses essentielles.
- Capacité à recueillir des commentaires et à réagir de manière à pouvoir livrer plus vite
- Les résultats sont importants par rapport aux activités ou aux produits livrables
À mesure que la méthode agile se développe et s'étend au-delà de quelques équipes de livraison, il arrivera un moment où elle ne pourra plus se connecter en utilisant les pratiques traditionnelles de gestion de portefeuille. Les modèles traditionnels de financement de portefeuilles exigent un horizon long, depuis l'analyse de rentabilité avec des estimations de coûts détaillées jusqu'à la réalisation du travail, la livraison des résultats et la réalisation des avantages.
Les équipes Agile n'utilisent pas d'estimations de coûts détaillées parce qu'elles livrent de manière incrémentale et apportent des changements plus souvent. Au lieu de cela, ils utilisent des boucles de rétroaction pour planifier et apporter des changements en fonction de ce que les clients veulent. Avec cette approche, il est presque impossible de prévoir les livrables de l'équipe. Cependant, il est essentiel qu'ils construisent les bonnes choses. Cela crée un écart entre la stratégie et la livraison, en raison de :
- Manque de visibilité du portefeuille aux équipes
- Une planification annuelle et une cadence de financement inflexibles
- Incapacité à montrer la valeur apportée par rapport aux objectifs stratégiques
- Difficulté à ajuster les priorités en fonction de l'évolution des conditions du marché et des réactions des clients.
Cela crée des tensions entre les cadres, le PMO et les équipes de livraison.
Une nouvelle approche est nécessaire pour faire le lien entre la stratégie et la réalisation. Cette approche consiste à appliquer au processus de financement les principes de la production allégée, à savoir l'élimination des déchets, l'optimisation de la qualité de la construction, le respect des personnes et la pratique du "build, measure, and learn". En utilisant une approche plus itérative avec la gestion de portefeuille allégée, vous utiliserez la planification stratégique pour définir les objectifs et les résultats et utiliserez le financement de haut niveau par rapport aux flux de valeur ou aux produits par rapport aux projets.
3. Fixer le cap
Avant de créer le plan qui vous mènera à votre destination finale, vous devez comprendre où vous êtes aujourd'hui et où vous voulez aller de l'avant. Soyez toujours ouvert aux obstacles qui rendront le voyage difficile.
Identifiez les processus que vous pouvez réaliser aujourd'hui et ceux que vous souhaitez réaliser à l'avenir. Ensuite, déterminez les personnes, les processus et les outils nécessaires pour financer les produits ou les flux de valeur. Pour que votre plan devienne une réalité, documentez les processus. Planifiez, communiquez vos plans et processus, puis replanifiez si nécessaire. En suivant cette feuille de route, vous gagnerez la confiance de votre équipe et de vos clients et surmonterez les contraintes techniques. Recherchez un retour d'information continu et affinez les processus et les plans en fonction de ce retour d'information.
N'oubliez pas que, dans les organisations, les gens résistent au changement. En tant que responsable du PMO, vous êtes l'agent du changement. Concentrez-vous sur les résultats souhaités afin d'avoir un impact sur ce qui compte le plus pour l'organisation. Réduire les gaspillages identifiés dans les processus et la gouvernance. Enfin, augmentez la réactivité au changement, la valeur du voyage et l'objectif d'agilité. Lorsque vous tirez parti de ces étapes, vous verrez rapidement les résultats de la manière dont le renforcement de l'agilité avec la gestion allégée du portefeuille profite aux résultats obtenus.
Pour en savoir plus, ne manquez pas de consulter la populaire session théâtrale de 15 minutes qui a été présentée au Gartner PPM Summit, "A Practical Guide to Faster Delivery with Lean Portfolio Management."
