Fungerar ditt IT-projektledningskontor (PMO) på avdelningsnivå, programnivå eller projektnivå?
Oavsett detta finns det en sak som alla IT PMO:er har gemensamt: de översköljs ständigt av brådskande förfrågningar och krav på tekniska uppdateringar, teknisk support och sömlösa implementeringar från alla delar av organisationen.
I takt med att tekniken har kommit in i alla aspekter av affärsverksamheten har IT PMO-rollerna också utökats till att omfatta en högre nivå av projekt och resursallokering i hela företaget - särskilt när företagen växer.
När ditt konventionella PMO:s ansvarsområde utvecklas till att hantera IT-projekt som är kopplade till viktiga affärsmål på ledningsnivå kan det vara dags att tänka på att övergå till ett EPMO-kontor (Enterprise Project Management Office). Här är en titt på de olika värden som erbjuds av ett PMO jämfört med dem som erbjuds av ett EPMO, och hur man hanterar denna övergång när tiden är inne.
PMO:s funktioner och begränsningar
Ett PMO kan användas för att uppnå mål inom ett antal projektspecifika initiativ antingen inom en enda avdelning - till exempel att förbättra hanteringen av skatteprocesser - eller så kan de omfatta flera avdelningar.
Enligt Project Management Institute kan PMO:s delas in i tre kategorier som ger en struktur åt projekten och säkerställer att en färdig produkt levereras:
- Stödjande PMO:s är den mest hands-off-modellen, där man erbjuder vägledning i en stödjande roll som projektdeltagarna kan använda eller ignorera efter eget gottfinnande.
- Kontroll av PMO:s är lite mer involverade och fastställer tidsfrister, standarder och förfaranden utan att nära styra projektets utveckling.
- Direktiv PMO:s har ett praktiskt tillvägagångssätt och kontrollerar hela processen genom att tilldela uppgifter och ge strikta instruktioner för att se till att projekten slutförs på ett visst sätt. Detta tillvägagångssätt används ofta för högriskprojekt eller mycket känsliga projekt där kontroll ses som en säkerhetsåtgärd.
Alla dessa PMO-strategier kan vara värdefulla för en organisation. Vad de alla saknar är dock en översiktlig bild av projektet och hur det hänger ihop med företagets övergripande mål och målsättningar. För att säkerställa att separata PMO-processer förblir i linje med den större affärsstrategin vänder sig företag ofta till en EPMO.
Identifiering av behovet av en EPMO
Vid en viss punkt kräver utvidgningen av PMO:s roll i en organisation ytterligare en arm för att organisera och hantera projekt och resurser på företagsnivå tillsammans med ledningsgruppen. Det är denna typ av tjänster som en EPMO tillhandahåller.
En EPMO arbetar på en högre nivå än PMO:er och fokuserar på strategin och ser till att strategin genomförs av varje PMO. En EPMO stöder utvecklingen av budgetplaner och huvudprojektplaner och förbättrar utnyttjandet av resurser på PMO-nivå för att öka produktiviteten och värdet i olika projekt.
En EPMO ger också välbehövlig insyn i verksamheten i hela organisationen, vilket kan hjälpa driftschefen att hantera verksamheten och införa större ansvarstagande i företagskulturen.
Kanske viktigast av allt är att en EPMO tillhandahåller en infrastruktur för att standardisera förfaranden, mål, resurshantering och andra aspekter av projektledning i hela organisationen, vilket i slutändan säkerställer att denna verksamhet helt och hållet överensstämmer med företagets strategi på hög nivå.
I huvudsak ökar en EPMO en organisations effektivitet när det gäller att hantera flera projekt, och den höjer ribban för den potentiella produktionen och nettovärdet av enskilda PMO-satsningar. När ett företags enskilda PMO:er saknar samordning med varandra och med mål på högre nivå betyder det nästan alltid att det behövs en EPMO-strategi.
Bästa praxis för tillsyn av EPMO
En framgångsrik EPMO-övervakning kräver att man tillämpar bästa praxis som bygger på företagets strategiska initiativ.
Det första steget är att identifiera bristerna i nuvarande PMO-praxis i ett antal verksamhetskritiska frågor. Det kan handla om efterlevnad och styrning, hantering av affärsstrategier, organisationskultur, portföljhantering och andra överväganden.
För en IT PMO som ska bli en EPMO bör ett särskilt fokusområde vara att implementera datadriven resurshantering för att stödja bättre arbetsflöden, produktivitet och värde från pågående PMO-processer.
EPMO kan använda prognosverktyg för att modellera förväntade IT-behov och fördela resurser efter behov, och personalen kan hanteras bättre för att fördela färdigheter till rätt projekt - och för att omfördela anställda när behoven förändras.
Slutsats
När IT-bördan växer inom en organisation är en EPMO ett viktigt verktyg för att prioritera projekt och hantera resurser för att säkerställa att strategiska mål för varje projekt uppnås.
Om din IT-avdelning är överarbetad eller om dina PMO:er kämpar för att uppnå resultat som överensstämmer med din affärsstrategi kan det vara dags att implementera en EPMO-strategi.
