Det finns kanske inget annat begrepp i affärsvärlden som har genomgått så mycket förändring och utveckling under de senaste åren som projektledning. Med så många organisationer - från små företag till stora företag - som driver flera projekt i dag, kan frågan "vad är projektledning?" kanske bättre formuleras som "vad är inte projektledning?".
Trots att arbetsledning är så vanligt förekommande som en ram för allt från att starta en liten utbildningskurs till att leda en digital omvandling i hela företaget, finns det några grundläggande principer som skiljer arbetsledning från andra metoder för att uppnå affärsmål.
Definition av projektledning
Ett klassiskt svar på frågan "vad är projektledning?" ges av Project Management Institute (PMI), som beskriver det som en kombination av kunskap, färdigheter, verktyg, resurser och tekniker som tillämpas genom progressivt utarbetande som en del av en tillfällig satsning, för att skapa en unik produkt, tjänst eller resultat.
För att förtydliga och förenkla kan vi ta reda på detta genom att titta på var och en av de delar som är fetmarkerade i definitionen ovan.
Element #1: Projektledning är en kombination av kunskap, färdigheter, verktyg, resurser och tekniker.
En effektiv, hållbar och framgångsrik projekthantering kräver en blandning av kapacitet och kompetens, inklusive (men inte begränsat till):
- Integrationsförvaltning
- Förvaltning av räckvidden
- Time management
- Hantering av kostnader
- Quality management
- Förvaltning av upphandlingar
- Förvaltning av mänskliga resurser
- Kommunikationshantering
- Riskhantering
- Hantering av intressenter
Det viktigaste att notera och komma ihåg är att projekthantering inte är en enda funktion. Det är en grupp funktioner med sina egna discipliner och särskilda egenskaper som alla hanteras tillsammans för att uppnå tydliga och hållbara affärsmål.
Element #2: Projektledning använder progressivt utarbetande.
Det andra elementet är att projekthanteringen utvecklas genom progressivt utarbetande. Detta innebär att projektplanen kontinuerligt förbättras och optimeras i takt med att mer detaljerad information och exakta uppskattningar blir tillgängliga.
Ett annat sätt att se på detta - och ett grundläggande sätt på vilket projekthantering skiljer sig från programhantering och andra arbetsmetoder - är att en projektplan aldrig är "huggen i sten" när arbetet inleds. Det är bara genom att göra arbetet som mer användbar och relevant information blir tillgänglig, som sedan används för att stärka planen.
Element #3: Projektledning handlar om tillfälliga insatser.
Det tredje elementet är att projekt är tillfälliga projekt - vilket innebär att de har en definitiv start- och slutpunkt, till skillnad från program som pågår kontinuerligt. Med detta i åtanke går dock vissa större projekt igenom flera steg och faser. Det är därför ett misstag att anta att "tillfälligt" måste betyda "kort". Vissa projekt startar och avslutas inom några veckor eller månader, medan andra kan pågå i flera år.
Element #4: Projektledning syftar till att skapa en unik produkt, tjänst eller resultat.
Den fjärde och sista faktorn - och den som de flesta projektledare och deras team tycker är mest spännande och givande - som belyser "what is project management?" är att projekt är utformade för att skapa en unik produkt, tjänst eller ett unikt resultat. Många projektledare (och andra intressenter, t.ex. PMO-personal) förlitar sig dock klokt nog på mallar, taktik, strategier och lärdomar från andra projekt för att maximera chanserna att lyckas och minimera riskerna.
Nu när vi har tagit reda på grunderna för vad projektledning är, är det bra att titta på några andra begrepp som ingår i det övergripande konceptet, inklusive processer, mjukvara och projektledarens roller och ansvarsområden.
Processer för projektledning
PMI kategoriserar alla projekthanteringsaktiviteter i fem typer av processer: initiering, planering, genomförande, övervakning och kontroll samt avslutande.
- Initiering: processer som krävs för att starta ett nytt projekt (eller en ny fas av ett befintligt projekt).
- Planering: processer som behövs för att definiera och planera projektets totala omfattning.
- Genomförande: processer som rör hur projektplanen ska genomföras.
- Övervakning och kontroll: processer som rör hur projektet ska följas upp, styras och optimeras.
- Avslutning: processer som rör hur ett projekt formellt avslutas och arkiveras.
Inte alla organisationer eller projektledare ansluter sig till PMI:s ramverk eller metodik. Ovanstående processer finns dock vanligtvis i alla projekt, även om de kan kategoriseras eller benämnas på olika sätt.
Programvara för projektledning
Precis som frågan "Vad är projektledning?" är frågan "Vad är projektledningsprogram?" har inget standardsvar. Marknaden är global och det finns många lösningar som är allt från legitima till ytliga. De som hamnar i den förstnämnda kategorin är byggda med egenskaper och funktioner som:
- Driv produktivitet genom att se till att varje arbetsminut räknas, oavsett om projektgrupperna sitter på samma kontor eller är utspridda över hela staden, landet eller världen.
- Skapa synlighet på genom att tydligt visa vem, vad och hur arbetet utförs i hela organisationen.
- Driv anpassningsförmåga genom att göra det möjligt för projektledare och deras team att ta till sig förändringar och utnyttja möjligheter.
Projektledarens roller
Vad gör en projektledare? Det finns inte heller på denna fråga ett enda standardiserat svar. På APM finns dock en allmän arbetsbeskrivning: "En projektledare är ansvarig för den dagliga ledningen av projektet och måste ha kompetens att hantera de sex aspekterna av ett projekt, dvs. omfattning, tidsplan, ekonomi, risk, kvalitet och resurser. Projektledare arbetar med specifika projekt som har bestämda resultat, har tidsgränser och måste hålla sig inom en budget."
Slutsatser och framtidsutsikter
Projektledning är en dynamisk metod för att uppnå affärsmål och prioriteringar. Konceptet har funnits i flera decennier, men det anpassas ständigt. Svaret på frågan "Vad är projektledning?" utvecklas ständigt för att bli mer insiktsfullt, relevant, praktiskt och tillförlitligt - och i slutändan hjälpa team och organisationer att lyckas och blomstra.
