För enskilda anställda kan ansträngningen att skilja signaler från buller - för att eliminera distraktioner och fokusera på det som är viktigt - kännas som något mer än en daglig irritation. Men för företag blir distraktion i stor skala ett problem för den slutliga vinsten.
Arbetet tar längre tid. Kreativiteten blir lidande. När anställda och team kämpar för att hitta sitt fokus - och kämpar ännu mer för att behålla det - når organisationer inte sin verkliga potential. Och i en tid av snabb digital omvandling kan detta misslyckande ibland vara ödesdigert.
Uppgifterna om distraktion visar vad som gäller. Enligt en studie av Microsoft Research bombarderas den genomsnittlige kontorsarbetaren av avbrott var 40 sekund. Och det tar i genomsnitt 23 minuter för en person att återfå sitt fokus efter en distraktion, enligt Gloria Mark, professor i informatik vid University of California, Irvine.
På internet finns det gott om råd till enskilda personer om hur man kan hitta ett lugnt utrymme för sinnet. Ja, det hjälper att stänga av telefonens meddelanden och ta på sig hörlurar med brusreducering. Men det är reaktiva åtgärder.
Organisationer måste aktivt ta ställning mot distraktion. Att hitta fokus i allt brus blir inte bara ett sätt att hjälpa medarbetarna att få en uppgift till gjord. Företag som odlar en kultur av fokus kommer att få en konkurrensfördel jämfört med företag som misslyckas med att avvärja en miljö där distraktion är status quo.
Konsten (och vetenskapen) i konsolidering
För att hjälpa team och individer att hitta sitt fokus måste organisationer undersöka de större processerna som är i spel.
Det är bra att komma bort från idén om "tidshantering" och fokusera på att förenkla arbetsflöden. Det kan hjälpa att stänga av meddelanden och annan elektronisk stimulans, men det kan vara effektivare att effektivisera informationskällorna. Allt som teamet behöver för att utföra sitt arbete bör finnas på samma ställe.
Anställda förlorar sin hårt förvärvade uppmärksamhet när de tvingas hoppa mellan olika kanaler, från post-it-lappar till e-post och uppgiftshanterare. Att hålla reda på det stora antalet platser där grupperna listar sina prioriteringar blir en utmattande och ofta överväldigande uppgift.
Överbelastning av information kan i sin tur leda till att man väljer att skicka e-post i en massa olika sorters e-postmeddelanden i stället för att avgöra vad som verkligen behöver uppmärksammas. "Att reagera är mycket snabbare och enklare än att försöka lista ut vad du egentligen ska göra", säger Maura Thomas, en produktivitetsexpert, till Fast Company. "När man har sex ställen att kolla på säger folk: 'Jag ska bara kolla min e-post eftersom den finns där'."
Genom att begränsa inflödet av relevant arbetsinformation till en enda källa kan man minska det prat som distraherar från det viktiga arbetet och skymmer det verkliga arbetet som behöver göras. Grupperna behöver synlighet. De behöver öppenhet. De behöver en enda källa till sanning.
Spårning av ärlighet
Chefer och kollegor kan hålla enskilda anställda ansvariga. Men en organisation som premierar fokus kan också lära de anställda att hålla sig själva ansvariga. Tidsuppföljning kan vara ett under för alla som aldrig riktigt har kontrollerat hur de spenderar sina dagar. Precis som att använda en kaloriräknare för att spåra allt du äter eller skriva ner varje krona du spenderar kan ärlig tidsuppföljning avslöja de fantasier vi alla skapar för oss själva om hur vi verkligen använder vår mest värdefulla tillgång.
Det kan också vara bra att kartlägga dagen för att följa upp energinivåerna. Uppmuntra med tiden individer att notera regelbundna perioder av hög vakenhet för att avgöra när de ska ägna sig åt det mest ansträngande arbetet. Genom att erkänna att olika individer arbetar enligt olika rytmer - och uppmuntra dem att identifiera sina egna produktivitetsmönster - kan organisationer hjälpa till att skala fokus. Olika individer kommer att nå dit på olika sätt. "Vi har kommit fram till att ju mer vi alla har frihet och flexibilitet att organisera vår tid enligt dessa flöden (snarare än att försöka få dem att anpassa sig till fastställda tider), desto mer värde skapar vi, både individuellt och som team", skriver Shama Hyder, grundare av Zen Media, i Inc.
Samtidigt kan företagen vidta åtgärder för att skydda utrymme för fokus för alla. Skapa möjligheter till tid för "stör inte". Låt de anställda veta att de inte straffas om de stänger av meddelanden. Tvärtom, uppmuntra dem att identifiera sitt viktigaste arbete och begränsa sina svar i realtid till e-post, sms och snabbmeddelanden. Organisationer kan och bör utveckla strategier för att förhindra distraktion i olika kommunikationskanaler och uppmuntra användningen av mallar och automatiska svar på vanliga frågor.
Dessa digitala bästa metoder på individnivå är ett sätt att bevara det sunda förnuftet. I stor skala blir de en betydande kostnadsbesparing i form av återvunnen produktivitet och tid för kreativitet. Genom att minska distraktionerna och se till att teamen bara har den information de behöver nära till hands skapar du en organisationskultur som är mer gynnsam för meningsfullt arbete. Genom att minska mängden yttre stimuli behöver ingen längre stirra på klockan. Du vet redan nu att alla uppnår det som de verkligen vill och behöver få gjort.
